試想看看，你每天收到幾十封郵件，裡面可能只有五六封重要的，在這幾封郵件裡，還分為有今天要處理的，稍等幾天才需要處理的，有誰可以幫你把這樣的郵件處理流程整理好？讓你很明確的聚焦在當下要處理的關鍵郵件上。
這時候，忽然插進來一封購物通知信，裡面落落長一大堆行銷內容，誰可以幫你挑出內文重點，花最少時間立即完成反應？對你來說，這封通知信裡唯一重要的可能只是：貨品寄到我家了沒有？
在之前，除了聘請一位秘書，大概沒有人可以幫你完成這些瑣碎的郵件整理工作。
Google 推出的「 Inbox by Gmail 」，正是這樣一位聰明主動的郵件秘書，他將會像是我在電腦玩物常常提到的 Google Now 智能助理那樣，自動幫使用者完成上述的郵件整理與反應，想要理解這個服務概念的朋友，可以先參考我所寫的「[Inbox by Gmail 來自 Google 10年淬鍊的郵件智能革命](http://www.playpcesor.com/2014/10/inbox-by-gmail-google-10.
一、待辦、延遲、完成：這是一個時間管理系統
Google Inbox 幫助你「重新管理」Gmail，而採用的是很接近GTD 的時間管理方法。所以我們一開始要把握一個大原則， Google Inbox 其實打破了郵件分類，把所有郵件視為三種主要屬性：待辦、延遲、完成。
你的郵件，或者說你的任務，一定是在這三層流程裡流動。要不是準備執行的待辦狀態，就是稍後處理的延遲狀態，若都不是，那就是應該丟入垃圾桶，或是進入完成封存中，這樣你才能專注並提高效率。
Inbox 主動的幫助我們把郵件「排上行動的道路」，行動是最好的整理，整理不是放著不動，而是要執行完成，下面的 Inbox 功能都是以這樣的原則來設計。很有趣的是，這一點完全符合Google 執行董事長 Eric Schmidt 在他的新書裡分享的 Google 內部郵件工作方法。
所以在使用 Google Inbox 時，你最常做的事情應該是「封存」，也就是「完成」，只要按住郵件往右滑動，就可以幫郵件打勾，而這封信便會消失在你的收件匣（ Inbox ），封存在你的已完成任務裡。於是，你的收件匣將會只剩下等待執行的重要任務。
第一點，和之前 Dropbox 買下的「 Mailbox 」看起來像是在做一樣的事情，不過，如果結合後面幾點，那麼就可以看到 Google Inbox 更加聰明，走得更遠。
二、時間提醒、地點提醒：聚焦當下、未來勿忘
除了已經完成的郵件，還有一種郵件不需要出現在收件匣，那些「不是現在該處理」的任務。 Google Inbox 可以用時間提醒與地點提醒兩種方法，幫我們暫時隱藏這些應該延遲的郵件。
例如我收到一封旅館訂房確認郵件，但上班時間不宜處理，我想「留到回家再看」，這時候 Google Inbox 可以讓我設定「回到家時」，才彈出郵件通知，而在此之前這封郵件將會暫時隱藏，不會出現在收件匣。
因時制宜，或因地制宜，這是時間管理避免多餘干擾的關鍵原則。
在 Google Inbox 中只要把郵件往左滑動，就會出現黃色的延後提醒功能，提醒時可以設定時間或地點，在設定地點時會出現我們的住家、公司可以選擇，也可以輸入關鍵字搜尋任何店家與地址。
設定完提醒的郵件就會從收件匣隱藏起來，而只要設定的時間到達，或我來到了設定要提醒的地點，那麼這封郵件就會彈出通知，重新回到收件匣來讓我處理。
Google Inbox 有定位功能，透過追蹤我們的位置，來達到正確的地點提醒。
三、釘選郵件：把一封信，變成一件待辦任務
你的收件匣應該就是你的待辦清單，而你的待辦清單中，應該有一些「特別重要」的事情。
