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世界頂尖人士都在用!提高效率的「5分鐘工作術」

2018-11-19 10:38:10
Managertoday
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接到新的工作時,當場先用五分鐘立即處理,工作的品質就會提高。在[《世界頂尖人物如何實踐這樣的基本功》][1]裡,將為各位介紹「接下工作後,先用五分鐘處理」的具體實踐方法。 上司對下屬、公司對客戶,或

接到新的工作時,當場先用五分鐘立即處理,工作的品質就會提高。在《世界頂尖人物如何實踐這樣的基本功》裡,將為各位介紹「接下工作後,先用五分鐘處理」的具體實踐方法。

上司對下屬、公司對客戶,或是潛在顧客對業務負責人之間,存在著各式各樣的委託關係。就算委託內容的性質不同,都可以用團隊內部的工作分配來解讀。為了促使團隊成果最大化,為了讓接下的工作能交出漂亮的成績單,這一節裡將一一說明。

接到任何工作,應該立刻釐清3件事

● 截止時間

● 目的

● 對產出的共識

為什麼「對產出達成共識」很重要?

關於釐清截止日期與目的的必要性,已無需贅述。截止時間若不明確,就不知該何時提供產出成果;工作目的不明確的話,該做的事也沒定義出來,當然交不出成果。

那麼第三項「對產出的共識」又是什麼意思呢? 一般來說,只要截止時間與目的明確,剩下的就是分配工作、交出成果。

但許多時候,委託工作的人在明確揭示截止時間與目的之際,卻沒能充分計算、掌握這份工作到底需要多少時間與勞力? 為了達成目的,需要什麼樣的產出? 甚至目的本身是否具備可行性?

雖然明訂了截止時間與目的,但真正展開工作時,才發現這份工作根本無法在雙方共識的期限內完成,這樣的狀況也是時有所聞。

除了時間限制之外,有時候是自己不具備足以完成該工作的技能與資源。甚至可能只是因為專案迫在眉睫,委託人覺得總之得先做些什麼,於是就把部分工作委託給近在眼前的我們。

這種時候,「用像○○一樣的數據來分析,然後驗證XX的假設就好,對吧?」光是這樣,就能夠再次確認該工作的截止時間、所需技能、資源的可行性,以及與目標間的落差等。

甚至,透過當場對產出達成共識,就能確實掌握委託人的期待值。

接下任務後,用5分鐘就地處理!

那麼接下來談談「接下工作後,先用五分鐘處理」的具體方法。接下工作、回到自己的辦公桌後,請進行以下三個步驟。

1. 再次確認截止時間、目的、產出

整理會議中還沒寫完的筆記、釐清所接下工作的目的。上述三項若有不清楚的地方,請立刻當面詢問委託人,或是馬上打電話確認。

2. 擬定作業時程

從截止時間倒推回來,詳細擬定什麼時間之前該完成什麼工作。考量到某些突發事件的風險,不妨把截止時間提早一天,再來擬定計畫時程。

這時應配合委託人的行程,將中間報告與提問的時機,放進計畫當中。可以在萬用手冊或排程軟體上,規劃自己的作業時間。

3. 著手展開初期行動

首先要致力於花時間的工作。舉例來說,預約與外部合作者的會面時間、委託朋友或公司內部蒐集資料,這些工作到了截止時間前一天再來做就太晚了。

作業排程的要點提醒

在擬定作業時程之際,要注意以下兩點:

1. 在最開始的階段,就確實計畫中間報告的時間點

把產出只寄託在一次定生死的正式發表上,會有很大的風險。對工作委託人來說,能夠知道中間的過程也比較安心。若方向有所偏離時,中間報告之後還有機會修正。

若是基於「視需要而定、在雙方行程都能配合的狀況下」,而安排中途報告,常會無法挪出開會的時間;所以不妨從一開始就先預定好時間,隨著工作順利進展,若判斷不需要中間報告時,再取消即可。

刻意在最初階段就設定中間報告、提問的機會,是比較明智的作法。

2. 把作業時間定義為「預約自己的時間」,並嚴格管理

排程若很隨興,譬如「就用明天下午的空檔來作業吧!」很多時候會落得無法確實執行的下場。

所以,安排自己的作業時間,最好當作是預約「另外一個自己」的空檔般,確實預排行程並且嚴加管理。

確認完截止時間、目的、應達成的程度,擬定作業時程,剩下的時間就展開初期作業。

接下工作後,先用五分鐘做前期處理,腦袋裡的天線自然就會伸長,在處理其他工作時,也可能因此靈光乍現。由於在百忙當中,仍能穩健的投入好幾個工作,所以自然能提高整體的工作品質。

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(本文出自「天下文化」網站。)

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