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別再批評部屬工作效率差!MUJI 前會長:主管指派任務時,要講清楚「這件事」

2019-11-14 06:08:52
Managertoday
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領導者指派工作給部下時,是否在一開始就把「目的」交代清楚,將決定那會成為一項「工作」,還是成為一項「作業」

領導者指派工作給部下時,是否在一開始就把「目的」交代清楚,將決定那會成為一項「工作」,還是成為一項「作業」。

你是指派的任務,是「工作」還是「作業」?

舉例而言,上司指派部下影印文件的時候,必須明確地告知對方「影印文件的目的是什麼」。

如果不交代清楚的話,部下就會想也不想地把他拿到的資料原原本本拿去影印。如此一來,這個工作就只能算是一項影印作業而已。

指派「作業」的說法:
「這是下午的會議要用的,麻煩按照人數幫我拿去影印。」

如果能事先告知目的,部下就會思考他應該在幾點以前影印完幾份文件。更有心者甚至會想:「這是公司內部會議要用的文件,所以用雙面影印比較節省。」或是「用廢棄文件的背面影印就可以了吧。」

指派「工作」的說法:
「這是待會客戶兩點來的時候要用的。」

如果部下聽到的是這句話,應該會自然聯想到「可能需要用彩色影印,這樣圖表看得比較清楚。」或是「得把文件裝訂得整齊一點才可以。」

指派任務時,一定要說清楚「目的」

「讓部下自己思考工作的目的,他們才會有所成長。」有些領導者或許有這樣的想法。不過,我個人對此持反對意見。

因為如果每一件單純的工作都要讓部下去思考目的,未免太浪費時間了。儘管有必要讓部下思考構成工作主幹的重要事項,或那項工作的本質究竟是什麼,但如果什麼事情都要思考的話,根本沒辦法做事了。

在工作上,效率也是很重要的,所以一開始就應該告知目的,藉由對目的的認知讓該任務成為一項「工作」而非「作業」,並透過這種方式讓部下以最快的速度完成最好的工作,我想這才是比較重要的事。

無印良品的指導手冊 MUJIGRAM,一開頭就寫明目的

例如,在服裝相關的工作中,包含「折疊」這個項目,當顧客把衣服攤開來看,或是把衣服拿去試穿之後,員工必須把擺回賣場的商品重新折好歸位。

這是一項沒完沒了的工作,營業時間結束後,也必須不斷地折疊衣物,好讓賣場恢復整齊,如果把「折疊」當作一項「作業」的話,做起來一定會相當枯燥乏味

那麼折疊的目的究竟是什麼呢?那就是「打造出讓顧客容易瀏覽、容易拿取、容易試穿並且願意購買的方便環境」。一旦瞭解這些業務的目的是為了提高顧客的方便性,負責人就知道自己「為什麼要做這項工作」,於是這項上頭交代的作業便轉變成自發性的工作

事實上,一開始的時候 MUJIGRAM 上並未載明工作的目的,直到後來有第一線的員工反應:「希望能夠寫清楚各項工作的目的是什麼。」於是才把目的補充進去。

假如你的上司不曾告知工作的目的,下次不妨主動開口詢問:「請問這項工作的目的是什麼?」我想大部分的主管應該都不吝告知才是。

反之,假如你是領導者的話,為了不讓工作成為部下的「作業」,同時也為了鼓勵部下在工作上發揮創意,下一回當你指派工作的時候,請務必記得告訴部下工作的目的。

領導者告知部下工作的目的,並給予一定程度的自由裁量權,先讓部下自行判斷,再親自確認結果,這樣的工作指派方式,才不會使得工作變成作業。

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圖片來源 / wikipedia
(本文整理自《不確定方向時,最好選擇繞遠路:一手打造無印良品,松井忠三的「覺悟工作學」》,臉譜出版,整理•編輯 / 林柏源)