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[時間技客-11] 莫法特休息法,面對高壓力工作的積極休息技巧

esor huang(異塵行者)
2017-05-23
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昨天我在「簡單把生活變成任務,就能贏得意想不到的成就感!」一文下方,收到大陸讀者的留言回饋:「我刚刚才仔细看看站长在2015年的帖子,才知道自己为什么“想放松”,然后又后悔的原因:时间都浪费了。」

我跟大家一樣,也會遇到下面這些問題點:想讀書但讀不下書,只要學習一下就覺得很累(但其實昨天晚上明明有充分睡眠);要動腦或枯躁的工作做不下去,做一下就覺得卡關或是想休息(但其實身體並不勞累);假日想說睡懶覺來補充上班日的疲勞,但疲勞卻幾乎沒有恢復,愈睡愈累,而且壓力持續累積。(可參考:善用週末假日「克服工作壓力」的四個有效方法

「愈休息愈累,愈休息壓力愈大,一開始工作學習就覺得累」,這到底是什麼問題?有沒有解決的辦法呢?或許其中一個可能原因是:我想錯了休息方法。

為什麼愈休息愈累?

說到「休息」,我們通常想到的是睡覺、不工作、去玩、放鬆,這些是休息沒錯,但休息的方法其實不只這些,而我們因為缺乏對休息方法的想像力,常常沒有對症下藥的「用適合的方法休息」,才導致前述的問題。

休息的真正目的是什麼?無非是希望透過休息,讓下一個階段的某種行動更有動力、體力、精神力,也就是說「休息」不是只有體力回復而已:

很多時候休息要復原的其實是「動力」與「精神力」,而就像 RPG 角色需要補充動力與精神力時,就需要喝下不同的「休息藥水」,只喝體力藥水是沒用的。

所以,當我明明昨晚有準時睡覺起床,照理說我的體力應該很足夠,但為什麼我一學習就打瞌睡?一工作就覺得累?一到放假就算拚命放鬆、拚命玩也總覺得休息不夠?

因為這時候我的體力其實是滿格的,我需要的是「補充動力和精神力」的休息藥水,我需要的不是靜態休息,而是「積極休息」。

莫法特休息法:

什麼是「積極休息」?今天介紹大家很有趣也很有效的方法:「莫法特休息法」。

「莫法特休息法」背後有一個流傳很廣的故事:「據說《新約聖經》的翻譯者詹姆斯·莫法特在工作時會準備三張書桌,第一張書桌上擺著他的聖經譯稿,第二張書桌上擺著他正在寫的論文原稿,第三張書桌上則是他正在撰寫的偵探小說。而莫法特的工作方法就是翻譯累了,就換到第二張書桌寫論文,累了再換到第三張書桌寫小說。」

「莫法特休息法」的方法就是說,不一定要停止工作來休息,而可以「切換不同工作節奏」,尤其對腦力工作來說,切換不同的思考主題,其實對大腦是更好的「積極休息」,可以讓大腦因為思考不同主題而從前一個主題的壓力放鬆下來,但又能補回剛剛的精神力,甚至因為切換節奏而找到新的動力。

生理上我們需要休息,但精神上的休息,指的則是 保持熱情補充刺激

所以我們之前的直接休息搞錯了什麼,導致我們學習累了(而且很快就累)跑去玩,但玩完回來面對學習一樣覺得累,為什麼?因為我們的熱情和刺激沒有回復。

進行高強度工作時,保持彈力的休息:

我自己就很喜歡實踐莫法特休息法,而且真的有用。

例如之前我在撰寫自己的專書《 Evernote 100個做筆記的好方法》,我在準備自己的「時間管理課程」,還同時處理我的正職工作任務時,我每一天在電腦玩物撰寫部落格文章的頻率並沒有降低。

有知道我的工作情況的朋友就很好奇問我, Esor 你怎麼可以在專案都快截止時,還是每天都可以寫文章?那時候我就說,因為寫部落格文章就是我的「休息」,聽到的朋友都覺得不可思議,寫文章怎麼會是休息?

