擔心「薪水小偷」?要求員工寫工作日誌,是個管理好辦法嗎?

擔心「薪水小偷」?要求員工寫工作日誌,是個管理好辦法嗎?

經理人 Managertoday
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主管想知道遠距辦公後每個人做了哪些事,要求員工寫工作日誌,每天都要以小時為單位紀錄,員工只覺得不被信任。這對管理有幫助嗎?
當台灣新冠肺炎疫情大爆發,我發現還有一個有趣的現象,朋友群讀 Line、回 Line 的速度,好像都比過去更快。這或許是因為,大家在家上班,無時無刻都坐在電腦前。 為什麼要寫工作日誌? 這讓我想起多年前,我在上班的一段小故事。記得有一次,我們的單位要盤點人力,主管因此想知道每個人做了哪些事、這些事花了多少工時。於是,主管要求我們每個人製作工作日誌,每天都要做,以小時為單位記錄工作內容。假設你今天上班 8 小時,8 小時做了哪些事,都要記錄下來。不用寫得很細,但至少清楚記下工作事項內容。另外,工作日誌也要特別區分「專案工作項目」或是「例行工作項目」。 這樣的工作日誌,當時讓我覺得很不舒服,怎麼說呢?一來,每天工作都很忙,還要撥出時間寫日誌;再者,這似乎也意味著主管對我們不信任,所以要我們寫工作日誌,主管才會放心。 工作日誌可以檢討的事 大概寫了兩個禮拜後,部門主管就與我們一起討論每個人的工作日誌,討論的問題分別為:   1. 你做這項工作花了幾個小時?可以描述一下工作內容嗎?有沒有可改善空間? 2. 這項工作價值高不高?如果價值不高,是否就不要做?還是可以移轉給誰來做? 3. 有些簡單工作項目,花費的時間理應不長。若這些項目花費時間特別長,這時就要討論:為什麼花了這麼多時間?真正原因是什麼?是否需要協助? 4. 若是例行性的工作,要思考如何減少工作時間。若是專案工作,縮短工時就不太可行,這時就要思考如何投入更多資源,協助達成專案目標。   經過這一番討論就會發現,有些工作真的值得改善,而有些原是員工默默在做的工作,也會藉此被主管知道,經討論後,或許就可以把這個工作取消或拿掉,把心力聚焦在更有價值的事項上。 當時這段經歷,雖然可能也有不信任的氛圍在裡面,但最後呈現出來的,其實都是在協助大家如何提升工作效率?如何把時間花在刀口上?如何處理沒有價值的工作,好把時間花在更有價值的事情上。 回到疫情下的遠距辦公,如果之前主管對員工的工作產出沒什麼信心,那在開始遠距後,主管跟員工之間的不信任感就會更擴大。 工作日誌是管理工具 遠距辦公,不只是辦公空間改變,工作思維也要調整。不論是管理者或一般員工,都要調整思維。寫工作日誌的真正目的,不該是為了監督或控管員工有沒有偷懶,而是透過工作日誌了解大家在工作上有否遇到問題,然後一起改善,讓所有同仁,一起朝著組織的目標邁進。只是在運用工作日誌的同時,也要考慮同仁的感受與工作負荷。 那麼,要如何取得其間平衡呢?我分享 3 個技巧,提供主管和員工們思考:   1. 以小時為單位寫工作日誌,區分例行工作與專案性質工作。為了避免增加同仁寫工作日誌的負擔,建議寫出彼此清楚的工作事項即可。 2. 剛開始寫工作日誌,建議每天寫一次。等主管與同仁之間累積更多信任之後,再改成兩天一次、一週一次,漸次調降頻率。 3. 若不寫工作日誌,就要讓主管知道每天工作產出。產出較少的同仁也要主動跟主管報告:是什麼樣的因素,讓當天產出減少。日常溝通可以強化員工和主管之間信任。   填寫工作日誌,可能會讓大家產生負面想法:是不是主管不信任我?擔心我上班時間都在處理私事?還是覺得我的工作產出不如預期?所以想用工作日誌監控我。 換一個角度想,工作日誌可以幫助我們檢視自己的工作效率。寫工作日誌,類似記錄金流進出。很多人說,工作一陣子都沒存到錢,錢不知道花去哪了,因此每天記錄金流進出,一陣子之後,就會發現原來錢都花在買衣服、買配件……如果要省錢,就要控制少揮霍。而如果沒有這樣的紀錄,就很難知道金流去向。寫工作日誌的思考方向,就跟每天記錄金流進出的思考方向一樣。 以這個角度來說,寫工作日誌,對自己、對主管、對組織其實都是有幫助的。彈性填寫工作日誌,也有助個人檢視工作狀況,透過書寫工作日誌來反思與沉澱,也是一件很棒的事。 (本文出自《思維的良率》,商業周刊出版)