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學異常管理 即時解決‧絕不拖延 人性本惡‧防弊為先

2019-10-19 01:10:37
Managertoday
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一般企業在設定目標後,都是經過一年半載後才開檢討會,會中可能大家還會互相推諉責任,但這種事情肯定不會在台塑集團內發生,因為台塑集團對異常事務採用的是「即時管理」,一發現問題,馬上解決問題,絕不拖延。

一般企業在設定目標後,都是經過一年半載後才開檢討會,會中可能大家還會互相推諉責任,但這種事情肯定不會在台塑集團內發生,因為台塑集團對異常事務採用的是「即時管理」,一發現問題,馬上解決問題,絕不拖延。

抓!電腦就是裁判,脫軌立刻糾回

跟一般企業經營一樣,台塑集團每年都會編製年度預算,另外每月也編列預算書,如果你每年9月到台塑集團各事業單位逛一逛,你會發現同仁們已經開始在蒐集資料,每一位同仁緊張的程度,代表大家對編製年度預算的重視。
依照慣例,各基層單位10月開始編製預算,11月底前完成隔年度預算的編製作業。 這個預算一旦經過主管審查定案,就變成明年的營運目標,早就全面電腦化的台塑集團,藉由電腦化的協助,把營收、成本等各項營運目標輸入電腦,日後就依照這訂定的目標管理,不管進度超前或是落後,主管一看這張報表就能馬上發現異常與否。
台塑每個月10日就會出一張報表,裡面會有詳細的達成率。如果沒有達到目標,大家再從報表中找原因,究竟是客戶的問題,還是品質的問題,或是產業景氣循環的問題。 一旦發現異常,馬上就要採取斷然的處置措施。
淡江大學管理學院院長陳定國舉業務員的目標管理為例,假設業務員一個月營收目標30萬元,台塑集團的管理模式是會把業績切割成三部分,分成上旬、中旬、下旬三等分,每10天就檢討一次,如果業績有異常,馬上就檢討,不會等一個月以後才檢討,有異常就管理,追查達不到的原因,可以隨時解決問題。
成本、應收帳款也都採取同樣模式,每個月訂出標準成本,成本若超過目標3%,就會從收率(良率)、製程等處找原因;應收帳款在每季季末都會自動列表,依客戶應收帳款的帳齡分析,看是1個月、2個月、或3個月,若超過收回的標準天數,就會開始展開密集催收,這種應收帳款異常管理,讓台塑集團的呆帳相較同業低很多。
台塑還利用電腦程式設定各種異常管理的條件,隨時都可以列印異常管理報表,報表上明列所有異常的細節,透過辦公室自動化系統,把資訊隨時送給相關人員,要求做異常管理處置,若未獲得處理,系統還會自動向上報告,以釐清責任歸屬。

** 殺!持續殺不掉異常,就等著被砍**

台塑早就把利潤中心推展到工廠,光台灣就有上百個工廠,如果你都以為王永慶已經淡出經營,不管事了,那你就錯了!
即使是去年台塑集團大賺1700億元,他還經常要求總管理處把處於虧損的事業財務報表送到辦公室,一一詳細查看虧損原因,同時約談相關事業部主管,要同仁先自我檢討,提出改善計畫。
他給虧損事業主管的口頭禪是:「若不賺錢,就趁早收起來。若要做,就看要怎樣做?」 王永慶去年底在自己生日當天,與弟弟王永在在發跡地高雄主持年度經營會議時,再度傳達對經營績效不佳(業績異常)的事業部門重視,要求營運不佳的事業主管簡報,並提出完整的振衰起蔽計畫。
這些業績不能持續成長、營運不佳的事業主管,若無法提出改善計畫,扭轉績效不彰的頹勢,事業部與經理級主管的地位都將不保,除了事業部裁撤外,經理級則可能面臨退休或降為處長級。
像之前南亞塑膠的染整事業與配電盤事業,因為台灣市場持續萎縮又無法轉型成功,這兩個事業部就被裁撤或降級為營業處。

** 防!從「性惡論」出發,將防弊擺第一**

王永慶對異常管理的追根究柢精神,一直到現在都還是台塑集團內部最高的奉行準則,因為他「即知即行」,說到做到,沒有人敢把王永慶講的話當耳邊風。一位台塑集團主管說,「即使到今天,王董事長一句話交辦,那種份量就是不一樣,主管都會直發抖。」
在台塑工作很難有混水摸魚的機會,從王永慶開始創業以來,他就以「性惡論」來看待組織管理,所以在管理制度設計上,防弊重於興利,不論是內部資料與外部檢核上,都是採取防堵策略。一位高級主管如此描述台塑集團的管理制度,他說:「以前我們所有的制度,是把每一個人都當成小偷。」
台塑集團的異常管理不是只有高層才重視,底層的層層管理才是是重點。以事業部而言,每日可以收到來自工廠的生產管理報表,明列機台數量、運轉時間、生產數量、生產速度、故障時間、停機時間、不同產品的組合等等,如果目標是每日240公噸,但實際生產數量只有190公噸;或是標準收率目標98%,當有一天生產線收率只有96%,未達要求水準時,立刻就要進行異常管理。
發生異常管理的主管必須要填寫「生產差異分析表」,內容要詳細描述生產製造異常或設備異常的原因,及異常處理情形;若是生產主管未提報,或主管認為提報內容不夠詳細,馬上就填寫交辦單,要求下屬進一步查核。
王永在接受本刊訪問時也強調:「我只管有異常的事情。」一語道破,王永慶兩兄弟以異常管理強化競爭力的管理模式。