但從上面莫法特休息法的例子我們就可以知道,當我壓力、腦力都集中在書籍撰寫時,我的動力與精神力急速消耗在書籍這件事情上,但這時候切換工作節奏到寫部落格文章,不同主題的思考與壓力會幫助我快速重新填滿精神值,於是再切換回書籍撰寫又能保持效率。

精神值跟體力不同,他需要的不是「不做事情」來慢慢回復,而是需要「做不一樣的事情」來保持「彈力」。

而且這個不一樣的事情不是放棄腦力思考,反而應該是 繼續腦力思考 ,只是用不同方向、不同主題,去回復腦力的彈性。

面對難解的問題時,找到新刺激的休息:

另外還有一個故事,法國的啟蒙哲學家盧梭跟我們一樣,他也說自己只要用功的時間稍微長一點就會覺得疲倦(是不是感同身受?),而且盧梭說自己只要超過半個小時專注處理一個問題就開始覺得累,所以盧梭怎麼做呢?他就讓自己不斷的處理不同的問題,累了就換一個問題繼續思考,這讓他的大腦持續抱持輕鬆愉快,而事實上他研究的時間並沒有間斷。

這也是一種莫法特休息法,而且我常常運用在自己「讀書」這件事情上。(延伸閱讀:如何閱讀一本書?我的深讀、反芻、拆解三步驟

有時候好不容易翻開一本書開始要閱讀了,讀了不到半小時就覺得累,因為卡在書中幾個問題一直苦思,這時候我就會先放下目前這個問題 ,跳到下一個章節繼續讀,於是有了「新章節的問題」來刺激我的大腦,我的大腦又開始恢復清醒了。

我也常常運用在我 寫草稿 上。(延伸閱讀:零碎時間最佳化:我如何堅持每天寫完一篇部落格文章?

有時候我寫一篇草稿寫到卡住,開始覺得累,開始效率降低,我就換到另一篇草稿繼續寫,讓大腦重新恢復活力,而且這還常常會幫助我切換回原本的草稿時產生更多靈感。

也就是說,除了身體休息,大腦更需要「找到新刺激」的「積極休息」。

莫法特休息法如何實作:

前面說了我的經驗與莫法特休息法的方法,但具體實作上要怎麼才能做到呢?

我的經驗告訴我,首先我們必須擁有一個豐富的人生計劃,如果我的人生很單一,只有一種工作,那當然永遠逃不出這個工作的壓力,但實際上人生不需如此,人生應該有很多夢想、興趣、家庭、個人的目標可以實現,當然也有工作。

而當我們可以有更豐富的人生計劃時,莫法特休息法就能愈對我們起到作用,所以首先我建議大家可以根據我這篇文章的方法:「用心智圖法畫出一年目標與行動, 2017年從這個視覺技巧開始」,建立一個「多面向的人生規劃」。

然後可以在規劃每一天的行動清單時,注意到「多元性」,例如我的「135行動清單法則」中,就可以讓工作、家庭、個人興趣更平均安排在「3個必要任務」中,幫助我們在一天工作時可以透過切換而找到正確休息。

尤其對知識工作者、學習者來說,莫法特的積極休息法,相信會有所幫助。

延伸閱讀:
1. 我的「不辦清單」:如何從不要做的犧牲,換回工作效率?
2. 解除壓力與焦慮的大腦 SPA 筆記術,起碼每週做一次
3. 我用來擺脫情緒枷鎖的十種方法

時間技客系列文章:
- 總論:幫你的時間管理方法健檢,如何挑選時間管理工具?
- [時間技客-1] 做得到的每日待辦清單:1-3-5 專注法則
- [時間技客-2]不想做就別做!感性自動聚焦時間管理法
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一站實現管錢、省錢、提人效!COMMEET 智能費用管理,用 AI 助攻企業憑證數位化與治理升級

