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討論公事,你習慣用 email、LINE、還是面對面?工作者該懂的「科技使用守則」

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重點摘要
  • 上班族平均一天收到超過 100 封 email,科技使我們的專注力剩不到 1 分鐘。
  • 軟體通知打岔導致工作分心,企業每年為此浪費 1000 萬美元。
  • 太依賴科技會抑制我們把事情搞定的能力,適當運用科技則可以讓它成為我們最棒的盟友。

我們配備了繁雜的裝置和應用程式(編按 Skype、LINE、Facebook、電子郵件、簡訊等等),表面上使我們覺得更有成效,並且像是專業的多工人士。然而在背後,這些裝置卻干擾著我們,枯竭我們的生產力,並把創意從我們的心智中啃食得一乾二淨。

社交軟體、電子郵件,是幫助我們、還是害了我們?

上班族平均一天收到超過 100 封 email

如今文字訊息和電子郵件正與人性連結相互爭奪我們的時間,並由科技大獲全勝。有多項研究顯示,普通的上班族每天所收到的電子郵件超過了 100 封。我們老是抱怨受到電話和不時有人造訪辦公室所干擾,但比起透過裝置所收到為數荒謬的訊息,這些都不算什麼。我們所收到的訊息愈多,瀏覽和回覆起來就愈久。不幸的是,一天還是只有 24 小時。我們唯一可以管控的事就是,時間要怎麼用。

2014 年後,科技使我們的專注力維持不到 1 分鐘

加州大學爾灣分校的教授葛洛莉亞.馬克(Gloria Mark)說,這些通知正損害我們專注在個人任務上的能力。從 2004 年以來,她就以碼錶追蹤員工,並為他們的行動計時。在研究的初期,她發現他們的關注度每三分鐘就會轉移。到 2012 年時,它是一分鐘出頭,而到 2014 年時,則是一分鐘不到。 裝置創造出來本是為了服務我們,我們卻成了它的奴隸,而且這使得我們對職場內外的重要事項失焦。

因軟體通知打岔,企業每年浪費 1000 萬美元

即使這些工具使人容易去管理行事曆,追蹤任務,並快速發送訊息給同僚,但我們也被通知疲勞轟炸到對時間失去了掌握,導致一天很快就結束了。坦承在工作日期間受到干擾的員工幾近百分之百,而這些打岔有將近 6 成都牽涉到某種通訊裝置。這些打岔全部加起來,每年平均要花掉公司超過 1000 萬美元,或是每位員工一萬美元出頭。靠著排除干擾和一次對一件任務保持聚焦,我們在工作上就能更沒壓力、更有成效與更快樂。

面對面溝通的效果,遠勝 email?

身為領導人,你應該鼓勵員工多花時間親自去互動,而少花時間靠科技來溝通。研究人員瑪迪.羅甘尼查德(Mahdi Roghanizad)和凡妮莎.博恩斯(Vanessa Bohns)要求45五位參與者各請10位陌生人來完成調查。 各參與者都必須用一貫的腳本來提出同樣的請求,但有一半是透過電子郵件來做,另一半則是面對面來做。在開始提出請求前,參與者必須預測有多少陌生人會同意來做完調查。兩組都估計,洽詢的十人當中約有半數會同意來做調查。結果大家都錯了。那到頭來是如何呢?以面對面請求來讓人填寫調查的成功率是電子郵件請求的34倍。

電子郵件是我們在工作上最常見的溝通方式,但在許多情況下,它也最適得其反,而且對於會帶來更大生產力的面對面互動,它往往會造成阻礙。「電子郵件是生產力的頭號敵人。」學樂的科技副總監史黛芬妮.畢克斯勒說。「人們太過依賴電子郵件來當成解決問題的手段,而不是藉此獲得解方,而且它會混淆責任。」

在我們公司的研究中,有過半的員工說,較多的現場交談會使所收到的電子郵件數減少。 而在維珍脈動的研究中,則有將近三分之一說,與同事共度較多的碰面時間會使自己更有成效。「『透過』電子郵件會使很多敘事脈絡流失掉。」安聯(Allianz)的加拿大安聯企業及特殊風險(AGCS)執行長兼首席經紀人烏里西.卡多(Ulrich Kadow)說。「要化解衝突,拿起電話或親自跟同僚談話常是最好與最快的方式。」

