一周進步 清清
還一格格複製貼上？受夠 Excel 的你，懂這個功能反而會超愛它
在上一次的文章中，我向大家介紹了 Word 中的文字剖析，這一次我們來看看，在 Excel 中怎麼玩轉資料剖析。
日常操作中，我們常常需要從別處，複製一段已經寫好的文字資料，再貼到 Excel 表格中。比如打好了一行名字，已經用空格隔開了，但貼到 Excel 時，名字並不會按照間隔分開，而是全部都在一個儲存格內，然後就只好用剪下貼上的笨拙方法將內容分離。
每當遇到這種情況時，我都希望它是一個成熟的 Excel，學會自己把資料放到合適的儲存格裡。後來我發現，雖然它不能自己把資料分隔開，但是微軟為我們提供了幾種整理的方法，讓我們一起來學習一下。
一、資料剖析工具
資料剖析的作用：可以將拆分儲存格的內容，分發到多個相鄰的儲存格的各個組成部分。例如，如果工作表中包含一列的「全名」，您可以將該列拆分為兩個列「名字」和「姓氏」的列。
選中需要進行資料剖析的儲存格後，在「資料」選單中找到「資料工具」，點擊「資料剖析」，就會出現「資料剖析精靈」，在這個窗口中我們可以看到有兩個選項：「分隔符號」和「固定寬度」。
1. 按分隔符號
用分隔字串，如逗號或表格資料分隔每個字段。
操作步驟：
- 選擇包含要拆分的文字儲存格或列。
- 點擊「資料」選項中的「資料剖析」。
- 在「資料剖析精靈」中，選擇「分隔符號」，點擊「下一步」。
- 選擇資料的分隔符號，可在「預覽分欄結果」窗口預覽資料。點擊「下一步」。
- 選擇「欄位的資料格式」或使用 Excel 所選格式。
- 選擇「目標儲存格」，在工作表上顯示資料剖析的位置。點擊「完成」。
2. 按固定寬度
每列文字加空格對齊，設置分列線確定分割的文字間隔。
操作步驟：
- 選擇包含要拆分的文本的儲存格或列。
- 點擊「資料」選項中的「資料剖析」。
- 在「資料剖析精靈」中，選擇「固定寬度」，點擊「下一步」。
- 設置文字寬度，可在「預覽分欄結果」窗口預覽資料。點擊「下一步」。
- 選擇「欄位的資料格式」或使用 Excel 所選格式。
- 選擇「目標儲存格」，在工作表上顯示資料剖析的位置。點擊「完成」。
注意：區域包含要拆分的列，可以包含任意數量的行，但不可以超過一列。必須保留足夠的空列，否則將會顯示是否取代既有數據。
3. 特殊使用方法
當我們遇到一串既沒有分隔符號，又沒有空格分開的資料時，可以將相同的一個字作為分隔點。
下圖以 xxx 是 xxx 訓練營的講師為例，由於講師的名字長度不相同，所以不能按照固定寬度進行分列，此時我們需要將「是」字作為分隔符號，在勾選分隔符號時，可以勾選「其他」並輸入「是」字，便可以將講師名字和對應課程分開。
4. 資料剖析結果的「二次處理」
用上面同樣的方法，資料剖析後得到省和市的名稱，但是剖析之後「省」字就被吞掉了，所以我們需要對結果進行二次處理。這裡用到的是「&」這個連接符號。
在旁邊的空列中輸入「=B2&"省"」，這個操作的意思是：通過連接符號，將 B2 儲存格中的值和「省」字連接起來，特別要注意的是，這裡的引號必須是英文狀態下輸入的。完成連接後，將需要的結果複製，在對應的儲存格中「右鍵 - 貼上為值」，便完成了資料剖析結果的二次處理。
5. 資料剖析結果的「格式處理」
Excel 的儲存格格式默認的是通用格式，如果數字是 0 開頭的一般都顯示不出來，但如果我們需要截取出一段包含 0 開頭的資料串，則需要將剖析資料得到的資料進行格式處理。
在「資料剖析精靈」的第 3 步中，資料剖析格式默認是「通用格式」，我們可以將資料那一列的儲存格格式改為「文字」，這樣以 0 開頭的資料串就都能完整呈現了。
除了可以將截取到的資料，處理成文字格式，還可以通過同樣的操作，處理成日期格式。
二、截取字串函數 ── MID 函數
從文字字串中，指定的起始位置起，返回指定長度的字串。
操作步驟：
- 輸入 =mid，按 Tab 鍵。
- 選取準備從中截取字串的儲存格。
- 輸入準備截取的第一個字串的位置。
- 輸入所要截取的字串長度。
當然，除了 MID 函數，LEFT 和 RIGHT 函數也可以根據指定個數截取取字串，再結合 LEN 和 LENB 函數，便可以用 LENB（） - LEN（） 這樣的公式截取中文字串。
三、自動填入
1. 自動填入
通常情況下，我們都會用自動填滿工具填入。將游標放到選定的儲存格的右下角，會變成十字架圖標，下拉或點擊兩次可自動填入。除了使用自動填滿工具，還可以用「Ctrl + E」快速鍵填入。
因此，當我們要對一組資料長度相同的資料，或者是有規律的資料做資料剖析時，可以將函數和快速自動填入結合起來使用。
2. Excel 2016 快速填入
在 2016 版本中的 Excel 新增了快速填入，在第一行準確輸入需截取的字串，在第二行輸入第一個字符就會自動顯示出快速填入的內容，此時只要按下 Enter 鍵便完成快速填入。
對於不夠有規律的資料，Excel 也可以根據輸入多個資料後找到規律，完成快速填入。
四、寫在最後
在這篇文章中，詳細介紹了「資料剖析」這一功能的使用，包括基礎使用步驟、特殊使用方法以及資料剖析後的資料處理，學會了這些技巧，日後遇到需要做類似的資料處理時，就可以省去許多繁瑣的步驟，輕鬆點幾下就能整理好資料。
以上就是我發現的一些在 Excel 中進行字串截取的操作技巧，資料剖析主要用於資料格式較為相似、有固定的間隔或間隔符的情況；Excel 2016 中的快速填入則是字串截取函數和自動填入的結合。
用好這些技巧，就能丟掉複製貼上的笨拙操作，面對一大串資料都能快速地拆分、整理。
分享完畢，希望對你有幫助。
（本文出自一周進步，作者：清清）
