讓報表從「普通」變「專業」！5 個 Excel 小技巧，馬上學、立刻用

由於預設的 Excel 圖表保有最低限度的品質，但很少人會想進一步提升，就是可惜的地方。大部分的人都在使用 「差強人意的圖表」 ，若能提出 「更好的圖表」 就有機會脫穎而出。

不過，若為了提升品質而耗費太多時間，那就毫無意義。在這裡介紹幾項技巧，最長只需要幾分鐘，最短只需要幾秒就能改善圖表：

一般圖表與優質圖表

除了圖表的顏色、資料標籤以外，其餘都採用預設值的圖表。雖然不算難以閱讀，但是格線過多、文字過小等一些小問題還是很多。

圖表除了字型變大之外，也追加了單位與年度。格線減少後，易讀性也大幅提升。

1. 把字型調成 12~14 點

預設的 Excel 圖表文字都太小，建議大家調整成12～14 點的大小會比較適當。圖表標題大概是 14 點的大小，資料標籤或圖例則是 12 點左右的大小。

要調整圖表的文字大小請執行下列步驟。

（1）點選要調整字型大小的圖表項目。
（2）在「常用」索引標籤的「字型大小」，再選擇「12」。

2. 避免斜字的座標軸標籤

座標軸標籤的字數一多，無法完整收錄時，Excel 就會自動將文字轉換成斜字。傾斜的文字並不好讀，請盡可能避免這種情況。特別容易發生在座標軸標籤顯示日期的時候。

假設日期是傾斜的，可透過下列步驟只顯示月份，然後統一在圖表下方顯示年度。

（1）點選日期座標軸，切換成選取狀態。
（2）點選「格式」索引標籤的「格式化選取範圍」。

（3）折疊「座標軸選項」。
（4）展開「數值」。

（5）取消「與來源連結」。
（6）在「格式代碼」輸入「m" 月」，再點選「新增」。
（MEMO： 在「格式代碼」輸入的「m」代表日期的「月」。）

（7）圖表的水平軸刻度轉換成月分了。

3. 為座標軸加上單位

Excel 並不會顯示座標軸的單位，為了避免完成圖表後，看不懂圖表的數值代表的意義，建議在座標軸的上方配置文字方塊，載明單位。光是載明單位，就能讓圖表的易讀性躍升。

（1）縮小繪圖區，空出圖表的上方。

（2）從「格式」索引標籤的「插入圖案」點選「文字方塊」。
（3）點選要配置文字的位置。

（4）配置文字方塊之後，輸入單位。

（5）拖曳文字方塊周圍的控制點再調整位置。

4. 減少格線的數量

預設的圖資料表/ 表格線會太多條，感覺有點干擾，不妨在圖表完成後，將格線設定成「500 單位」、「250 單位」、「100 單位」這類最低數量的格線。

可利用下列步驟減少格線。

（1）點選數值座標軸，轉換成選取的狀態。
（2）點選「格式」索引標籤的「格式化選取範圍」。

（3）在「單位」的「主要」設定任意數值。可利用3 或4 除以「最大值」的數值，設定為整數比較恰當。

（MEMO：要縮小數值座標軸最上方的數值時，可在「最大值」輸入數值，而「最小值」的欄位則可設定數值座標軸最下方的數值。）

（4）數值座標軸的單位變成 25，格線也只剩 4 條。

5. 把格線變細、降低干擾

格線雖然是了解值的標準，但是太過顯眼時，圖表反而變得不精緻，設定成足以辨識的細度，比較能予人俐落的印象。Excel 2013 之後的格線已預設為淡色，所以顏色的部分採用預設值也無妨。

可利用下列步驟調整格線的粗細。

（1）點選格線， 切換成選取狀態。
（2）點選「格式」索引標籤的「格式化選取範圍」。

（3）將「寬度」設定為「0.75pt」。
（MEMO　在 Excel 2013 之後，格線的寬度預設就是「0.75pt」， 這裡也設定相同的寬度。）

（本文整理、摘錄自《Excel 最強商業實戰書》，悅知文化出版）