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別耗時間一個一個點選啦!9 個超強 Excel 快速鍵,不學會後悔

2018-09-26 11:43:21
Managertoday
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每次打開 Excel,就像上戰場一樣嗎?面多超多表格資料與分頁,交錯使用著鍵盤與滑鼠,真的很傷神傷力!在這樣的狀態下工作,難怪一不小心就會東漏西漏,無意造成些小錯誤……

每次打開 Excel,就像上戰場一樣嗎?面對超多表格資料與分頁,交錯使用著鍵盤與滑鼠,真的很傷神傷力!在這樣的狀態下工作,難怪一不小心就會東漏西漏,無意造成些小錯誤……

別怕!我們來拯救你了!小編自己也常用 Excel 整理各項數據報告,自從學會了這 9 個快速鍵後,效率提升、錯誤率降低,就連心情也變好了!《效率達人用的 Excel 和你想的不一樣!》一書分享了 9 個超強的快速鍵,一起來學習吧:

1. 快速輸入日期與時間

處理文件時,有時會遇到需壓上製作日期的情況。在 Excel 中如果希望簽署日期,雖然可以一個數字一個數字的輸入,但和現在要告訴你的快速鍵相比之下,這個方式相較就遜色許多。

在選定想輸入日期的儲存格後只需要按下【Ctrl + ;】鍵,即可快速插入今天的日期,而按下【Ctrl + Shift + ;】鍵則可以快速輸入現在的時間。試一下,這樣是不是更有效率了呢!

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2. 快速選取表格中的欄、列

想要選取某個儲存格之後的欄或列時,是不是常常按著滑鼠且小心地拖動滑鼠選取呢?

如果資料量不多倒是好解決,但對於龐大的工作表資料,小心不要讓手指頭抽筋了。這時你可以搭配著快速鍵,秒殺式的選取。選取儲存格後直接按下【Ctrl + Shift + 方向】鍵,如此該儲存格之後到資料結束的欄或列,就會被你選取起來。

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3. 快速移到目前資料區域的邊緣

若要在龐大的工作表資料中參照或選取最邊緣的資料儲存格,不懂得快速鍵的人一定會要拖動最下方或最右側移動滑桿再來選取,這時只要透過【Ctrl +方向】鍵,就能快速移動到表格的上、下、左、右的位置。

另外,將滑鼠游標直接移到所選取的儲存格邊線後,當游標變成十字方向鍵時,連續點選滑鼠左鍵,也可以有相同的移動效果。

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4. 快速移到工作表開始處與最右下角

除了快速移動至選取儲存格的最上、最下、最左、最右的儲存格外,若想要快速移動至最右下角輸入有資料的儲存格時,就得到靠按【Ctrl + End】鍵。另外,【Ctrl + Home】鍵則可以將目前選取中的儲存格位置立刻改為工作表開始處。

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5. 快速在工作表中移動

依據不同的使用需求,有些人會在一個活頁簿內建立多個工作表,而在龐大的工作表上移動時,也可以利用快速鍵依序瀏覽達到秒殺的效果。

首先選取活頁簿中的任一工作表,利用【Ctrl + PgDn】鍵跳至下一個工作表,若是要跳至上一個緊鄰的工作表時則可以利用【Ctrl + PgUp】鍵。

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6. 快速隱藏顯示欄、列

將滑鼠游標移至欄名的地方,當游標變更成 箭頭向下 的狀態下點選滑鼠左鍵就可將整欄選起,此時利用快速鍵【Ctrl + (】鍵, 就可以將整欄隱藏起來;而在選取整列的情況下,則可利用快速鍵【Ctrl + )】鍵將整列隱藏。

即然知道如何快速隱藏欄、列,當然也要知道如何快速顯示隱藏中的欄、列。在選取隱藏欄的左右兩欄後可以【Ctrl + Shift + )】鍵解除隱藏欄;而以【Ctrl + Shift + (】鍵則可以解除隱藏列。

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7. 快速插入「SUM 函數」

能夠利用相對位置進行計算,相信這是許多人在某種條件需求時會挑選使用 Excel 軟體進行的最大理由。進行加總作業時,一般人所使用的方法是利用加總按鈕。

如果你想要讓作業更加快速或是手指不想離開鍵盤上時,不妨可以試試【Alt + =】鍵,接著再利用【Enter】鍵進行確認。只要如此,答案立刻「咻~」的一聲出現。

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8. 快速變更成百分比格式

若將百分比格式套用至工作表的數字,Excel 會將這些數字乘以 100,再轉換成百分比。例如儲存格中若包含數字 0.23,Excel 會將該數字乘以 100;亦即在套用百分比格式後,將會顯示 23%。

雖然在選取儲存格後直接點選「常用」索引標籤內的百分比樣式按鈕 % 即可,但想配合鍵盤使用時則可直接點選【Ctrl + Shift + %】鍵。

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9. 快速執行重複動作的 F4 鍵

每次都要對不同的儲存格進行相同動作的操作,是不是覺得很厭煩呢。在這裡正好有一個可以解決這個困擾的方法,請不妨試著按【F4】鍵看看。舉凡幫儲存格上色、改變字型大小與顏色、刪除欄列等等,都可以利用【F4】鍵重複動作來完成。

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(資料來源 / 《效率達人用的 Excel 和你想的不一樣!144 招絕對秒殺操控術》,博碩出版)