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Gmail 超簡單寄送大量客製化郵件!Google 合併列印郵件教學

2019-11-19 10:03:25
Managertoday
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前陣子寫過一篇文章:「Google 文件合併列印教學,把 Google 試算表合併列印標籤信封」,透過安裝外掛,可以在 Google 文件與試算表實現合併列印功能,就能像微軟的 Office 那樣

前陣子寫過一篇文章:「Google 文件合併列印教學,把 Google 試算表合併列印標籤信封」,透過安裝外掛,可以在 Google 文件與試算表實現合併列印功能,就能像微軟的 Office 那樣一次列印大量的客製化信封、標籤名牌。

而今天再來幫 Google 的 GmailGoogle 試算表應用,補足一個微軟 Office 行之有年的合併列印功能:「合併列印郵件」。

利用「 Yet Another Mail Merge 」這個 Google 試算表外掛,只要在 Google 試算表設定好客製化的欄位,就能用 Gmail (或 Google Inbox )一次寄出大量客製化的電子郵件,對方會收到「看起來彷彿特別為每一個人親自撰寫的獨特郵件內容」,郵件內文有專屬的姓名稱謂、內容關鍵字,但其實我們是一次輕鬆大量寄出的!

這個功能對我來說有一個很實際的用途,我常常要一次寄出「數十封郵件」給每一個合作的作者報告版稅狀況,這時候我可以利用上述技巧,設定好郵件草稿範本,填好試算表裡的個人稱呼、作品、版稅數字等客製化內容,就能一次大量寄送客製化郵件,節省許多時間。

這就是辦公室常常需要的技巧,最近我也寫了許多跟辦公室進階技巧有關的文章,歡迎參考:
- 快速建立大量行事曆行程技巧:把 Excel 表格匯入 Google日曆
- Google 日曆列印成紙本行事曆、匯出 Excel 月曆的三種方法

想研究更多 Google 辦公室技巧的朋友,還可報名我的「 Google 雲端辦公室課程」學習更多方法

1. 建立 Gmail 郵件草稿:

接著讓我們進入教學,要滿足上述需求的步驟非常簡單,你可以跟著我一步一步來做好。

首先,在 Gmail 或 Google Inbox 建立一封郵件「草稿」,如下圖所示,然後 在想要客製化內容的部分,使用特殊語法來替換:

<<特殊欄位名稱>>

如下圖中,我的收件人名稱、抬頭、認識對方的原因、對方的興趣等等內容,我都用「特殊語法」準備等等自動替換。

我可以像一般編輯郵件那樣(如下圖),設計好特殊客製化內容的顏色、文字大小,之後替換內容時也會換上這些格式。

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2. 建立 Google 試算表的客製化欄位

接著建立一份新的 Google 試算表,第一個欄位可以輸入「 Email Address (就是收寄人的信箱地址)」,接著其他欄位,請使用前面郵件草稿的「特殊欄位名稱」來命名,大家可以對照我的前後圖片。

等等要進行「合併列印郵件」動作時,就會把 Google 試算表中每一個對應欄位的內容,自動替換 Gmail 郵件內文,並對應寄給每一個不同的收件者。

這邊只有一個要求,試算表的「特殊欄位名稱」必須是英文的,但後面實際的替換內容可以是中文,可參考下圖所示。

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3. 安裝與開啟「Yet Another Mail Merge」

設定好郵件草稿,設計好 Google 試算表後,我們在 Google 試算表安裝Yet Another Mail Merge」外掛,安裝時授權你的 Google 帳號即可。

「Yet Another Mail Merge」很棒的一點是,他的使用者眾多,而且評價很高,最近也持續保持更新,並且還有部分中文化介面,使用起來簡單又親切。

Google 試算表還有很多很棒的外掛可以安裝,例如:用 Google 試算表製作甘特圖!範本直接套用與自動排程教學

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4. 開啟郵件合併列印

做好準備與設定,打開 Google 試算表上方的「外掛程式」選單,選擇已經安裝的「Yet Another Mail Merge」,並選擇「開始合併郵件」功能。

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5. 選擇收件人郵件地址欄位位置

接著在彈出的「開始合併郵件」視窗中,第一行「電子郵件將透過 A 蘭未來寄送至收件人」,這裡可以點擊「 Change 」來更換正確的郵件地址欄位,如果一開始就正確,那就不用更換。

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6. 設定寄件者名稱

我們可以在「寄件者名稱」處,輸入這次大量寄送郵件時,我要顯示的名稱是什麼。

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7. 選擇郵件草稿

最重要的是在「草稿」處,選擇第一步驟中我們已經撰寫好的那一封郵件草稿。

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8. 勾選追蹤郵件開啟

如果你希望知道對方是否打開郵件,可以勾選「追蹤郵件開啟情形」。

就這麼簡單,基本上沒有太複雜的設定,完成後直接按下「寄出郵件」,那麼就會根據 Google 試算表清單,以及 Gmail 裡的草稿,自動寄出大量的客製化郵件了!

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9. 自動記錄寄件時間

而成功寄出郵件後,Yet Another Mail Merge 會自動在 Google 試算表中加註郵件寄出的時間。

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10. 客製化郵件結果

我們來看看客製化郵件的成果,下圖中,可以看到原本草稿的特殊語法,自動替換成試算表裡的對應欄位內容了。

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而且每一個不同收件者,就會收到不同的客製化內容。

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11. 追蹤郵件開啟記錄

回到已經啟動 Yet Another Mail Merge 的試算表,可以繼續追蹤哪幾封寄出的郵件已經被開啟,或是點擊其內容。

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12. 從 Google 聯絡人匯入群組資料

以上就是「 Yet Another Mail Merge 」的超簡單步驟教學,幫我們輕鬆利用 Gmail 與 Google 試算表,寄送大量客製化內容的郵件。

這邊再補充一個Yet Another Mail Merge 好用的功能,我們可以選擇「從群組輸入收件者」的功能,這可以從我的 Google 聯絡人裡,自動匯入某個分類的聯絡人,並且一次把聯絡人的特殊欄位一起匯入(例如公司與職稱等)。

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這樣一來又可以節省很多製作表格的時間,只要我們平常有用 Google 聯絡人做好管理:
- 立刻啟用 Google 聯絡人搶鮮版:九個必看通訊錄功能
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13. 邀請朋友安裝,獲得免費郵件傳送量

最後,「 Yet Another Mail Merge 」這個外掛免費版可以「每天寄出 50 封郵件」(每天重新計算),如果想要更多,可以升級到付費版,獲得每天寄出 400 封郵件的功能。

或者你可以 邀請朋友 一起安裝「 Yet Another Mail Merge 」外掛,這樣一來你們兩個人都能每天增加 50 封郵件數量(邀請者每天多出 50 封郵件量,上限 400 封,有效期限一年。被邀請者每天多出 50 封郵件量,有效期限一個月)。例如這就是我的邀請連結:「 Yet Another Mail Merge 外掛邀請連結」。

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需要一次寄送大量客製化郵件的朋友,利用這個外掛,來節省一些時間吧!

(本文出自「電腦玩物」,原文請點此

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