在 Inbox by Gmail 裡，可以把重要的郵件任務加以「釘選」，釘選時可以看到郵件內文上方會出現一個「 Remember to （記得要去做什麼）」的輸入欄位，這裡可以讓用戶隨意填寫筆記備忘。
這個功能要怎麼利用呢？例如我收到 Inbox 的邀請信，我想要執行一個任務就是測試完後寫成部落格文章心得，這時候我可以在這封邀情郵件上方，釘選後加入這個任務提示，提示我自己「應該怎麼去處理這封郵件」，以免以後忘記。
在你的 Google Inbox 收件匣中，可以看到這些釘選的待辦郵件上會出現你寫下的任務筆記，這就讓你瀏覽清單時，更知道每一封郵件應該怎麼處裡，或者說，你要記得先去做些什麼事情。
我覺得這是一個簡單但很棒的設計，對我們來說，重要的其實不是郵件內文，而是「我們要對這郵件做什麼動作」，而這個筆記欄位，給了我們一個很棒的提醒位置。
而且，一旦「加上釘選」的郵件，在 Google Inbox 的主收件匣中，會依據日期或 Bundle 群組自動排列在自己群組的最上方，例如這個月還有 10 封尚未處理的郵件，但其中有一封有加上釘選與待辦筆記，那麼這封釘選郵件就會如下圖那樣，出現在這個月的郵件群組的最上方。
總之，就是一旦加上釘選的郵件，就會在 Inbox 裡以各種顯眼的方式提醒你他的存在，讓你明確知道自己的待辦任務。
此外，加上釘選的郵件，可以保證不會在「一次刪除全部群組郵件時」跟著一起被刪除，會保留下來，類似「保留不刪除」的功能。
四、這就是 Google Now ！「自動」把郵件變成一個具體行動
前面三點，是 Google Inbox 的基本功，看似樸實無華，但真正的把 Gmail 改造成一個高效率的郵件系統，只要你能善用其法。
但是第四點，是 Google Inbox 「最吸睛」之處，因為透過 Google Now 的聰明分析，連我們的「郵件內容本身都將會被改寫」。
什麼意思？例如下圖中，我收到一封餐廳訂位的來信，信裡寫得落落長，一下子我找不到重點是什麼，這時候 Google Inbox 會幫我「改寫」郵件，直接把餐廳名稱、照片、訂位時間，以及地圖的連結秀在郵件上，於是我根本不用看內容就能展開行動。
或者下圖中，我收到航空公司的飛機訂位通知信，通知信裡一樣雜七雜八一堆內容，這時候 Google Inbox 會在「郵件最前方」幫我加寫一段新內容，這段新內容裡有漂亮的飛行圖片告訴我這是一封機位確認信，然後 Google 會直接用表格顯示出我的出發時間與地點、回程時間與地點。
Google Inbox 將改造我們讀信的方式，當我們沒有時間時，就算沒有細讀內容，這些「新加上去」的摘要，可以幫助我立刻掌握飛機時間。
就連博客來也一樣支援，我剛好在博客來訂了幾本書，通知信寄到 Gmail ，在 Google Inbox 上看起來就是下圖這樣。
Google Inbox 把無謂的通知信，變成一個「立即可以反應的行動」，什麼行動？在這個例子裡就是提供我一個「 Track Package 」的按鈕，直接查詢博客來包裹到底寄到了沒有？這是不是比讀一封信更聰明、更有行動力？
當然，別忘了下圖中的 Google Now 也可以做一樣的事情，所以 Google Inbox 其實是把 Google Now 的智能助理，搬進 Gmail 當我們的秘書了！
最讓我驚豔的其實是下面這封郵件，我在旅館訂房網站上訂了一個房間，當飯店通知信寄到 Google Inbox 中，我看到的不是我要找半天重點在哪裡的郵件，而是 Google 改寫後，郵件上方直接出現旅館的照片、我訂房的日期、飯店的地址與地圖按鈕，還有需要時直接修改訂房資料的連結。
