當台灣新冠肺炎疫情大爆發，我發現還有一個有趣的現象，朋友群讀 Line、回 Line 的速度，好像都比過去更快。這或許是因為，大家在家上班，無時無刻都坐在電腦前。
為什麼要寫工作日誌？
這讓我想起多年前，我在上班的一段小故事。記得有一次，我們的單位要盤點人力，主管因此想知道每個人做了哪些事、這些事花了多少工時。於是，主管要求我們每個人製作工作日誌，每天都要做，以小時為單位記錄工作內容。假設你今天上班 8 小時，8 小時做了哪些事，都要記錄下來。不用寫得很細，但至少清楚記下工作事項內容。另外，工作日誌也要特別區分「專案工作項目」或是「例行工作項目」。
這樣的工作日誌，當時讓我覺得很不舒服，怎麼說呢？一來，每天工作都很忙，還要撥出時間寫日誌；再者，這似乎也意味著主管對我們不信任，所以要我們寫工作日誌，主管才會放心。
工作日誌可以檢討的事
大概寫了兩個禮拜後，部門主管就與我們一起討論每個人的工作日誌，討論的問題分別為：
- 你做這項工作花了幾個小時？可以描述一下工作內容嗎？有沒有可改善空間？
- 這項工作價值高不高？如果價值不高，是否就不要做？還是可以移轉給誰來做？
- 有些簡單工作項目，花費的時間理應不長。若這些項目花費時間特別長，這時就要討論：為什麼花了這麼多時間？真正原因是什麼？是否需要協助？
- 若是例行性的工作，要思考如何減少工作時間。若是專案工作，縮短工時就不太可行，這時就要思考如何投入更多資源，協助達成專案目標。
經過這一番討論就會發現，有些工作真的值得改善，而有些原是員工默默在做的工作，也會藉此被主管知道，經討論後，或許就可以把這個工作取消或拿掉，把心力聚焦在更有價值的事項上。
當時這段經歷，雖然可能也有不信任的氛圍在裡面，但最後呈現出來的，其實都是在協助大家如何提升工作效率？如何把時間花在刀口上？如何處理沒有價值的工作，好把時間花在更有價值的事情上。
回到疫情下的遠距辦公，如果之前主管對員工的工作產出沒什麼信心，那在開始遠距後，主管跟員工之間的不信任感就會更擴大。
工作日誌是管理工具
遠距辦公，不只是辦公空間改變，工作思維也要調整。不論是管理者或一般員工，都要調整思維。寫工作日誌的真正目的，不該是為了監督或控管員工有沒有偷懶，而是透過工作日誌了解大家在工作上有否遇到問題，然後一起改善，讓所有同仁，一起朝著組織的目標邁進。只是在運用工作日誌的同時，也要考慮同仁的感受與工作負荷。
那麼，要如何取得其間平衡呢？我分享 3 個技巧，提供主管和員工們思考：
- 以小時為單位寫工作日誌，區分例行工作與專案性質工作。為了避免增加同仁寫工作日誌的負擔，建議寫出彼此清楚的工作事項即可。
- 剛開始寫工作日誌，建議每天寫一次。等主管與同仁之間累積更多信任之後，再改成兩天一次、一週一次，漸次調降頻率。
- 若不寫工作日誌，就要讓主管知道每天工作產出。產出較少的同仁也要主動跟主管報告：是什麼樣的因素，讓當天產出減少。日常溝通可以強化員工和主管之間信任。
填寫工作日誌，可能會讓大家產生負面想法：是不是主管不信任我？擔心我上班時間都在處理私事？還是覺得我的工作產出不如預期？所以想用工作日誌監控我。
換一個角度想，工作日誌可以幫助我們檢視自己的工作效率。寫工作日誌，類似記錄金流進出。很多人說，工作一陣子都沒存到錢，錢不知道花去哪了，因此每天記錄金流進出，一陣子之後，就會發現原來錢都花在買衣服、買配件……如果要省錢，就要控制少揮霍。而如果沒有這樣的紀錄，就很難知道金流去向。寫工作日誌的思考方向，就跟每天記錄金流進出的思考方向一樣。
以這個角度來說，寫工作日誌，對自己、對主管、對組織其實都是有幫助的。彈性填寫工作日誌，也有助個人檢視工作狀況，透過書寫工作日誌來反思與沉澱，也是一件很棒的事。
（本文出自《思維的良率》，商業周刊出版）
