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你的辦公桌為什麼這麼亂?工作能力強的人,座位都有一個特點

2018-09-20 00:54:14
Managertoday
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「還沒送審的文件我好像搞丟了!」「才剛買的原子筆怎麼找不到了?」明明才剛把辦公桌整理乾淨,不到一個禮拜,怎麼變這麼亂?

「還沒送審的文件我好像搞丟了!」「才剛買的原子筆怎麼找不到了?」明明才剛把辦公桌整理乾淨,不到一個禮拜,怎麼變這麼亂?

辦公桌是你的工作基地,所有的工作,都是從這裡開始的,也從這裡結束。想用愉悅的心情啟動每一天的工作,就應該要先收拾自己的桌子。

首先,請你檢查桌子的周遭:

  • 可以自由操作滑鼠嗎?
  • 桌下有足夠的放腳空間嗎?
  • 下班時,桌面是否淨空如飛機跑道?
  • 最下層的抽屜,能否豎立文件?
  • 是否覺得辦公桌四周充滿「危險」?

有三項以上回答否定的人,最近是否有工作效率降低的狀況呢?原因或許就出現在你桌子的周遭。如果你必須花費好大的力氣,才能從桌上堆積如山的文件中,找到今天要用的資料,然後才能開始工作。光是這樣,就讓人覺得疲累,更遑論浪費的時間了。

即便你找資料只花了 5 分鐘,但這段時間也足以做完很多的事情了,例如確認電子郵件、看資料等。更何況,如果找不到所需的資料,不是得向廠商再次索取,就是得自己重新製作一次,瞬間你就浪費了 2、3 個小時。

稍不留神,桌面就會亂七八糟

一般來說,辦公桌會堆滿文件、物品,變得凌亂,我認為是因為下面幾種心態造成的:

  1. 以為辦公桌周圍的東西,都屬於自己所有
  2. 文件、物品不在自己身邊,就無法安心工作
  3. 下意識認為身邊所有東西,都是自己需要的
  4. 覺得要離開座位去拿常用的文件很麻煩

事實上,工作環境的整齊程度與工作品質有著正相關。

工作能力強的人,桌子周遭一定都會整理得乾乾淨淨。

會整理自己腦袋的人,自然會把整理的本事,反映在辦公桌上;反之亦然,會整理辦公桌、整頓工作環境的人,自然就會整理自己的腦袋。在顧客的眼裡,這種人「工作迅速又確實」。

只要養成整理的習慣,種種好處自然會反映在工作成果上,而且會進一步感染整個職場,讓所有同仁都順利使用共有的資訊和物品。

整理也是工作危機管理的一環

整理的第一步,就從收拾桌子開始!把桌上收拾乾淨,能為你帶來 3 種好處:

  • 可以集中精神工作。
  • 不需要浪費時間找東西,時間管理改善,工作效率更高。
  • 可以強化辦公環境的安全。

如果把重要文件擱在桌上,隨時都有可能被別人看見,甚至被偷走。因此,你可以這樣做:

1. 設置「暫置文件」區

整理的心理障礙,除了「捨不得」、「猶豫」之外,還有「姑且、暫時」的心態,例如:「暫時先放在桌上吧!」、「姑且先放在抽屜裡吧!」

隨著時間過去,一旦記憶開始模糊,就會因為想不起「東西在哪裡」,而開始「尋寶」了,要是和其他資料或文件混在一起,就更找不到了。尤其是正在處理的相關文件,或是打算找時間著手而就此擱置的文件,最容易遺失。最適合保管這類資料、文件的方法就是:用透明文件夾、個人檔案夾、檔案箱,來保管這些「暫置文件」、「未處理資料」。

大是文化

辦公桌上只放置和「現在正在進行中的工作」有關的東西。

只要這麼做,就不怕找不到東西,我可以保證你在 60 秒之內,一定可以找到需要的東西。

大是文化

2. 善用「最下層抽屜」

個人辦公桌最下層的抽屜,通常都用來放置體積比較龐大的東西。原則上,這個抽屜只收納工作上的參考資料及私人物品

最下層的抽屜一般都可以豎立 A4 大小的文件,用它來歸納並保管工作上的文件、資料最有效率。但是,要把檔案夾、透明文件夾立放在抽屜裡並不容易,所以不妨使用「文件箱」並排文件。

最下層的大抽屜,大概從前面到後面,可以放 4 到 5 個文件箱,但是千萬不要把 5 個文件箱乖乖從前面排到後面,而是前後各一個,從左到右放 3 個。

大是文化

將文件箱橫排的優點是,坐著就可以把文件拿出來。只要將椅子朝抽屜的方向轉,正面面對文件、資料,不需要將抽屜拉開到底就可以拿到需要的東西了。文件箱這樣排列,收納或拿取文件都很方便。

靠自己最近的那個文件箱,請放使用頻率最高的文件;而最難使用的抽屜深處,則可以收納難以割捨、想暫時保管的資料,或者是重要、卻很少使用的東西。

另外,由上往下的第 2 層抽屜,可以放 6 個裝小東西的盒子(深 21 公分、寬 10 公分、高 12 公分),正好可以放傳票、書籍。這種小盒子除了方便拿取東西,也可以讓使用者有效運用收納空間。書籍請記得放在抽屜的正中間位置。

大是文化

如果把重要文件擱在桌上,隨時都有可能被別人看見,甚至被偷走。而讓桌子乾淨如飛機跑道,不但可以集中精神工作、加快尋找文件的速度,從資訊安全的觀點來看,也是必要的。

現在,快檢查你的桌面吧!

(本文整理、摘錄自《成功人士這樣整理辦公桌》,大是文化出版)