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實習就是廉價勞工?你應該要這樣發揮自己的價值

2019-11-17 19:55:46
Managertoday
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台灣直到近幾年才開始採納實習生制度,而實習生制度在歐美早已行之有年。歐美實習生在文化背景和社會風氣的因素下,大多數較為自信,準備充實,對於職場禮儀也有初步的了解。 在僧多粥少的情況下,要擠

台灣直到近幾年才開始採納實習生制度,而實習生制度在歐美早已行之有年。歐美實習生在文化背景和社會風氣的因素下,大多數較為自信,準備充實,對於職場禮儀也有初步的了解。

在僧多粥少的情況下,要擠進實習生名額已經不簡單,台灣實習生處在先天起跑點已經不平等的跨國競爭當中,要如何才能脫穎而出,得到雇主的青睞,留在公司裡安心築巢呢?除了自身的實習經驗外,也在後來的工作中帶了好幾屆實習生,以下我想介紹幾項我認為能夠讓你不被公司當作是廉價勞工,而是真正人才的幾個特質:

via tpsdave

實習生的六大準則

1. 不要默默地聽命行事,主管也需要妳的意見

五千年的中華文化講究倫理,講究長幼有序,於是順從成為一種尊敬的表現。囝仔人有耳無嘴,小小實習生只要完成被交辦的事項就行了,有什麼資格妄下議論呢?

然而事實是,上司不一定永遠是對的

充份了解主管交代下來的目標以及個別任務之後,如果對於交辦的事項有疑慮,或者認為有更好的處理方法的時候,請把溫良恭儉讓放到一邊,勇敢表達自己的看法或建議。

尤其外商公司風氣一般都十分開放,大多數公司都有所謂的「門戶開放政策(Open Door Policy)」,主管的門隨時敞開,鼓勵員工跟主管交流討論。台灣實習生很多時候出於尊重長官、害羞或是自覺英文能力不夠好等心理,習慣性地只是默默執行上頭的指令,就像課堂上老師說會考的就一個勁兒抄下來死背。然而職場到底不是課堂,即使是主管也沒有標準答案,很多時候主管其實依賴團隊的討論與建議作決定。團隊中真正有價值的成員能夠貢獻有建設性的意見,也是實習生表現自己的最佳舞台。不要害怕與主管持相反意見。反面的意見有時候才是真正能激發團隊更全面溝通討論的契機。

不過有一點要謹記:脫離階級心態,不是鼓勵實習生刻意挑戰權威,而是一種提醒

在任何時候,都不應該盲從
在適當的時候表達意見,才是為自己加分。

2. 不卑不亢的態度,才有好的學習效果

台灣實習生普遍較為缺乏自信,歐美實習生則傾向於自信過剩。自信不足的情況下很容易流於唯唯諾諾,也不敢表達自己的意見,給主管的印象當然就薄弱了。結果是當主管有重要任務交代時並不會第一個想到這類型的人,白白錯失了表現的好機會。

反過來說,有自信當然是好事,但自信與高傲很多時候只有一線之隔。有些正在攻讀 MBA 的實習生之前可能已經有多年的工作經驗,甚至曾經是小主管或經理級人物。再度進入公司從食物鏈最底層的實習生做起,沒有個人辦公室跟旋轉真皮座椅,也沒有下屬可以呼來喚去,還可能要聽命於一些比自己年紀更輕的基層員工。這種時候,學會如何把心態歸零也就格外重要。如果老是自忖「我懂得比你們多」,註定是要吃虧的。

3. 發揮每一項工作價值,你會有出人意表的表現

當我還是實習生的時候,有一次奉命辦一件大家最討厭的雜事:列印跟裝訂。內容是一份要呈給客戶的案件最終分析簡報。過程中我無意間發現同一個表格在前後兩頁的內容項目排列稍有不同。出於好奇心,我把印好的簡報交給主管時隨口問了一下,沒想到這一問導致整個評估模型幾乎重做 ── 兩個項目錯置導致參數錯誤,就這樣形成蝴蝶效應。這樣的例子不勝枚舉,包括幫 CEO 傳真簽好的合約時注意到前後不一致的條文或是錯漏字;有一次甚至發現同事連客戶的名字都打錯了。

舉這個例子是想告訴所有的實習生,即使是再無聊的工作也有它的價值

via Unsplash

在最繁瑣無聊的影印、裝訂或傳真過程中,你的機會是可以多看一份平時看不到的文件,或多學一次合約應該怎麼寫。用同樣慎重的態度看待每一項工作是最基本的工作道德。對於細節的注重更是無價 ── 想想如果有一天你發現公司的合約金額多打了一個零,因此挽救了公司必須多付幾千萬的危機,除了年度最有價值員工的寶座非你莫屬之外,一份全職工作輕鬆落袋自然不在話下。

