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製圖 / 韋惟珊

賣掉兩間公司的慘痛體悟:想賺錢,先把學校教的會計觀念丟掉

2018-08-15 整理‧撰文 高士閔
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《獲利優先》作者麥可.米卡洛維茲(Mike Michalowicz)開過兩家公司,也是個創業家。那段時光,他每個月過著跑 3 點半的生活,票軋不過來,就先刷卡抵債,總是用一張卡,抵另一張卡。好不容易賺一點點錢,開心不到幾天,就發現還有沒預期到的支出,比如說本來是兩個禮拜發一次薪水,但這個月有五個禮拜,薪水要多發一次。類似情景不停反覆,直到他賣掉公司,換回 60 萬美金。

拿到支票的那一刻,他的消費模式依舊沒有改變,馬上帶妻小去買了 3 輛汽車,一輛是自己年輕時的夢想,一輛給老婆,一輛當做備用車。下一個禮拜,買了機票、衝去度假勝地,享受「我也是有錢人」的生活。他戶頭的現金愈來愈少,卻毫無自覺,直到某一天會計師的一通電話告知:「今年你還要交 3 萬美金的稅喔。」他才發現手頭現金連 1/3 都付不起。

晚上回家後看著家人,眼淚飆出,低頭承認自己花錢無度。9 歲的女兒跑回房間,米卡洛維茲心想:「如果是我,也想跑回房間,躲避這陣尷尬。」沒想到下一刻,女兒抱著小豬撲滿出現在眼前:「我們會成功的。」

減肥頻道的領悟:資源愈多,可能花得愈兇

這句話驚醒了米卡洛維茲:他不能沉浸在後悔裡。但現實不是電影,不會因為一句話,就好運降臨,對於瀕臨破產的現況,他依舊沒有任何方法。

凌晨 3 點半,米卡洛維茲呆坐在電視機前。他本來無心看節目在說什麼,一直在想到底是什麼原因,導致他變成這樣,以及要如何改變現狀。此時,減肥頻道裡的醫生介紹了一個方法,讓他豁然開朗。

醫生說,想要減肥,可以先把家裡的碗或便當盒,換成小一號。我們從小被教育要把飯吃完,所以當碗很大時,我們就會不停吃,直到再也吃不下,但此時已經吃得過量。如果換成小一號的便當盒,一般人吃完後,即使只有 7 分飽,也不會想要再去裝一碗,變相達成減肥的效果。

米卡洛維茲想到,創業家花錢不就是這樣嗎?會計課教我們「銷貨收入 − 費用 = 獲利」,想要賺更多錢,就只能不停增加收入。然而,想要營收增加,就得多跑客戶,此時即使花的費用過多,也會以這是「必要支出」搪塞過去,很少人能醒悟「花這麼多錢,換回來生意值得嗎?」

創業家的想法很簡單,反正剩下多少錢,就是我賺的錢。在此之前,所有多出來的錢都得拿來賺錢,美其名「再投資」。這跟「碗很大,我們就會吃很多」的道理一樣,所有賺進來的錢都被歸類為「可以再投資」的碗,創業家就會毫不克制的使用

結果變成,錢多的時候,說服自己是「必要支出」;錢付不起帳單的時候,就趕快去跑新業務,希望增加新收入,如果沒辦法增加,就借錢、刷卡,把房子拿去貸款。如此往復循環,手上永遠不會有「剩下的錢」,戶頭的存款一直是零。最後,公司費用實在付不出來,只能宣布倒閉了。

新會計公式:銷貨收入 – 獲利 = 費用

「問題的關鍵,在於我們被教育的會計概念」,米卡洛維茲醒悟。他反問自己一個問題,創業是為了什麼、營收增加的目的是什麼?答案可能是做自己喜歡做的事,還要能餬口。既然如此,能不能在收入進來時,就先把足以餬口的部分留下?於是,他把會計概念倒過來,變成「銷貨收入 – 獲利= 費用」。

其實類似觀念一點也不新。一般有金錢概念的人可能都聽過,在薪水(營收)進來時,可以把它分成幾個基本帳戶,像生活費、固定支出(房貸、水電費)、旅遊基金等。創業家也是一樣,你的收入起碼要分成 4 種基本帳戶,獲利、老闆薪資、稅款、營業費用。

收入,就是營收進來時得到的錢,之後要把錢分配到 4 個帳戶。特別要提醒的是,「 順序」很重要,必須按照獲利、老闆薪資、稅款、營業費用的順序。 如果剩下的錢,不夠支出營業費用,就代表公司在提醒你,你付不起這些費用,不能再亂花錢了。

另外,像獲利、老闆薪資等,會誘惑你把錢領出來變成費用的帳戶,必須要把它移到拿不到的地方。比如說,把密碼設成隨機長串,然後分成 5 段寫在小紙條上,再把小紙條分布在不同地方,讓你想拿錢時,非常困難。

獲利的數字,一開始可以設定成 1%。舉例來說,當你拿到 2 萬美金,就轉 200 美金到「獲利」帳戶。如果你能用 2 萬美金經營事業,用 1萬 9,800 美金大概也能完成,是可行性極高的方案,但這件事卻會讓你對經營事業充滿信心,因為你的公司是有「獲利」的。

米卡洛維茲總結,大多數創業家本來就很優秀,所以,要改變的不是經營公司的行為,而是如何避免自己亂花錢。而透過「獲利優先模型」,費用再怎麼花,也不會影響「獲利」(公司)和「薪水」(家庭),讓創業的成功機率大增。

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一站實現管錢、省錢、提人效!COMMEET 智能費用管理,用 AI 助攻企業憑證數位化與治理升級

