Managertoday 經理人

一分鐘學會幫你理出頭緒的筆記 3 層空間格式法

2019-10-18 22:03:18
Managertoday
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今天,想來跟大家分享我自己已經實踐了一段時間的「筆記改良格式」,我稱呼他「**筆記的三層空間法**」。 長期追蹤電腦玩物的朋友都知道,我常常會思考如何修正自己之前的方法或觀念,尤其當一件事情實踐一段

今天,想來跟大家分享我自己已經實踐了一段時間的「筆記改良格式」,我稱呼他「筆記的三層空間法」。

長期追蹤電腦玩物的朋友都知道,我常常會思考如何修正自己之前的方法或觀念,尤其當一件事情實踐一段時間並遇到大小問題時,只有改變或調整自己的做法,才是增進效率的最有效方法,而這篇文章想分享的筆記改良格式,針對的就是「怎麼讓一則記錄筆記更加有效?」的問題來進行筆記格式的改良。

「記錄型」筆記像是我的文章草稿、工作上的企劃、任務的執行規劃,一般來說我們會習慣把收集到的資料、聽到的內容、自己的想法一股腦的記錄下來,但是即使筆記內容看起來很豐富,然而正是因為陸續添加的內容太多太龐雜,最後這則筆記反而千頭萬緒,讓我自己找不到重點在哪裡?這時候,「應該怎麼寫筆記、做記錄」才能更容易理出頭緒呢?

最簡單但很有效的筆記三層空間:

於是我便開始思考,怎麼樣從最基本的「筆記格式」來改造筆記的使用效率,但是我又覺得這個筆記格式不應該太複雜,如果格式太複雜,變成我們要花很多心思與時間去畫出漂亮專業的格式,那樣會讓格式反客為主,我反而沒有辦法專注在思考動腦這件更重要的事情上。

(這也是很多朋友問我為什麼偏愛 Evernote 而少用 OneNote 的一個重要關鍵)

在經過了一些嘗試與長時間的實踐後,現在我的紀錄型筆記基本上有了一個固定的「三層格式」:

  • 行動筆記
  • 構思筆記
  • 封存筆記

以我慣用的 Evernote 來看,就是在一則筆記裡以流水帳的捲軸方式分出「行動」、「構思」、「封存」三個記錄空間,分別在不同空間寫上相應的內容。

筆記三層格式

這種筆記三層格式「非常簡單」,但是「效果非常顯著」。

因為簡單,所以一分鐘內就可以學會、幾秒鐘內就可以畫出這個格式,而且像是幾乎沒有什麼複雜排版功能的 Evernote ,或是任何文字工具都能做得到這種筆記格式。

因為效果顯著,所以我的筆記可以更容易理出頭緒,並且讓這些筆記轉化成更有效的後續行動。

下面,就讓我來分享自己實踐這種筆記記錄格式的心得與經驗談。

另外,除了有效的筆記格式外,我也推薦大家輔助參考「如何寫出更有效筆記內容」的方法:「從改變你記錄事情的方法開始,工作上的做筆記心得分享」。筆記內容怎麼寫?然後筆記格式怎麼編排?兩個問題一起解決,就能產生更有效果的筆記。

我如何實踐筆記三層空間結構:

當我準備記錄一個課程演講心得、寫下會議旁聽速記、進行文章的構思、文案的草擬,或是任務的企劃與執行時,我就會先在空白筆記上寫出下面這樣的三層結構:

行動筆記:
構思筆記:
封存筆記:

很單純的用純文字的小標題區分出筆記裡的三個空間,不一定需要額外的裝飾(例如水平分割線,當然有也不錯),這樣要畫出筆記格式的速度最快,並且無論電腦端、網頁端、行動端,甚至在紙本筆記上都能立刻畫出這樣的格式。

筆記三層空間結構

構思——封存——行動

一開始我會先利用「構思筆記」這個空間進行書寫,可能寫出我當下的想法、列舉大綱,把收集到的資料重點填入,或是把會議上、郵件裡接受到的任務記錄下來,並且寫下我對資料與任務的註解等等。

這裏就像我們平常習慣性的流水帳做筆記記錄一樣。

構思筆記

但是,隨著收集到的資料愈來愈多,或是來自主管、客戶對任務有所更新,還是整個企劃開始有了轉變而需要推翻之前的一些想法時。

這時候「封存筆記」空間就發揮作用了,我開始把構思空間裡那些過時的、無用的、多餘的筆記往下移動到封存筆記空間。

於是「構思筆記」空間裡保留了有用的、精華的筆記內容,而「封存筆記」空間裡把那些雜亂但以後可能具有參考價值的思考過程、零散資料也保留下來備查。

封存筆記

最後,我就從構思空間裡繼續做筆記中最重要的一個動作:如何把筆記轉換成行動力。

透過一直保留在最上層的「行動筆記」空間,我精煉出構思企劃裡需要執行的步驟,或是文章草稿大綱的核心精神、關鍵問題,寫入行動筆記空間,讓我一看到這則筆記後,立刻可以找到指引我如何進行下一步行動的方向。

