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別再濫用「開會」了!UNIQLO、7-11暢銷商品推手:開會是我的創意來源

2019-11-17 04:56:17
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開會是日常工作的重要環節,但往往在不知不覺中被我們濫用、誤用。UNIQLO、SMAP、7-11、KIRIN等知名商品推手,日本首席商業設計師佐藤可士和

開會是日常工作的重要環節,但往往在不知不覺中被我們濫用、誤用。

UNIQLO、SMAP、7-11、KIRIN等知名商品推手,日本首席商業設計師佐藤可士和,為何每天行程滿檔,仍能提出令人眼睛一亮、讓客戶讚不絕口的創意設計?

祕訣就在他不斷地思考該怎麼「開會」!

開會就是創新的現場:佐藤可士和打造爆紅商品的祕訣

「開會」到底該如何定義呢?關於這個問題,我提供我自己的定義給各位參考。

無論是見客戶也好、見廠商也好、見公司內部同事也好,所有在工作場合上與人碰頭的機會,我想都可稱之為「開會」。如果各位可以清楚了解開會和所謂「會議」的差別,應該就會更清楚本書想討論的「開會」是什麼意思。

所謂「會議」,指的是在公司內聽取各部門分享的狀況報告,或是經營高層與管理階層批准一些案子的場合,是一種聽取事實報告、做出最後決策判斷的集會。在會議中不會進行腦力激盪之類的活動,只會對經過充分討論的事物做出決定。我在本書中定義,會議是一種正式、官方的場合,而開會則不是。

「開會」是進入正式會議之前的階段,是能夠自由思考、討論各種意見的場合。換句話說,所有做出最後決策前的過程,都可稱之為開會也不為過。

舉例來說,主管找部下討論在經營報告會議時應該準備什麼樣的資料,就是一種開會;主管指示部下該為會報做什麼樣的準備,也是一種開會。

業務員去拜訪客戶,找負責人洽談是一種開會;甲乙雙方聚集在一起討論某項即將開始進行的專案,也是一種開會;部下為了某件生意事先與主管討論商量,這還是開會。

有些公司或許會將各業務部門的經理聚集在一起,討論今後經營方針的場合稱為「業務會報」,但這也是一種開會。

同部門的成員藉由早晨聚在一起開早會,也同樣屬於開會吧!因為在早會中大家會彼此交換意見、進行討論。

其實各部門都在頻繁舉行各種開會。例如總務部的成員針對如何改善職場環境提出彼此意見進行討論,或是與系統部門的成員商量關於新系統的引進等。

我認為在做出最後決策前,彼此針對主題進行溝通的階段,全都可以稱為開會。這麼一來我也發現,幾乎所有的工作,其實都從開會開始。

幾乎沒有哪個工作是可完全由某人獨自進行,獨自完成的吧?工作必須在許多人的合作之下進行,而有合作就一定會「開會」。開會是在日常工作中一個極為重要的溝通與交流機會。

所有的開會,都是「創新的場域」

我們對於開會要有一個強烈的意識,那就是「開會是一種孕育創新的場域」。

提到「創意」,很多人可能會想到廣告之類的工作。在各位的想像中,或許廣告點子是某個擁有特殊天賦的人,伴隨著喃喃自語的過程中想出來的,但實際的廣告製作卻不是這樣。廣告是由製作團隊將各種提案拿出來討論,再一起合力完成的。

