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外國人是這樣談case的!坐上談判桌,你絕對要懂的5大關鍵句

Madeleine
2016-06-16
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很多英文講得很流暢的高階經理人,常常在國際談判上fail to negotiate,問題不只是出在英文表達,而是他們搞不懂談判桌的文化與流程。

國際談判是一種你來我往的社交活動,雙方在商討過程中彼此建立信賴關係,跟英文好不好沒有太直接的關係。想要變成國際商業談判尖兵?期待公司派你出國,談成雙贏的案子?先來弄懂外國人是怎麼談事情的吧!

Step 1. 開場:Welcoming and Establishing a Rapport

國際商業談判的重要開端是「歡迎對方的到來」。除了說”Hi”與”Hello”之外,可以用一個完整句子為接下來的談話建立關係。介紹完自己之後可以說什麼呢?

例句:It’s my pleasure to welcome you to …

Step2. 談判議程:Setting the Negotiation Agenda

少了這個步驟,會讓談判變成亂槍打鳥的聊天。

西方人的思維跟中文不同,喜歡在會議開頭就知道談話重點,並讓與會的人知道形式、流程、主題、目的。最好可以用一句話精簡地講出談判的目標,以及期待得到的成果。

例句:To start with, I think we should establish the overall procedure

Step3. 說出立場:Negotiation Phrases for Making Proposals

用簡單的語句說出對方的考量,不僅是種國際禮儀,還能讓對方知道你來談判之前,已經充分思考過雙方的立場。英文的談判文化是習慣「開誠布公」,對談雙方說出自己的目的,以及合作的想法,再進行協商磨合。

例句:Regarding your proposal, our position is …

Step4. 表達反對意見:Responding to Suggestions

談判時,對方可能會提出你不贊同的合作方式,該怎麼表示反對才不會太沒禮貌?很簡單,就是直接提出另一個解決方案和可行的模式。只要這個新的解法可以說服對方,自然能替代掉你不同意的方案。

例句:May we offer an alternative? We propose that …

Step5. 表達贊同:Agreeing – Reacting to a Negotiation Proposal

在國際商業談判當中,談話者不是在表達個人的看法,而是關切這場合作是否會成功?所以對答間,盡量避免使用”I agree with you”的說法,多採用acceptable,展現出對「事」不對「人」的精神,更能被接受。

例句:I think that would be acceptable.

小提醒:了解對方的文化,才能用對語言

培養國際腦與國際談判技巧,要從了解對方的文化開始。Chinese English容易造成誤會,是因為經理人想要用自己的語言讓對方聽懂,與其費力解釋,何不嘗試用對方聽得懂的邏輯來溝通?這樣你在談判桌的影響力,自然會大增。

延伸閱讀 / 業務人員必修課:面對拼命殺價的客戶,你一定要用這3個談判策略

圖片來源 / Maryland GovPics via flickr, CC licensed

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別再當救火隊長!掌握交辦與追蹤 6 技巧,拒絕「自己做到死」、讓部屬自動交出好成果

2026-05-25 整理‧撰文 / 陳清稱
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部門會議上,業務經理交辦了一項工作給部屬,部屬問:「這項工作什麼時候要完成?」經理答:「愈快愈好!」多數主管對於工作期限該如何制定,經常只是隨口敷衍部屬,事前既沒有自行評估設想,過程中也不曾追蹤詢問提供協助,結果當然不如預期。

主管該如何精確估算部屬工作所需時間?《一定做得到的效率工作法》作者吉山勇樹提出制定工作期限的 3 項要領:

延伸閱讀:派任務給部屬,多久追蹤一次才好?一張圖,秒懂優秀主管的領導哲學

主管交辦工作前,3 原則估算完成時間

首先,主管可根據過去經驗推算,預估完成類似工作所需時間;若是遇上沒有相關經驗時,可以詢問有經驗者的意見,判斷可能需要的時間。

其次,判斷該項工作時間是可變動的,還是固定的。判斷的標準在於,事先確認有哪些可運用的資源(人力、物力、財力),比如說,有些工作可藉由追加人手或外包,來縮短工作時間,但也有些工作完全無法假手他人,則需安排更多時間,確定能夠及時達成目標。

最後,每項工作都要預留緩衝時間,以因應臨時的變化,若是共事的成員或利害關係人比較多的工作,必須保留更多緩衝時間,讓負責的部屬有時間進行溝通,加強團隊合作。主管了解完成一件工作需要花多久的時間,就可避免對部屬提出不可能的要求,或是制定出過於鬆散的完成期限。

主管交辦工作後,3 技巧追蹤工作進度

在設定部屬完成工作的時間後,主管可運用以下 3 項技巧,設定工作期限,有效追蹤進度。

1.一天一次、一周一次,定期溝通:《交辦的技術》作者小倉廣建議,可採取「一天一次、一周一次」定期溝通模式。一天一次追蹤時,可由部屬主動提出日報表與團隊分享,避免一天到晚追問,造成雙方關係緊張;等到一周一次的定期面談時,再與部屬進行一對一深入討論。

2.把大任務拆成小任務,設立中程期限: 遇到龐雜的大任務時,主管必須帶領部屬將大任務分解成幾項小任務,從旁提點部屬簡化複雜工作的技巧。例如,將業務流程大任務分解成整理業務、製作業務流程圖、編寫公式化手冊等小型任務,再針對各項小任務設定完成期限。

3.依照部屬的能力與成熟度,決定討論工作的方式: 對於能力成熟的部屬,採取放任形式;對於能力尚未成熟的部屬,從旁給予強烈的指示;對於有能力但動力不足的部屬,則要加強精神上的鼓舞;對於有熱忱卻能力不足的部屬,就必須多給予工作上的指示。

延伸閱讀:交辦工作要衡量員工抗壓性!心理學研究:視情況調整管理方式,才能真正提高效率

別讓交辦變「丟包」,高績效主管的授權防守線

掌握了工作期限與進度追蹤的技巧,但回到辦公室,你是否依然陷入「自己做比較快」的救火泥淖?

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資料來源 / 《交辦的技術》,大樂文化

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