看了許多書、許多文章，都告訴我們要把工作排序：根據事前排定工作的優先順序，來決定當下要做什麼事。但是，為什麼每次過了一個星期，清單上面的事項還是有事情懸而未決？

其實，問題可能出在清單內容寫得不夠明確。

《待辦事項這樣列，工作當場完成一半》作者班．以利亞從2009年開始在蘋果（Apple）擔任企業顧問，能在這樣世界一流的公司任職，能力與效率一定非凡，但他卻很誠實的告訴大家：「我其實天生愛拖延。」

但也因為如此，讓他找出讓工作變得更好更快的方法：善用待辦事項清單。他說，不管什麼工作，通常不可能一步完成，而是會延伸為一個完整的工作計畫。所以，只要把工作拆解成一個動作就能完成的幾個任務，就能加快你把清單劃掉的速度。

待辦清單不是點列式，而是一個結構完整的句子

把條列式的待辦清單當成指派工作給別人，你就不會用一個名詞當作說明，而是用更多輔助資訊來解釋工作內容。而這個句子就會變成有價值的訊息，不但顯示出意圖，也提供完成任務所需的資訊，讓你在日後工作時，能馬上理解任務、執行。

比如說「小番茄」，此詞能衍生出的動作與任務百百種，但若是以動詞、主詞、受詞寫下完整句子，就能馬上知道要怎麼開始行動，如：

• 動詞：購買
• 主詞：玉女番茄
• 受詞：送給主管當伴手禮

每一個小任務的句型都是由動詞、主詞、受詞構成，這是能表現工作變化、關聯或差異的基本方式， 把大計畫的細項切割成一個動詞的完整句子，只要完成一個動作，你的清單就可以劃掉一項，不僅不用花費腦力思考當初列下這個詞句的的相關細節，更可以加快你完成一項計畫的速度。

由於句子可以互相串接，形成更複雜的句子，或段落、散文，也就是說，可以用句子來解釋另一個句子。

以「幫溫蒂規劃生日派對」為例，它已經是一組動詞、主詞、受詞組成的句子，但其實還可以再針對每一個詞彙，再寫出一組動詞、主詞和受詞，如：「邀請親友出席」、「詢問溫蒂喜歡哪樣的派對」及「買禮物給溫蒂」等。重複這個過程，直到寫下的任務，不能再以三個組塊來描述。

這個習慣不但能建立良好的自我察覺、在工作時找出任務的最適合規模，還能以不費力的方式開始工作。若是碰到沒遇過的工作計畫，只要重複這些步驟，把大計畫分割為小任務，就比較容易開始行動。

如果工作計畫裡的各項任務，都能以一個簡單的完整句就描述完畢，就不需要硬記著整個計畫，這麼一來，大腦能得到解放，全神貫注地在工作上。

不過，也有些工作沒辦法在事前就規劃好所有細節，就算可以也不一定能照著執行，像是研讀報告、寫劇本、蓋房子等，這種規模龐大，或沒有絕對完成結果的工作就屬於此類，只有自己認定結束，才算完成。
因為這些工作通常包含了大量的資訊，或資料會因特定情況暴增，又或者你的工作牽涉到其他人，無法隨時精準掌握別人的進度。

重點提示：把計畫切分為待辦清單的關鍵

1.寫出包含動詞、主詞、受詞的完整子句。
2.再分割主要任務，以動詞、主詞、受詞描述主要子句。
3.重複階梯式流程，直到最下面一階。
4.將情境相同的任務列成待辦清單。
5.將這些任務分配到適當的情境下做。

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