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不再找不到東西的整理術:我用 Evernote 收納這些生活雜物

2019-11-20 23:10:09
Managertoday
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當從 Evernote 六七年前的單機版一路用到現在的雲端、行動服務,這樣一個筆記軟體對我來說其實已經不只是筆記,我是真的把它當作生活裡的第二大腦來使用。 「第二大腦」專門用來處理、儲存那

當從 Evernote 六七年前的單機版一路用到現在的雲端、行動服務,這樣一個筆記軟體對我來說其實已經不只是筆記,我是真的把它當作生活裡的第二大腦來使用。

「第二大腦」專門用來處理、儲存那些瑣碎、零散、我的第一大腦記不住的事情。而且更重要的不只是記住,還要能夠在我需要的時候,透過第二大腦幫我回想起來那些生活雜務。

Evernote 對我來說幾乎可以拿來整理工作、生活上的所有東西,並且讓我的生活更有規律。我本來不是一個善於整理生活中凌亂事物的人,所以我常常搞丟東西、會買到重複的書、有些票券過期了還沒使用,但是利用 Evernote 來整理後,這些問題確實獲得了很大程度的改進,讓我總是「找得回」已經遺忘的事物。

另外更重要的是,利用 Evernote 來整理生活,可以更容易「累積」一些好的、有用的東西,累積久了,就可以善加利用,然後就會發現自己好像更懂得過生活,也過得更有品質了。這一點也可以用在旅行上:

可以利用「哪些 Evernote 功能」進行「實體物品」的收納?

1. 拍照筆記:怎麼節省每月筆記上傳流量?

Evernote 畢竟是一個數位工具,怎麼樣都不可能真的把「實體物品」收納進去,但是 Evernote 可以拍照筆記,光是拍照這一點,就足以在很多時候擔負「收納」的作用,這邊就讓我透過下面的實際案例做分享。

可是拍照筆記就衍伸一個問題,很多朋友都是使用「免費版」 Evernote,每個月只有 60 MB 的新筆記上傳量,有沒有辦法在這個限制內還是自在的使用拍照收納整理呢?

這時候如果是 Android 手機就非常簡單,在 Evernote Android 版的拍照筆記中,可以選擇「照片解析度大小」,如果是「 2M 像素」,拍出來的一般照片大概在 700~ 800 KB 左右;如果是「 1.3M 像素」,拍出來的一般照片大概 500 KB,而且對於照片筆記的需求來說「足夠了」!

500KB 的意思就是每個月免費版也能新增超過 100 張照片筆記。

 

2. 地點定位:

Evernote 行動版在新增筆記的當下,會自動紀錄建立筆記的「時間」與「位置」,尤其是定位資料,可以讓以後要「找出東西」時,發揮很大的效率,這也留待下面實際的案例來證明。

3. 掃描紙本的頁面相機:

另外在 Evernote App 的拍照筆記功能中,無論 Android 或 iOS 版都內建了「頁面相機」,透過頁面相機去「掃描」紙本資料,可以獲得最好的效果。Evernote 頁面相機會幫我們自動把照片調亮讓文字更清楚、會自動拉正紙本、會自動裁切邊緣,非常適合用來儲存紙本類型的資料。

不過也要提醒大家,頁面相機因為讓照片經過特殊處理,所以儲存後照片的體積其實相對較大喔!(不過不會大太多。)

 

4. 搜尋照片中的「中文」、「英文」文字

因為 Evernote 可以索引照片上的中文、英文印刷體文字(並且支援英文手寫搜尋),並且讓我以後透過「搜尋關鍵字」來找出有該關鍵字內容的照片。
這個功能可以引發很多我們利用 Evernote 來收納文件、票券的想像。因為一旦用拍照筆記收納這些紙上資料後,我們還可以確保以後需要時,只要搜尋關鍵字就能找出來!

更多值得善用的 Evernote 技巧可以參考:活用 Evernote ,你應該學會的 10 個特殊操作技巧教學


 

5. 建立「有效期限」的物品提醒

有些物品不只要收納,而且收納後還要在「期限前」記得拿出來用。在以前的收納方法中,很多時候是東西收起來,然後忘記拿出來使用,結果下次拿出來時就過期了,例如「護照」。

因為現在的 Evernote 可以幫筆記加上時間提醒,這樣當利用 Evernote 收納物品後,就能輕鬆建立提醒時間,以防這個物品的有效期限過期。

參考:Evernote 活用「提醒事項」教學,解決七大時間管理問題

生活中我利用 Evernote 「重新整理」的雜物

一、管理買過、讀過的書

前面分享了收納過程會用到的功能後,接下來就以我真實的使用例子,分享如何用 Evernote 管理生活雜物的心法。首先是書籍的管理,當我買了一本書之後,我會做幾件事情:

