開會浪費時間?用特製會議紀錄格式開一次有效會議


很多時候會議主持人喜歡在開場時說:「等一下希望會議上大家能暢所欲言」,於是一個人接著一個人,鼓勵大家發言,輪流討論,把會議當成議會,把發言當成會議目的。但是,慢慢的我們發現整場會議下來大家愈來愈累,直到最後好像沒有時間完成有效結論?

不是所有的會議都是一個自我表現的場合,尤其在職場上更多時候的會議是要「解決工作問題」、「推動專案進度」,這時候發言不是目的,解決問題才是。

面對職場上這些「以解決問題為目的」的會議,應該怎麼開才能有效率的快速完成?應該怎麼進行才不會把明明要推動工作進度的會議,變成佔用工作時間的兇手之一呢?(延伸閱讀:把瑣事管理好?專案做到死也做不好

最近,我在國外網站發現了一張很有意思的「會議紀錄格式範本」,可以免費下載,她和我們一般常見的範本很不一樣,是用很具體的概念來設計開會方法,改善傳統缺乏效率的會議流程,依照這張範本的設計去規劃會議、執行會議,確實能夠很明確的減少那些浪費生命的開會時間。

有興趣的朋友,可以到「 amazemeet 」這個網站,去下載他的「 Meeting Facilitator Canvas 」,這是該位站長特別設計的會議格式。

amazemeet

透過登錄自己的郵件,「 AmazeMeet 」就會寄送一封信給你,裡面包含了 PDF 與 Word 版本的「Meeting Facilitator Canvas」下載連結。

Word 版的優點是可以自己修改與填寫內容,而 PDF 版除了可以直接列印,還包含了更豐富的使用教學,仔細說明了他如何可以增加「有效會議」的方法。

如果你是從一兩年前就開始追蹤電腦玩物的文章,那麼應該有看過我寫的「如何建立有效會議記錄? Evernote 會議筆記範本格式心得」一文。那時候我就在 Evernote 上嘗試建立有效的會議紀錄範本。

而在看過前面推薦的「 Meeting Facilitator Canvas 」這個開會格式後,我也嘗試改良了自己在 Evernote 上的會議筆記。如果你對我改良後的 Evernote 專用會議記錄範本有興趣,也可以到這裡下載我的「 Evernote 會議筆記範本」。

下面,就讓我輔以自己的開會經驗,來說明這個特製會議記錄格式的使用方法與意義。

首先「Meeting Facilitator Canvas」這張會議記錄格式強調在「開會前」應該要完成「會議目標」、「與會者」、「會議任務議程」三項設計,這看起來很普通?但其實有一些填寫的訣竅。

1. 會議目標不是會議名稱:

會議目標」填寫時一定要很明確,仔細一點比較好,不要像以前只是取一個會議名稱,而應該真的把開會的目的「論述」出來,寫成一段話來闡述這次開會要解決的關鍵問題是什麼?我們嘗試在這次會議獲得什麼程度的結論?達成這個會議目標可以推動什麼進展,如果沒有達成會怎麼樣?

2. 不需要大家都來開會,確定每個人的會議功能

接著在「參與者」的部分也不要像以前一樣只是寫上誰要開會,而應該要列舉每個與會者的「可能貢獻」、「會議功能」,這樣一來過濾掉不需要參與的人避免浪費他們時間,二來也可以發現要解決會議目標時我們還漏掉了哪些人,可以即時補上邀請。

3. 檢驗出那些不需要開的會議

「 Meeting Facilitator Canvas 」設計者在這個步驟還提供了一個很有用的建議,如果當我們在構思會議目標、規劃參與者功能時,發現無法歸納有效的核心問題?無法湊足有效與會者?那麼很有可能這次會議是「不值得開的」,應該在這時候就立刻取消這類無效會議。

將「會議目標」進行明確論述,找出會議要解決的核心問題是什麼?

然後「與會人」具體列舉出每個人的功能,其實就是在研判這些人的合作是不是真的可以解決那個核心問題?

4. 規劃議程不是發言順序,而是任務分配

有了這樣的設定後,盡快先進行「會議任務議程」的規劃,但這裡千萬不要像以前那樣只是把每個人的發言順序寫上去,相對的,我們應該寫的是「如何解決那個核心問題」的討論流程。

「 Meeting Facilitator Canvas 」範本中建議大家寫出:誰可以負責主導哪一段討論?這一段討論解決核心問題的哪個步驟?這一段討論適合多少時間內解決?

5.不要只給與會者開會時間和地點

把這樣一個前製作業的會議規劃先寄給與會者看,讓他們知道自己負責的任務、限制的時間,以及請他們對會議目標提供修正建議。在會議前先利用線上溝通進行這些前置作業,就能讓開會時更準確迅速的完成目的。

可以說,「開會前」的那些規劃是最重要的,會議記錄應該在開會前就開始進行,這樣才能用更短的時間完成有效的會議,只是我們常常忽略了這個先行步驟。而使用這樣一個範本的好處,就是提醒自己去確實的完成這些前置作業。

6. 比會議記錄更重要的是?會後行動

那麼真正開會中呢?這裡提供了兩個欄位,一個是填寫「重要會議記錄」的欄位,除了把開會中重要的發言寫下來,也最好能夠註記是誰說的,並且明確寫下針對前面每個問題的最終結論是什麼。

另外一個則是「會後行動」的欄位,我在筆記裡故意把他排在會議記錄的上方,是有統整的意思,每一次會議結束,除了保留記錄,更重要的是從討論的過程與結論中總結出「之後要做什麼?」

會後行動才是所有會議的最終目的,所以要把誰?什麼時候?要完成哪個行動?具體的列舉在會議記錄上,最後寄發給所有與會者追蹤並執行任務。

「 Meeting Facilitator Canvas 」提供了一個有效會議的流程、記錄規範,這個規範幫助每一個與會人「提前思考」、「明確目標」、「限制時間」,讓會議往一個確定的方向前進,也就能真正在不浪費的時間中完成任務。

而我從「 Meeting Facilitator Canvas 」改成使用 Evernote 做會議筆記的好處有二,其一是這樣的數位筆記便於分享,甚至在 Evernote 加入Work Chat功能後也開始適合協同合作。其二則是我可以把各種檔案資料連結或插入筆記中,方便大家參考。

我通常會在會議前先製作這份 Evernote 會議筆記,然後分享給與會者,開會過程中依照規劃快速進行,並且我即時在筆記上完成記錄,在大家討論結論時我總結出「會後行動」,於是當大家要離開會議室時,我已經可以立刻把這份會議筆記寄給大家,分配接下來的任務了。

最後,除了提供大家下載我的「 Evernote 會議筆記範本」外,有興趣的朋友也可以延伸閱讀我的其他 evernote 教學心得:

(本文出自於《電腦玩物》,原文請點此。)

首張圖片來源/ShutterStock


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