這樣改造後有什麼優點？那就是每一封郵件不再只是資料、內容，而是一個一個我可以立即行動的任務，例如點下地圖就導航到飯店，這讓郵件真正任務化。
五、郵件自動摘要：你應該優先看重點
除了用 Google Now 改寫郵件內容，把郵件變成一個一個可以點擊的行動外， Google Inbox 也會幫我們在第一層清單裡摘要郵件內文裡的重要檔案、圖片。
下圖中展示了 Google Inbox 有效率的整理效果，在「 Promos （促銷類郵件）」中我收到十幾封行銷郵件，這時候 Inbox 會把這些次要郵件綁在一起，然後在群組下方顯示這十幾封郵件裡包含的可能幾個重要檔案、圖片。
六、自動 bundle： 關於那些次要但眾多的郵件怎麼辦？
Gmail 裡的「自動分類」功能在 Google Inbox 進一步升級成 Bundle 群組，這可以自動幫你把那些次要的旅行通知、購物確認、帳單、社群、促銷郵件「綁在一起」，這些郵件妳不用一封一封看，只要看 Inbox 幫你利用前面第 4、 第 5 點功能「抓出來」的重點就好。
而 Bundle 後，如果看起來這個群組裡的郵件都不重要，也可以方便的一次全部刪除。或者你可以設定各自 Bundle 的不同提醒時間，例如來自 Facebook 的通知信統一每天早上才出現，甚至統一每週禮拜一早上才出現，這讓自己避免了多餘郵件的干擾。
七、常用聯絡人：快速發出新的郵件、發起新的行動
新增郵件時也有小巧思，除了 Google Inbox 採用了 Material Design 的按鈕風格外，當點開按鈕，可以看到彈出氣泡裡是常寄信的連絡人與最近有寄信的連絡人，方便我們更快新增需要的郵件。
這顆右下角大按鈕對於新增郵件非常便利，這種設計在 Evernote Android 最新版也有很好的體現。
八、搜尋：依然完美，找到你所有的任務細節
搜尋，當然也在 Google Inbox 中佔有重要的地位。
Inbox 設想的使用流程應該是，我們先聚焦在今日要做的任務收件匣中，把以後要做的郵件延遲提醒，把次要的郵件一次刪除或封存。於是收件匣裡只會看到「今天還沒有做完的幾件事情」，而不是一大堆郵件。
那麼要找到過去的郵件資料怎麼辦？也不是到資料夾去找，而是直接搜尋關鍵字，搜尋結果同樣用到了前面的摘要功能，可以讓你更清楚找到需要的郵件在哪裡。
九、多帳號管理：你的不同工作與身分
當然， Google Inbox 跟 Gmail 一樣支援多帳號管理，你可以同時整理多個 Gmail 信箱的郵件。
十、跨平台：一次到位，全面改造郵件時間管理流程
而且 Google Inbox 一推出就滿足三大平台（也可以說是所有平台）的需求，有網頁版、 Android 版與 iPhone 版，網頁版的速度十分順暢，對比之下也帶來 Gmail 所沒有的清新但專注的工作新風格。
以上，就是我實際測試 Google Inbox by Gmail 的 10 大功能心得與教學，如果你從時間管理的角度切入，你應該會跟我一樣驚艷於這是一個快速有效的郵件流程改造，而如果你從新技術角度切入， Google Now 帶來的郵件內文改寫，提供的那些有意義的行動，也可以帶給你不同的郵件使用體驗。
可惜目前 Google Inbox 上還看不到一般用戶可以邀請其他用戶的功能，期待 Google 可以陸續開放，讓更多有興趣的朋友加入，跟我在電腦玩物一起研究新的郵件管理方法是不是更加有效率。
本文獲「電腦玩物」授權轉載，原文在此。
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