  • 拍下書的封面變成一則 Evernote 筆記。

  • 閱讀過程覺得很棒的那一頁也拍下來。

  • 延伸的心得用打字寫在同一則筆記裡。

  • 註記這本書放在哪個書櫃或箱子裡。

  • 如果借出,在同一則筆記註記借給誰。

    這只是很單純的讀書心得筆記,但這樣做已經帶來很多整理收納的效果:

  • 1.要買一本似曾相似的書之前,搜尋 Evernote 就知道我是否買過同一本書。

  • 2.用 Evernote 幫我記得這本書放在哪裡?借給誰?

  • 3.讀書心得、重要內容「隨身攜帶」,隨時可以重讀。

  • 4.可以清楚看到哪些書還沒讀,提醒自己制訂讀書計畫。

  • 5.跟圖書館、朋友借的書,也能「永遠」擁有。

    如果你有「收藏」任何東西的需求,都可以利用這樣的模式進行收納整理。「書籍」是我覺得最適合的,因為還可以留下心得,某個程度甚至是把自己擁有的所有書籍重點都帶在身上可以隨時使用。

    另外我也看過朋友利用這樣的模式來收納自己收藏的模型,或是管理自己買過的衣服等等。


二、提醒即將使用的票券

像是預先購買的一些表演票券,或是訂票先取的火車高鐵票,一拿到的當下我也拍照存入 Evernote 筆記中。

這樣做的用意有兩個,第一個就是我要「記得這件任務」,必須在某個時間去哪裡看表演或搭車,這時候我利用 Evernote 的拍照筆記建立這個任務,加上時間提醒,以免我忘記,並且看到任務時,所有需要的資料都在照片中了。

第二個用意是我自己其實常常搞丟東西,通常都是忘記自己收到哪裡,尤其是票券這種小東西更容易「記憶模糊」,這時候,我會在這則照片筆記上打字加上「自己放到哪裡」。

最有趣的是,有一次我需要車票報帳,但是車票放在口袋裡在洗衣服的時候爛掉了,還好我一開始就有拍照紀錄的習慣,而筆記裡這張車票照片其實就可以報帳。

三.每款咖啡豆的沖泡經驗

我自己平日有個嗜好就是練習手沖咖啡,這個過程中有一個關鍵就是每一次使用的「咖啡豆」的經驗。買了某個咖啡豆後,在實際沖泡過程中去了解這款豆子應該有的研磨粗細、沖泡的細微差別,還有這款豆子的味道等等,這些都需要筆記下來。

而我的方法就是利用 Evernote 筆記來「收納」我沖泡過的所有咖啡豆心得,每一款豆子都是一則筆記,以後可以用來:

  • 推薦別人好喝的咖啡豆,或是自己知道可以重複購買哪一款。

  • 再次拿到同樣的豆子,記得之前沖泡的經驗與技巧。

四、收集與提醒折扣券、集點卡

生活消費中常常會拿到很多折扣券、集點卡,但因為之前沒有很好的管理方法,所以懶惰心態作祟下,我通常都是亂丟,然後大多不會真的使用。

但是後來我的朋友建議我把這些折扣集點全部拍照收集起來,並且設定時間提醒。這樣一來就可以好好善用這些折扣集點卡來消費,也會記得在期限前去使用某些折扣了。

五、懶人最適合的名片整理

我之前在整理名片時常常遇到一個麻煩,就是我沒有辦法很勤勞的進行紙本名片的收納、分類與管理,常常就是紙本名片推在桌面一疊,也不知道怎麼使用,需要某個人的名片時也找不到(或是花很多時間找到)。

後來我就改成用 Evernote 收納名片,方法非常簡單,就是「拿到名片的當下」找個時間,「拍下所有名片」,然後就可以把紙本名片丟掉了,捨棄紙本名片,就再也不需要花費時間與金錢整 理。在 Evernote 裡,我開了一個「名片盒」資料夾,專門儲存所有名片,不需要任何其他子分類,所有名片拍照後全部丟進來就對了,但是需要時:

  • 我可以搜尋關鍵字找到名片,因為可以搜尋照片裡的印刷體中文。

  • 我可以知道自己在哪裡遇見這個人,因為筆記裡有定位資訊。

  • 我可以知道自己哪個時間點第一次遇見他。

    在筆記裡,我還可以隨意添加任何註解,例如把和某個人的合作過程也寫進筆記中,就完成了一個簡單、輕鬆,但是有用的人際資料庫管理。

參考:丟掉名片夾? 如何用懶惰輕鬆的無紙化方法整理名片

六、那些不可以搞丟,但是又很難收納的單據

生活中瑣碎的紙本文件常常有一個麻煩:這些東西不可以搞丟,因為以後查資料時可能需要,但是又很零散,不知道怎麼分類收納好?