2025-12-22 經理人 X 擁樂commeet
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缺工、人工成本攀升、ESG 與內控要求加壓,企業的管理戰場正被迫往後勤延伸。許多中高階主管忙著追逐前端成長,卻忽略一個長期在失血的效率黑洞:財務與業務團隊每天耗在報銷、核單、整理憑證與補帳,拖慢結帳與決策節奏,也消耗企業最稀缺的資源——人才。

「依照政府規定,企業必須建立合規的報銷機制,因為這些資料最終都會回到財報,數據必須可信、可查。每個月的整理、季度或年度的審查,對企業來說都是不可迴避的任務。」COMMEET 創辦人暨執行長洪明楓指出,AI 技術已成熟、數位工具已到位,若憑證流程仍停留在紙本與人工堆疊,企業想提升營運韌性會更吃力,甚至在下一輪競爭中起步就落後。

缺工時代,人才不該被瑣事綁住

缺工已成常態,財務與業務團隊首當其衝。洪明楓表示,財務人員至少花費四成時間投入在逐張核對、Key in 與對帳;同時,在第一線打拚的業務人員還要承受代墊壓力與紙本報銷的瑣碎流程。這些低附加價值的作業,不僅降低效率,更加劇知識斷層與人才流動風險。企業必須認知到,真正付出的成本,其實是「讓專業人才困在不必要的瑣事裡」。

洪明楓進一步梳理企業常見的三大斷點:

第一是數據斷點。由於報銷高度依賴人工輸入與處理,人員異動或交接不順就容易造成資料斷裂,錯誤率上升。

第二是合規斷點。例如:除了統編、金額等基本欄位的誤植很常見;跨部門、子公司規範不一致,也會拉高管理成本;報銷項目合理性與科目錯置也帶來稅務與稽核風險。

第三是時效斷點。報銷延誤會影響結帳,導致管理報表變成落後資訊,預算控管便失去即時性。

而報銷流程的問題,終究回到經營面,牽動專案執行或財務健康。洪明楓直言,「減少事後補帳,做到提前管理才是關鍵!」

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COMMEET 模式,為企業打開治理新價值

「一筆支出從發生到入帳,牽涉預算、權限、付款方式、憑證蒐集、主管審核與帳務處理。」洪明楓建議,企業可導入全台首家智能費用管理系統 COMMEET,整合 SaaS、AI-OCR 與數位企業卡,將分散、仰賴人力的費用流程收斂成一套可稽核、可追溯、可分析的治理機制,讓人才回到營運與策略的主戰場。

「COMMEET 本質上是一套 SaaS,核心是把原本分散、仰賴人力的費用流程整合起來,讓企業用系統而不是人力來管理。」洪明楓說明,這至少帶來三方面的效益:管錢、省錢、省人力。

第一是管錢。COMMEET 將預算控管前移,讓管理層能在支出發生時就看見變化。他以一家日商連鎖眼鏡品牌為例,快速展店帶來跨店費用分攤與新人訓練壓力;在導入COMMEET後,門市人員報帳更直覺、補件減少;總部能即時掌握各據點預算執行,不必等到月底才發現超支,擴店管理更穩定。

第二是省錢。過去,企業長期仰賴員工代墊費用,尤其是海外 SaaS 與 AI 工具的訂閱支出,流程繁瑣、資安與帳號歸屬風險也跟著上升。「員工代墊,本質上就是一張張尚未報帳的應付帳款。」洪明楓指出,透過 COMMEET 數位企業卡,企業能在支出前設定預算、即時控管費用,支出結構回到「企業對銀行」的信用關係,規則更一致、員工體驗也改善。「目前 AI 軟體支付已占企業卡使用量的 25~30%,差旅其次。」他補充,企業支出型態也隨著時代變遷有所不同。

第三是省人力。COMMEET 以系統整合取代重複核對,讓每一筆支出的處理時間縮短約 80%。業務、行銷、店長不必再被補件與逐筆比對牽制;財務也能從庶務抽身,投入規範設計、風險控管與決策支援。

「根據COMMEET的應用數據,約有 3~5% 的費用會因違反報銷規則而被 AI 即時擋下;而這些省下來的金額會直接反映在淨利上。」當控管從月底回頭追認,轉為流程前段即時攔截,企業無疑將獲得更穩的財務體質,以及更高的管理透明度。

憑證數位化,是企業必經的轉型之路

儘管工具齊備,但憑證數位化往往不是企業數位轉型的優先選項,原因很直接:短期看不到業績貢獻、又牽涉財務流程習慣。對此,洪明楓分享,COMMEET 客戶中近 15% 為日商,因為日本《電子帳簿保存法》修法,要求企業同步保存憑證數位檔,以提升查核效率,因此積極落實憑證數位化。

回頭看向台灣,事實上,近年法規也逐步鬆綁,國稅局已允許企業在符合條件下,以電子方式保存多數原始憑證。而下一步的關鍵門檻,在於不繳回紙本後的重複報銷風險。對此,AI OCR 的辨識能力將成為自動化的核心;在前端即完成結構化與比對,流程才能真正輕量化。

目前 COMMEET 已處理超過 160 億元費用與憑證資料,系統已在企業情境中驗證規模。洪明楓預期,AI 的角色將從憑證辨識延伸到簽核、審計與費用監控。「當資料量累積到一定程度,系統可自動判定科目、辨識低風險支出,審計流程也有機會從人工全檢轉為 AI 全檢、人力抽檢,報銷與簽核朝部分自動化邁進。」

邁向 2026 年,企業是時候為憑證數位化打基礎,先梳理、再重構行政流程,讓報銷也能升級為決策級資料來源,為財務監控、風險管理與長期成長掌握更多主動權。

[本文由經理人整合行銷部與擁樂commeet共同製作]

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