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「事情永遠做不完!」認知 3 件事以後,我不再加班

2019-11-19 01:13:07
Managertoday
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很多整天沒有時間、忙得焦頭爛額的人,都是將「以加班為前提」的生活節奏變成了習慣。想要增加屬於自己的時間,必須逐漸改變這種生活節奏。因此,我大力推薦「提前加班」。

很多整天沒有時間、忙得焦頭爛額的人,都是將「以加班為前提」的生活節奏變成了習慣。想要增加屬於自己的時間,必須逐漸改變這種生活節奏。

因此,我大力推薦「提前加班」。

「加班=認真、美德」是錯誤的觀念!

在踏出擁有自己時間的第一步,開始「提前加班」時,必須瞭解到「工作永遠都做不完」這個前提,拋開「加班是美德,加班是認真工作的象徵」的成見。

手上有很多工作時,大部分人會基於責任感,在下班之後留下加班。這就是一個人的工作觀,也就是「對工作的想法」。

每個人基本上都很認真工作,所以當有很多工作時,通常會勉強自己,覺得「只要自己多做點就可以解決」。對工作充滿熱情固然是好事,但這種想法其實忘記了一件重要的事:那就是:

工作永遠都做不完。

其實不管加班或是不加班,工作都永遠做不完。因此,不妨改變想法,從目前手上的工作中,挑選出必須在今天下班之前完成,而且能夠在下班之前完成的工作,然後把這些工作做完就好。

「提前加班」的三個理由

「提前加班」,就是「將原本在下班之後加班的 30 分鐘,挪到上班之前,提早加班 30 分鐘」。

有一段日子,我整天被時間追著跑,每天都工作到必須搭末班車回家。為了擁有屬於自己的時間,我做的第一件事,就是養成提前加班的習慣。

我做的第一件事,就是主動聯絡「差不多要來催促和詢問」的客戶。凡事被動處理,就會破壞一天的節奏,所以,我把「早晨」的時間用來先發制人。這種改變,讓我能夠面帶笑容,從容地面對員工,這也成為我擺脫加班地獄的第一步。

1. 下班時間應該是「自我投資的時間」

照理說,上班族下班以後的時間是每個人的自由時間,根本不必繼續留在公司。我認為以「加班」的方式把這些時間奉獻給公司太可惜了,所以決定每天下午 3 點以後是「自我投資的時間」,要把這些時間用於本業以外的事,以及豐富自我(學才藝、開發新的工作、興趣、和家人相處),傍晚 6 點以後,幾乎不碰工作。

2. 提前加班更能夠在短時間內高效率地工作

因為在上班之前,不會有客人上門,也不會有人打電話到公司,工作進展會很順利,可以大大減少身心的疲勞程度。

最重要的是,會強烈意識到「要在上班之前完成○○」的時間限制,就不容易像加班時那樣拖拖拉拉,也就能夠迅速處理完工作。

3. 先發制人,避免被同事和客戶打亂工作節奏

我相信各位也能憑直覺知道,「那個客戶快要打電話來催了」、「今天上司可能會來問我:『那份報告怎麼樣了?』」結果一進公司,這種直覺就馬上應驗,或是接到客戶的電話或詢問。如此一來,很容易打亂自己的工作進度。

「提前加班」,就可以先發制人。在上班時間之前主動聯絡對方,把對方可能會要求的資料寄出去,就可以繼續維持自己的工作步調。

開始改變的 3 個步驟

也許有人會說:「我知道提前加班的好處,但我太忙了,而且根本沒辦法早起。」所以,在此分享可以輕鬆而又持續做到提前加班的方法。

STEP 1

首先,提前 15 至 20 分鐘到公司,利用這些時間處理電子郵件,搶在對方之前「先發制人」。

STEP 2

習慣提前加班之後,每一個星期至一個月,增加 15 分鐘的提前加班時間。當可以提前加班超過 1 小時,有完整的時段之後,就可以利用早晨的時間寫企劃書,在不受他人干擾的情況下,做一些需要動腦筋的創意工作。

隨著提前加班的時間逐漸增加,必須縮短下班後加班的時間。提前加班多長時間,就必須在晚上加班時縮短相同的時間。

STEP 3

在養成提前加班 2 小時的習慣之後,可以試著搭頭班車,在清晨 6 點左右到公司。你一定會愛上空蕩蕩的電車。同時,要做到晚上不再加班。把之前晚上加班做的工作挪到第二天早上再做。

不要一開始就好強地想要「提早一個小時起床!」,從提早十幾、二十分鐘起床開始做起,建立「提前加班→工作進度順利→開心→想要持續」的正向循環。

在實際執行的過程中,通常會遇到兩大阻礙,那就是 「他人的眼光」和「對工作的想法」

不過沒關係,養成提前加班的習慣,讓其他同事都知道,「他每天都很早來公司加班。」即使在一開始會遭到白眼,日子一久,其他同事就會了解,也必定會出現贊同的聲音。

(本文整理、摘錄自《我的一天有27小時》,春天出版社)