彪馬(Puma)的女裝商品經理凱蒂.瓦尚(Katie Vachon)對此表示認同。「我們可以坐在同一個辦公室裡,從各自的桌上寄發電子郵件,就是不走過去對人說話。」她說。「這會導致電子郵件寄得更多,並造成混亂。」所以不要用電子郵件往返,然後祈禱你試著要傳達的想法真的會被人收到並產生所要的效果,而要親自見面,並花幾分鐘來解釋你想要什麼和它為什麼重要。

經理人必須以更少的資源來完成更大的目標,然而壓力卻更大。貝恩策略顧問(Bain &Company)的研究估計,通常經理人在為期 47 小時的週工時裡,不受打岔的時間不到 7 小時。 有整整 21 小時的時間是在開會,另外 11 小時則是在管理電子郵件。經理人沒有時間來搞定本身的工作,更不用說是創意思考了。

大約在 30 年前,普通的經理人一年會收到 1000 張有未接來電的紙條。等到語音信箱變得風行,那位經理人一年或許就必須聽取約 4000 則留言。但如今我們面對的是一年約 3萬則通訊,因為我們有各式各樣的方式可以收取(即時通訊、Skype、FaceTime、電子郵件、簡訊、語音信箱等等),並依賴為數眾多的裝置。

「科技可以是強大的干擾,把經理人的心力從人員身上帶開並轉到螢幕上。」Yelp 的在地銷售資深副總裁保羅.萊奇(Paul Reich)說。「第一線的經理人尤其容易一連數小時盯在螢幕前,卻把親自與人員互動的實際工作擺在一邊。我們試著教導經理人,不會有電腦強過你的心智,不會有聽取裝置和擴音器好過你的耳朵和嘴巴,所以要把那台筆電蓋上,開始在現實生活中觀察和評論。」

怎麼讓科技、軟體,成為生產力的盟友?

太過依賴科技會抑制我們互相連結和把事情搞定的能力。若適當運用科技則可以讓它成為我們最棒的盟友。我發現用科技來把我們聚在一起的關鍵方法有好幾種,使我們能以最快、最有效率的方式把工作搞定。在許多情況下,科技可用來增加團隊成員間的碰面時間。

  1. 用會議室預約系統來把時間和地點定下來,好讓團隊談論重要的案子,或是促進一對一的更新會議。
  2. 用行事曆應用程式來排定會面,並讓掌握相同狀況的每個人在約定時間到單一地方見面。
  3. 用搜索引擎來快速回答基本問題。這將為你和團隊省掉對它冗長、不必要的討論。
  4. 在休假或出差時使用自動回覆「不在辦公室」的電子郵件,使你不在時也不必待命回覆每封電子郵件。

  5. 用行事曆來為健身、用餐、休息、一對一會面和現有的案子空出時間。

  6. 把協作應用程式當成虛擬的「茶水間」,快速而有效率地為你正在做的案子產出想法,或得到如何加以改善的反饋。
  7. 用共有行事曆來掌握員工何時在辦公室、差旅、休假或忙碌,使你找到最佳的方式來跟他們溝通和排定會面。
  8. 用專案管理工具來掌握團隊的里程碑和目標,以保持在對的軌道上。要是不靠科技,它常常會變得無從管理。
  9. 用視訊會議來連結遠距員工,使他們得以看到彼此,即使並未與團隊的其他人實地共處。
  10. 用待辦清單或簡單的表單來掌握你需要做什麼,以及需要在什麼時候做好。

有很多人所碰到的問題在於,相信科技有助於使我們更有成效,便加以過度使用和濫用。舉例來說,發簡訊給團隊來約開會完全是合情合理,但假如在開會期間繼續發簡訊給面前在座的人,那你真的需要停手了。

(本文出自《低歸屬感世代》,時報出版。)

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