Managertoday 經理人

工作術女神教你抱持「問題意識」,鎖定最有用的資訊

2019-10-16 22:03:34
Managertoday
http://3.bp.blogspot.com/-yYGbon5FLc4/VFGvAnYBzDI/AAAAAAAASCo/sV93nRoVeOA/s720/shutterstock_146379653.jpg
整理‧撰文 / 劉揚銘 勝間和代 有日本「工作術女神」之稱,曾是日本最年輕的會計師,身為經濟評論家、暢銷作家,著作總銷量近200萬冊,2005年被《華爾街日報》選為全球最受矚目

整理‧撰文 / 劉揚銘

勝間和代
有日本「工作術女神」之稱,曾是日本最年輕的會計師,身為經濟評論家、暢銷作家,著作總銷量近200萬冊,2005年被《華爾街日報》選為全球最受矚目的50位女性之一。

如何鎖定最有用的資訊?

看到「資訊蒐集整理」這6個字,我們很容易聯想到「一個人淹沒在大量資訊中、不得不使用Google來蒐集資料,再依靠各種功能強大的科技產品協助整理」的影像。不過日本知名顧問勝間和代卻認為,這個影像恰好是「資訊」「蒐集」「整理」的三大迷思。

所謂「資訊」的迷思,勝間表示,其實大部分人所接觸到的資訊量,都沒有到「洪水」的地步。我們透過五感所獲取的資訊,例如一分鐘能讀幾個字、每天能和幾個人見面談話等,都相當有限,因此,必須盡可能增加獲取資訊的機會。而最方便的技巧就是時常抱持「問題意識」。

「問題意識等於在腦中製作收納箱,」勝間說明,就像把文件整理到檔案夾裡,必須在大腦裡開啟各種收納箱,才會將獲取的資訊按照標籤放進去,一旦腦中的箱子愈充實,資訊之間彼此結合,或者箱子裡的資訊多到要滿出來的時候,我們就會察覺「應該是有什麼新事情發生了」。勝間建議每個人可以設定5個主題,一旦有略感在意的事情發生,就可以用Google搜尋,例如她就是以「提升生產力」「工作生活平衡」「有效活用資訊科技」「改正生活習慣」「有效運作組織的方式」為本身的問題意識,不斷地獲得資訊、成為專家。

第二,有關「蒐集」的迷思則是,雖然我們最常用Google在網路上找資料,然而,真正有價值的資訊常常是網路上找不到的。勝間和代非常善用科技產品、甚至提倡將個人「Google化」的工作方式(例如她用Google Map導航,騎自行車移動到客戶處,用Google Calendar管理行程、所有信件用Gmail備份、在電腦以Google Desktop搜尋等),但她清楚知道,數位化的好處是便於集中管理、易於搜尋與複製備份。然而真正值得蒐集的核心資訊,通常屬於「類比式」。

例如經過親身體驗、整理與思考而得的資訊,或者與直接與專業人士面對面請教、學習,甚至讀書獲得的知識,無論可信度或品質,都比網路上的免費資訊更高。因此,應增加類比式的資訊蒐集,降低數位資訊的比例,例如與學有專精的同事安排午餐約會交換資訊;購物時觀察哪些賣場生意比較好以掌握趨勢等;甚至參加付費研討會,都比瀏覽免費的網路資料更有時間效率。

最後,有關「整理」的迷思則是,我們常常陷入蒐集、整理資訊的漩渦,結果「不自覺地忘了要產出」。勝間非常建議每個人在工作之餘寫部落格,將自己問題意識的觀察、從各方蒐集來的資訊,「用自己的言語表達出來」。

「把自己理解的東西,整理為語言的形式傳達給別人,往往會覺得很困難,但這是比什麼都重要的『學習的基礎』,」勝間說道。首先設定部落格讀者的理解程度,養成有邏輯地分解、說明的習慣,持續地將自己產出的資訊分享出去,周邊就會聚集起一群希望運用你提供的資訊的人,也主動提供你所需要的資訊。而當你成為網路上的「資訊熱點」,隨之而來的量好質精的資訊甚至人脈,所帶來的報酬將遠超過你所付出的成本。

更多精彩文章請見經理人特刊《圖解!成功者的資訊整理術》,每本特價99元,全國超商書店熱銷中!