4. 預留炸彈拆除時間,不要等到最後一刻

最簡單的道理:期待越高,失望也就越深

隨時向主管報告你的工作進度,為主管設定期望值,讓他知道什麼時候可以看到成果;如果可能會有延遲,也要儘早幫主管做好心理建設。適時引導主管的期望,才能避免辛苦工作的成果被貼上效率不彰的標籤。這情況就像是設定定時炸彈的爆發時間。如果你總是能夠為自己預留足夠的拆彈時間,在設定的爆發時間之前拆除炸彈,就不需要擔心期限一到會被炸得灰頭土臉。

另外,如果手邊工作已經很多,更要小心設定任務完成的期待值。了解工作的優先順序在這種時候格外重要。可以婉轉的請問主管「好的,您交代的 D 專案我一定盡力。我手上目前有 A、B、C 三個專案要完成,您的 D 專案兩星期後再交給您可以嗎?」如果可以,那麼你應該已經為自己設定了足夠的時間完成新交待的任務,避免落到不吃不睡只為趕進度的狀況;如果不行,也請主管告訴你工作的優先順序(例如先完成 D 再回頭做 C 專案),如此你也可以立刻對 C 專案的主管報告工作進度必須延遲。當然接下來就可能是 C 專案與 D 專案兩個主管之間的優先順序爭奪戰,這種時候小小的實習生當然是盡量裝無辜在一旁啃瓜子看好戲。

5. 善用實習生特權,勇敢問問題

每當講解完交待的任務,問實習生有沒有問題的時候,很多主管最怕聽到的回答就是:沒有問題。

這一定是在開玩笑了。想像一下,一個菜鳥實習生才剛進公司沒幾天,被交待要仔細讀完厚達一百多頁的英文文件(尤其英文可能又不是母語),標出該注意的地方,還要開始著手草擬對應的文件。你絕對會有一百萬個問題。

這種時候,請勇敢問問題。

主管們寧願聽完一百萬個問題(呃,好吧,如果只有十個那會更好),確定實習生完全清楚了解該作的事情,也不願意他白白花了好幾天苦心鑽研默默低頭研究,結果出來一個相差十萬八千里的成品。主管或許會嘉許實習生企圖獨立解決問題的努力,然而當截止日期迫在眼前,而實習生卻花了好幾天交出一個毫無幫助的成果時,「獨立解決問題」的小小光環有九成九會被怒火淹沒。

台灣實習生比起歐美實習生來說一般比較不擅於表達。語言當然是一個因素,而我們的文化讚許埋頭苦幹也是一個原因。但是到頭來,請記住,大多數有實習生制度的公司都了解實習生是來學習的。既然是學習,請愛用學習的特權,舉手發問

然而讓我們回到現實。我們不可能真的問一百萬個問題。那麼要怎麼從這一百萬個問題之中去蕪存菁,挑出最重要的十個問題呢?什麼是該問的問題,什麼又是不需要問的問題?

6. 問對好問題,表現你的獨立思考能力

via Pixoman

這其實是最大的陷阱題。因為問問題這件事情本身就是一個考驗:它挑戰的是你的判斷力。能問的問題有限,主管的時間(以及耐性)也有限,那麼該如何運用有限的資源,問對問題,得到賴以作決定的足夠關鍵資訊?

實習生問問題的時候,在外商公司很容易聽到這樣的回答:請你自己判斷(Use your judgment)。

必須承認,如果聽到這個回答,有些時候是主管在委婉的告訴實習生:你問了笨問題。這個回答的意義也在於,如果連這樣簡單或枝微末節的事情都無法決定,而必須事事依賴主管的叮嚀,那表示這個人缺乏獨立思考判斷的能力。這是最大的致命傷。這樣的人提不出自己的看法,無法和團隊進行有建設性的討論,依賴別人代為做決定,也容易盲從。這樣的實習生很容易提前出局。

這好比是真人實境節目Amazing Race。主管只會告訴你在指定內時間抵達特定地點。至於該走高速公路或是鑽巷弄、先往東或是先向西、搭火箭或是挖地道,完全取決於你的判斷力。如果連該走哪條路、在哪裡拐彎都要問得一清二楚,世界上恐怕沒幾個主管有當褓姆的耐性。

用正確的姿態起飛

從正式員工的角度來看,實習生像極了一群又一群的候鳥,逐月逐季遞換。至於如何從四處漂泊的候鳥躋身留鳥的行列那就得各憑本事,端看各人如何在短短的幾個月期間在主管與同事心中成功留下深刻印象,你或許會問,這麼多要求怎麼可能在幾個月內做到?現實是,沒有人會等你慢慢成長,除非你能夠表現你的潛力。

歡迎來到現實人生的戰場,實習生們。

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本文獲「CAREhER」授權轉載,原文在此
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首張圖片photo credit / tpsdave via Flickr, CC Licensed