例如那些重大金額交易的單據、某些產品的保證書、我申請某個保險時填寫的資料等等,有時候這些文件還不一定可以留存在自己手中。無論如何,最好的方法就是拍照存證,我會利用 Evernote 拍照筆記把這些難以管理的單據存下來。

因為使用的目的是「以後要查詢資料」,所以存入 Evernote 後,就能方便以後的查詢(一樣的,不需要很麻煩的在 Evernote 中分類,而可以用關鍵字搜尋或時間軸搜尋,找回這張單據)。

七、東西存放的位置在哪裡?

家裡有些特定的倉庫、抽屜、箱子,會那來收納那些很久才會用一次的物品。可是問題就是使用頻率太低的,隔了很久之後想要使用某個物品,但根本忘記收納到哪裡?

如果有這些無法「一眼看穿」的收納處,那個在收納時,我會把收納處拍照下來,順便把收納了哪些物品寫在筆記上,這樣以後不管是找收納處,或是找出哪個物品,都可以很快的搜尋得到。

八、在哪裡買過最便宜的價格?

生活中總是會採買很多東西,有些消耗品可能還會需要重複買,有些東西則想要貨比三家。這時候,怎麼記住某種東西要去哪裡買最便宜?怎麼比價最有效率?

我會把某一次買到或看到便宜價格的商品拍照下來,可以直接在賣場把價格牌子、產品樣子都拍下來,這樣就幾乎不用寫字,筆記就完成了。以後要買同一個東西時,就可以比價看看是不是有更便宜?

而且因為每則 Evernote 筆記都有「定位資料」,所以只要找到最便宜的那則商品筆記,直接看定位紀錄,就知道當初是在哪裡買到或看到了,根本不用自己手記。

九、覺得以後會用、有用的東西

有時候在逛街時,看到某個東西「好像以後會有用」,這時候我也習慣把它「拍照筆記下來」,並且註明一下用途。或許下一次生活中遇到需要這個物品時,我就可以很快的找到解決問題的方法,當然還有購買的地方。


另外一種情況是:用過某個東西之後,真的覺得好用。我也會把這個東西拍照下來,以後記得遇到同樣問題時,可以去買這個產品。

十、收納隨手寫下來的便利貼

我平常還是會攜帶紙本,但我也清楚的知道,那些寫下來的便利貼、寫在講義上的心得,我一定無法有效的整理好,甚至這些紙本最後一定會遺失、丟棄。

所以我現在的方法就是隨手把寫下來的紙條、紙張,拍照存入 Evernote。即使向下圖那樣沒有拍好,其實我也不在意,因為重點是看得懂,需要的時候找得到,這樣最重要。

  • 十一、收納行動中需要的紙本資料

    最後,我也會把旅行中、出差中需要的紙本資料,拍照轉存到 Evernote 筆記裡,因為即使是行動中馬上就要使用,但在數位裝置上使用,其實還能帶來很多額外的便利性:

  • 可以搜尋很快找出來。

  • 可以在紙上隨意編輯塗改,但不留痕跡。

參考:紙本備份、數位行動: Skitch App 重整旅途凌亂紙資料

Skitch app-01 Skitch app-02
 

小結:如何整理?不用整理

把那麼多生活中的物品收納到 Evernote 裡後,難道不是一樣零散嗎?是的,我不會用太複雜的分類來整理這些資料,因為我不用擔心分類不好而找不到:

  • 我可以搜尋關鍵字,來找出筆記或照片中的內容。

  • 我可以搜尋時間點,找出某段時間的收納筆記。

  • 我可以查看地圖,找出某個地點的收納筆記。

    最好的整理就是最少的整理」,利用 Evernote 「數位收納」後,其實可以省去很多整理的功夫,也省去很多翻找的時間,建立「實體物品」與「我的需求」之間更緊密的連結,例如護照筆記提醒我兩年後要記得辦新護照,並且告訴我護照放哪裡。

    如果你也有生活中雜物收納的困擾,或許可以試試看用 Evernote 的第二大腦來管理,也想想看還有什麼創意應用的方法。

    本文獲「電腦玩物」授權轉載,原文在此

    圖片來源 / Leif(Bryne) via Flickr, CC Licensed