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筆記分三本記錄,創造工作最高效率

2019-11-13 23:26:37
Managertoday
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被稱呼為「超級上班族」的美崎榮一郎,以3種不同類型筆記本提升工作效率:**「記事筆記本」記錄工作與情報;「母艦筆記本」匯集記事筆記本上的片段情報基地;「行程筆記本」管理行程表。** 在資訊爆炸的時代

被稱呼為「超級上班族」的美崎榮一郎,以3種不同類型筆記本提升工作效率:「記事筆記本」記錄工作與情報;「母艦筆記本」匯集記事筆記本上的片段情報基地;「行程筆記本」管理行程表。

在資訊爆炸的時代,你是否也對情報整理與收納感到困擾?2010年日本商業叢書大賞第一名、《成功者的筆記本都記些什麼?》作者美崎榮一郎表示,工作用筆記本如同硬碟,都是用來儲存大腦無法記憶情報的「外部記憶裝置」,加上筆記本的攜帶性更優於筆記型電腦,這種無所不在的特質,可說是最佳的工作用記憶裝置。

然而,將所有情報全部記錄於同一本筆記本,或不論任何時刻都隨身攜帶同一本筆記本,在實踐上有其困難,因此美崎榮一郎建議,視狀況與目的,可將筆記本分為以下3類來使用:

記錄臨時想法的「記事筆記本」

「記事筆記本」是指如文庫本A6尺寸或文庫本一半大小A7尺寸的筆記本,由於體積小而攜帶方便,可以擺在西裝口袋、公事包中明顯位置或長褲口袋裡,不論在哪種環境下,都可以迅速地拿出來做記錄,尤其是外出、移動、出差時更是方便。

而且其尺寸雖不大,但也可以足夠將臨時出現的點子、突然記起的片段情報,或必須記下來的數字、專有名詞等概略記錄下來,可以說,「筆記記事本」是重要情報的最佳盛裝盤。

「記事筆記本」的使用,主要可用於「任務管理」與「點子輸出」兩方面(詳見【圖1】)。「任務」(task)是指將該做的工作,以最小單位做分類,記錄於筆記本上。例如在與客戶商談時,突然想起需要向上司做確認,此時可以「向田島部長確認A公司估價案件」這樣的「最小工作單位」記錄於筆記本上。

而「點子輸出」則記下與點子有關的項目或主題,其中訣竅在於記下「具備提示功能的關鍵字」,而非鉅細靡遺地說明,之後再利用上下班搭電車或走路的時間隨時查閱、動腦思考。

做為情報基地的「母艦筆記本」

「母艦筆記本」是用來匯集記錄於記事筆記本上片段記憶的情報基地,也就是儲存全部筆記內容的地方。做法上是先剔除記事筆記本上派不上用場的內容,然後再將其他未來可能會用上的內容,全部都撕下來貼在母艦筆記本,此外也可將重要的傳單資料、電子郵件或網頁印出,一併貼上。

因此美崎建議,使用筆記本一定要有如下流程:首先使用記事筆記本記錄片段資料,再利用母艦筆記本擴充資料內容,最後使用電腦整理歸納,再以文件資料模式輸出(詳見【圖2】)。如此一來等於重新寫筆記,把原本凌亂的資料拼湊成有系統的資訊,讓雜亂情報成為強大的工作戰力。

美崎舉例,當你被委任為某個企畫案的主導人後,外出途中想到的合作夥伴姓名、企畫案架構、銷售目標等資料,首先記錄於記事筆記本;

回到公司後,將記錄著上述內容的記事筆記本頁面撕下,貼於母艦筆記本,以最後是用電腦製作企畫書為前提,思考企畫案概要、進度管理方法,以及該做的事等等,全部記錄於母艦筆記本。因為日後會再使用電腦整理,所以不需要書寫得太整齊。以只有自己看得懂的方式記錄也沒關係,迅速記下重點即可;

這項作業結束後,將會於電腦文章化,進行整理作業。如此一來,即能更有效率地製作企畫書。

進度管理的「行程筆記本」

第三類筆記本是「行程筆記本」,也就是管理行程表的筆記本。美崎榮一郎試用過各種記事本,目前所使用的「行程記事本」,最大的特徵是輕、薄;與萬用手冊相較,前者更利於隨時隨地攜帶。

母艦筆記本與行程筆記本是必備的筆記本組合,兩者最好放在一起聯結使用,這樣工作便能隨著行程表進行,不僅方便工作管理,更能迅速見到成果。其最大優點是可以在紙張展開的情況下作業,一口氣掌握全部細節。例如進行會議或商討事宜時,兩者搭配使用,便可在記錄會議內容時,同時審視自己的行程,方便後續計畫安排。

圖片來源 / Marco-Arment via Flickr, CC Licensed