Managertoday 經理人

辦公室領導力:讓同事樂意幫助你

2019-11-13 03:14:10
Managertoday
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我相當不擅於拜託別人做事。 舉例來說,以前在德國實驗室工作,要是電腦出問題,我會在走廊來回踱步好幾趟,才鼓起勇氣撥管理員的分機。倘若沒人接,我反而鬆了一口氣,繼續面對漆黑的螢幕發呆,或去茶

我相當不擅於拜託別人做事。

舉例來說,以前在德國實驗室工作,要是電腦出問題,我會在走廊來回踱步好幾趟,才鼓起勇氣撥管理員的分機。倘若沒人接,我反而鬆了一口氣,繼續面對漆黑的螢幕發呆,或去茶水間看德文雜誌

「這是他的工作啊,你幹嘛不好意思。」

德國同事專心盯著泡茶專用的碼表,彷彿只要超過一秒整杯茶就會爆炸。

「是沒錯,但你的電腦就沒壞掉,只有我有問題。比較起來,還是我麻煩了對方。」

同事搖搖頭,拖我到管理員辦公室,這件事才解決。但其實,我是故意的。我故意坐在茶水間看雜誌,引起同事注意,再讓對方陪我一起去找管理員。為什麼我知道他一定會注意我呢?因為只懂 ”ich liebe dich(我愛你,在工作上完全派不上用場的句子)” 三個德文單字的我竟然在看德文雜誌,一定大有問題。

我花這麼多功夫,就是為了找人一起分擔「拜託人幫忙」的責任。而我連「找人卸責」這件事,都得拐彎抹角,引誘對方主動。

請人幫忙恐懼症

我不理解自己為何那麼怕請託人幫忙,這種害怕一點也不理性,就好比蟑螂沒殺傷力,但很多人看到了都會跳上椅子尖叫。

這陣子,我靠心理治療中的洪水法,稍微治好了一點「請人幫忙恐懼症」。洪水法讓患者大量暴露在害怕事物中,從而體會他們的畏懼毫無道理,害怕的結果(管理員咆嘯著要我滾回台灣;蟑螂對不尖叫的人展開神風式攻擊)根本不會發生,藉此治癒恐懼。

我的洪水是一封封的推薦信。

學術界找工作需要推薦信。推薦人得看過我的履歷,寫出滿滿兩頁的好話,再直接寄到應徵單位,不能透過我。如果說請管理員幫忙的恐懼相當於看見蟑螂,請共事過的主管寫推薦信的恐懼程度,足以媲美手被塞滿蟑螂的蟑螂屋黏住。請讓我跟各位分享,在洪水法的摧殘下,我學到了什麼。

請人幫忙的好處

我認為,「請人幫忙」其實是社交活動的一種。

通常男生第一次約會時會主動結帳,此時倘若女方堅持付錢,要是男方對女方有好感,其實(至少我)會有些受傷,覺得「啊,難道連稍微欠我一點人情都不願意嗎?」請人幫忙也有這麼一點意味在。「請人幫忙」某種程度上還承認了自己的不足。

這年頭好萊塢英雄片不流行超人又舉起了什麼很大很重的物品,或蝙蝠俠又拯救了整座城市。觀眾愛看的是超人被打趴在地上、蝙蝠俠陷入兩難,不知道該先救誰。適當地展現出自己不足的一面,反而會更讓人願意親近。因此,我們在職場上常看一則弔詭現象:不願意找人幫忙,其實是不想麻煩人的貼心之舉。但這樣的人又體貼能力又好,人際關係卻不一定比得上偶爾請人幫忙的同事。

此外,人都渴望被需要,從照顧他人中確認自我價值。

惻隱之心,人皆有之。我們關心流浪狗,關心幾千公里外的災民。這樣的關懷自然也適用於每天朝夕相處,愁眉不展的同事身上。請人幫忙,然後真心表達感謝,幫助者與受幫助者將同時得到滿足。比起迎新會、生日會、偶爾中午一起吃飯、交換好笑的電子郵件,互相幫忙才是讓同事成為朋友的真正途徑。因為那是在凡事講究利益的職場上,不計較利益(至少短期利益)的行為,讓同事跳脫了同事的關係,成為幫助者與被幫助者。

