升上管理職,時間更不夠用!一流主管怎麼安排時間?


升上主管職後,時間就更寶貴了。一面要處理高層指派的任務,比如發想新的專案、開發新的客戶,一面還要抽空帶領部屬達成目標,因此,有效率的管理時間,就是能不能成為好主管的關鍵之一。

《如何把豬隊友帶成神助手》裡建議,主管時間稀少,更應該用以下3個方法來做事,才能有效運用時間:

1. 幫自己跟部屬消除沒有用的工作

相較於基層員工,主管有更多權限可以思考哪些工作該做,哪些工作該留。當你常常發生手邊的工作太多,而無法儘早動工的情形,就要 懂得取捨 ,用客觀的角度,判斷哪些可能只是形式上需要,實際上根本沒有意義。

例如,為了準備開會,多數員工都習慣準備長達十頁的報告,光製作就花了整整兩天,但開會時卻發現,部長根本沒有認真在看報告,隨便翻了幾頁,就不看了。

此時,主管就該從中了解部長需要的報告資料,或許只要精簡成兩~三張投影片即可,省下你和部屬的工作時間,部長也無須聽長篇大論。

2. 高層指派的任務,只做10%就先提報

部長要你完成一份專案,你花了整整好幾天的時間努力,而當你完成時交給部長,卻因為部長的一句話,就必須調整方向、重頭再來。這種經驗很常見吧?

聰明的主管 會選擇先完成10% ,做好簡報或草稿,向上級確認是否符合他的期待,再根據對方的回饋來修改,這麼一來成功機率會大很多。團隊也不用在各種資料中虛耗,做太多的白工。

3. 在接下工作當下,立即動工

當上主管後,要開的會、被交辦的事項,常常會比當員工時多很多,有些工作能力不錯的主管,會提早設定最後繳交期限,確保能在預定日期前完工,但有時常常一忙起來,計畫根本趕不上變化。

更好的做法是,在接下工作的當下 立即動工 ,不管是做計畫安排,或是先從較簡單的部分下手,即便是幾分鐘也好。立即開始可以有充分的時間掌握工作全貌,另一方面也會在第一時間知道這份專案大概所需要時間和資源,以便後續安排。

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