行動筆記

輔助數位筆記特性,建立可流動的筆記空間:

三層的筆記空間格式雖然在任何平面上都能進行,但是如果輔助像是 Evernote、 OneNote 這些數位筆記工具的優點,又能發揮更大的效益,因為我們可以把三層筆記空間變成「可流動」的筆記空間。

因為思考本來就是流動的,任務本來就會隨時轉變,一個可流動的筆記空間,讓筆記可以符合真實世界的彈性變動。

1. 善用數位內容可流動的特性:

就如同我前面提到的,在我實際的紀錄過程中,發現很多資料是需要「被移動」的,因為新的重要資料出現了、更正確的內容被更新了。

這時候在 Evernote 這樣的數位筆記中,我只要簡單的複製貼上,就可以把原本在構思空間的筆記,移動到封存空間,或是移動到行動空間,達成筆記有效的轉化。

2. 善用數位空間可擴充的特性:

另外因為筆記內容常常會不斷的增加,原本一開始規劃的筆記空間可能會不夠用,而在 Evernote 這樣的數位筆記裡不需要事先考慮空間大小,因為隨時增加內容就能擴增原本不夠用的筆記空間。

3. 善用數位資料庫可連結的特性:

像是 Evernote 這樣的筆記資料庫也方便我在這則筆記裡隨時連結其他筆記內容,複製其他筆記內容,這樣就讓筆記的空間不是「釘死的」,而可以隨時彈性跟著我們的思緒舞動。

這尤其在許多工作職場筆記上非常有幫助:活用 Evernote 改變職場工作效率的 10 條關鍵筆記術

善用數位資料庫可連結的特性

我的三層筆記空間範例:

最後,讓我舉幾個自己實際使用三層筆記空間來做筆記的範例,說明這樣的筆記格式對我產生的幫助。

1. 想法筆記案例:文章草稿、會議記錄、演講心得、讀書心得

例如我之前在電腦玩物要寫作「Google Drive 超工作術:16招雲端硬碟變最強辦公桌」這篇文章時,我就先用三層空間建立文章草稿,我先在「構思空間」裡把大綱寫出來,上網搜尋可能的利用方式,以及我自己實踐過的工具,接著開始一一實測。

這時候遇到無用的,就立刻歸類到「封存空間」,然後開始在「構思空間」裡規劃文章的開頭與結尾,並且繼續把可能多餘的內容移出放入「封存空間」。

最後,我在「行動空間」裡開始構思這篇文章最好的標題,做反覆的修改,以及寫出這篇文章我想訴求的最大重點、核心價值是什麼,撰寫時提醒自己必須整篇文章可以說服讀者這個核心價值。

想法筆記案例

2. 企劃筆記:活動規劃、文案發想

又或者我在企劃一本新書的發表會活動,這時候我會先在「構思筆記」裡進行活動流程規劃,列出需要準備的物品,寫下需要事先完成的步驟,但是同樣的流程一定會有更新,這時候舊的資料與想法就歸納到「封存筆記」。

然而從「構思筆記」裡擷取出真正需要我去執行的任務,把任務清單用待辦清單核取的方式列在「行動筆記」裡。

這樣的企劃筆記就可以同時保留我的想法(構思筆記)、團隊討論的紀錄(封存筆記),但是又能聚焦在我必須執行的任務上(行動筆記)。

企劃筆記1

企劃筆記2

3. 任務筆記:瑣事執行

在工作上是不是常常有很多大大小小的任務要被執行,當這個任務從郵件或會議上被交代到我手上的當下,我先把當下交代的所有細節記錄在「構思筆記」,然後再從裡面挑選出我真正必須去做的具體步驟寫入「行動筆記」,如果執行過程中有什麼其他瑣事則可先寫在「封存筆記」,這樣就讓任務執行過程更加清楚明白。

透過這樣簡單的筆記三層空間格式,加上 Evernote 這類數位筆記流動空間的優點,就能很有效的寫出更好更有效的想法、企劃、任務筆記,有需要的朋友也可以試試看。

(本文出自於《電腦玩物》,原文請點此

首張圖片來源 / Johan Larsson via flickr, CC licensed