No man is an island, entire of itself every man is a piece of the continent, a part of the main

—John Donne

看到這裡會覺得請人幫忙根本是好事一樁,公司內應該瀰漫祥和之氣,每位同事都該領好人好事代表。但現實生活中不是這樣的。因為方才這幾點都建立在一個前提之上――你是一位他人願意幫助的人。


via Saad Faruque

成為讓他人願意伸出援手的人

撇開金城武或林志玲就算個性再惡劣,想幫忙的隊伍也會比排新開幕的甜甜圈店還要長,我認為,一般人要讓同事樂於伸出援手,至少得具備以下幾點:

第一,只拜託他人自己無法處理的任務

自己做得到的事卻交給別人,那不叫「請托」,叫作「推卸」。至於時間不夠這點,我個人認為不算在無法處理的範疇內,畢竟是自己的事情,犧牲一點自我的時間也是應該的。除非真的連私人時間都耗盡了,才可以依序將最輕鬆的工作外包,請托他人幫忙。

第二,要求他人伸出援手時要有誠意

這邊的誠意不是九十度鞠躬,而是在不打擾他人工作為前提下請托,簡短扼要講清楚需要幫忙的內容。好比說程式出問題,要告訴對方目前的測試結果,研判哪一段出問題,需要請教對方哪一種語法。而不是撥了內線,呼喚了人來後指著螢幕說
「它不動哎。」

這種話是只有主管才能對屬下說的。

第三、擁有同理心,互相幫助

請問有兩個人同時找你幫忙,一位是曾經幫過你的,一位是每次看到有人走過去就戴上耳機的,你願意幫誰?

這問題絕對比「我跟你媽掉到水裡你要先救誰」好回答多了。

我們透過「幫忙」互相借貸人情。當對方認為收下的「人情借據」大於他幫忙時會付出的成本,請人幫忙就像一場標會。跟朋友、師生、親人之間毫無利益關係的幫忙是不同的。或許我們不該過度功利地將幫忙視為交換,但現實生活中,幫助他人,的確是幫了將來某個時刻的自己。

最後一點,被拒絕時不會生氣

每個人有提出幫忙的權利,但對方也有拒絕的權利。說不定他很忙、今天有事得提早走、上次跟你的團隊合作感覺不好,永遠都可能有不幫忙的原因。幫忙就像交往,告白被拒絕了也不該怨恨對方。只要記得這種感覺不太好受,當下次有人提出要求,盡量不要讓對方也嘗到這樣的滋味就好。

領導人的必修課:學會找人幫忙

完美的工作場合裡,工作任務間的灰色地帶,總可以看到許多不同的腳印來回踩過。


via jurvetson

當每個人都樂於負責分內之外的任務時,整體工作將更有效率。因為有時候,我們儘管可以完成任務,但交給另一位同事或許可以做得更快、更好。或者,主管將一件任務拆成兩件,但其實一個人花的時間比兩個人的時間加總還少。主管上對下的分工,絕對不如同事間互相體諒、幫助的水平分工來得有效率;反過來說,求助於人時懂得找正確的人幫忙;接到請托時能判斷自己能否勝任,進一步建議該找誰幫忙。這樣的特質,表示你充分了解團隊成員的所長。

學習找人幫忙,最終實現的不僅僅是「讓自己工作更輕鬆」,而是「讓整個團隊運作更流暢」,這是一位領導者最該具備的條件。

在期許自己成為一位優秀的主管前,或許我們可以先努力成為一位——「擅於請人幫忙」的好同事。

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本文獲「CAREhER」授權轉載,原文在此
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首張圖片photo credit / Mysha Islam via Flickr, CC Licensed