創意工作到處都有。更進一步來說,把工作做得有創造性非常重要。並非只有創作者才需要創意,大家一起孕育出某件事物的場合,全都是創新的場域。

開會是一種供與會成員自由思考、討論各種事情的場合。在這個場合中可以反覆摸索,透過討論來達到某種成果。這才是真正的創意工作。

開會也是一個無中生有的過程,從課題、問題點、概念、想法、實行計畫到表現的細節都可以拿到這個過程中討論。所有進入最後決策前的過程,都離不開富有創造性的開會。

因此,一旦參與開會,我們就必須抱著「這是創意工作,我要與大家一起創造出些什麼」的態度出席

想要孕育出成果就不得不發言,不得不持續思考。因為就算事先想好,話題也會在開會中不斷發展,所以必須當場構思新的想法。

反過來說,如果大家都能抱著這樣的意識去開會,開會的品質應該也會截然不同。

此外,開會的品質如果提升,溝通的品質也能提升,因為開會就是一種溝通。

所以我們在出席開會時,也必須把開會當成磨練溝通能力的場合。

如果只是隨便把開會敷衍過去,不管過了多久技巧都無法精進。我們必須隨時反省自己是否抱著想要提升溝通能力的想法面對開會?有沒有好好地整理自己的想法?是否順利地把想法傳達給與會的對象?有沒有成功地讓對方說出真正的想法?聽到對方的意見能不能做出適當的反應等。

我相信只要抱著磨練溝通技巧的態度來面對每天各種不同的開會,應該就能大幅提升自身的溝通能力。

開會的品質,與工作的品質息息相關

或許是因為我的手邊總有許多工作,連日的開會填滿行程,所以有時候會聽到這樣的疑問:「你到底都在什麼時候整理想法、思考設計,從事創意工作呢?」

面對這樣的疑問,我的回答是:「我當然會確保完成設計的時間,但是我沒有保留重新整理想法的時間。」

因為開會的時間,正是我做這件事的時間。開會,是和對方一起創造出些什麼的場合,是「產出」的場合。不管對方是客戶還是合作對象都一樣。

產出的品質直接關係到最後成果的品質,這是理所當然的事。換句話說,開會的品質就是工作成果的品質。

我在前面雖然寫道,開會就像是做出最後決策前的過程,但或許是因為這樣,也有不少人覺得開會就像在「練習」。的確,要在會議中才會做出決策,但會議中決定的方向,卻必須在開會中確定下來。可見開會並不能視為「練習」。

所有的開會都是「比賽」,是「正式上場」。所有的開會都是「正式過招的戰場」。

所以,我幾乎不會只為了分享資訊而開會。如果只是要分享資訊,電子郵件或書面資料就已經足夠。難得有機會面對面討論,如果最後還得不到結論就太可惜了。

不管開會採取什麼樣的形式,都必須隨時意識到這是一個孕育創新的場域,必須完成一定的進度。

即便是初次開會,在聽了別人的意見之後,也必須不斷地把自己的疑問與感想回饋給對方,例如「請問這是什麼意思呢?」「為什麼會發生這樣的事呢?」「要不要試著這麼做呢?」「我這樣定義正確嗎?」等。像這樣當場讓彼此腦海中浮現的想法或與想像互相碰撞與激盪,對我來說算是司空見慣的情形。

開會的重點是讓對方把他所思、所想、所感毫無保留地充分表達出來。在各抒己見的過程中,我,更進一步來說是我們,將藉由這樣的不斷反覆問答,讓彼此心中的想法達成共識,最後靈感源源不絕地湧出。而這也會直接關係到最終的成果。

當然,不可能開完一次會就達成共識,但多少往前推進很重要。開會時,要抱著讓每一場會都對「最後的共識」有所幫助的態度出席。

這麼一來,準備工作就顯得很重要了。我把準備工作稱為「備料」。我在開會前,會主動把需要的資訊輸入腦中,就算是模糊的、不像正確答案的想法也無所謂,重點是帶著自己的想法出席。或許這才是真正的「練習」。因為練習可以獨自進行,如果可以確實「練習」,事先構思想法,在會中被徵詢意見時也應該能夠從容應付。

然後,在「正式上場」時我會專心傾聽所有與會者的發言,但我幾乎不做筆記。總而言之,開會時盡全力去傾聽、去思考,如果想到什麼意見,就盡量說出來。

所以我在開完會之後總是非常疲倦。開一場會就會讓我精疲力盡,不僅大腦很累,肚子也很餓。明明在會議室裡一直坐著沒有動,為什麼會覺得又累又餓呢?雖然相當不可思議,但事實的確如此。

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