2025-12-22 經理人 X 擁樂commeet
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缺工、人工成本攀升、ESG 與內控要求加壓,企業的管理戰場正被迫往後勤延伸。許多中高階主管忙著追逐前端成長,卻忽略一個長期在失血的效率黑洞:財務與業務團隊每天耗在報銷、核單、整理憑證與補帳,拖慢結帳與決策節奏,也消耗企業最稀缺的資源——人才。

「依照政府規定,企業必須建立合規的報銷機制,因為這些資料最終都會回到財報,數據必須可信、可查。每個月的整理、季度或年度的審查,對企業來說都是不可迴避的任務。」COMMEET 創辦人暨執行長洪明楓指出,AI 技術已成熟、數位工具已到位,若憑證流程仍停留在紙本與人工堆疊,企業想提升營運韌性會更吃力,甚至在下一輪競爭中起步就落後。

缺工時代,人才不該被瑣事綁住

缺工已成常態,財務與業務團隊首當其衝。洪明楓表示,財務人員至少花費四成時間投入在逐張核對、Key in 與對帳;同時,在第一線打拚的業務人員還要承受代墊壓力與紙本報銷的瑣碎流程。這些低附加價值的作業,不僅降低效率,更加劇知識斷層與人才流動風險。企業必須認知到,真正付出的成本,其實是「讓專業人才困在不必要的瑣事裡」。

洪明楓進一步梳理企業常見的三大斷點:

第一是數據斷點。由於報銷高度依賴人工輸入與處理,人員異動或交接不順就容易造成資料斷裂,錯誤率上升。

第二是合規斷點。例如:除了統編、金額等基本欄位的誤植很常見;跨部門、子公司規範不一致,也會拉高管理成本;報銷項目合理性與科目錯置也帶來稅務與稽核風險。

第三是時效斷點。報銷延誤會影響結帳,導致管理報表變成落後資訊,預算控管便失去即時性。

而報銷流程的問題,終究回到經營面,牽動專案執行或財務健康。洪明楓直言,「減少事後補帳,做到提前管理才是關鍵!」

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COMMEET 模式,為企業打開治理新價值

「一筆支出從發生到入帳,牽涉預算、權限、付款方式、憑證蒐集、主管審核與帳務處理。」洪明楓建議,企業可導入全台首家智能費用管理系統 COMMEET,整合 SaaS、AI-OCR 與數位企業卡,將分散、仰賴人力的費用流程收斂成一套可稽核、可追溯、可分析的治理機制,讓人才回到營運與策略的主戰場。

「COMMEET 本質上是一套 SaaS,核心是把原本分散、仰賴人力的費用流程整合起來,讓企業用系統而不是人力來管理。」洪明楓說明,這至少帶來三方面的效益:管錢、省錢、省人力。

第一是管錢。COMMEET 將預算控管前移,讓管理層能在支出發生時就看見變化。他以一家日商連鎖眼鏡品牌為例,快速展店帶來跨店費用分攤與新人訓練壓力;在導入COMMEET後,門市人員報帳更直覺、補件減少;總部能即時掌握各據點預算執行,不必等到月底才發現超支,擴店管理更穩定。

第二是省錢。過去,企業長期仰賴員工代墊費用,尤其是海外 SaaS 與 AI 工具的訂閱支出,流程繁瑣、資安與帳號歸屬風險也跟著上升。「員工代墊,本質上就是一張張尚未報帳的應付帳款。」洪明楓指出,透過 COMMEET 數位企業卡,企業能在支出前設定預算、即時控管費用,支出結構回到「企業對銀行」的信用關係,規則更一致、員工體驗也改善。「目前 AI 軟體支付已占企業卡使用量的 25~30%,差旅其次。」他補充,企業支出型態也隨著時代變遷有所不同。

第三是省人力。COMMEET 以系統整合取代重複核對,讓每一筆支出的處理時間縮短約 80%。業務、行銷、店長不必再被補件與逐筆比對牽制;財務也能從庶務抽身,投入規範設計、風險控管與決策支援。

「根據COMMEET的應用數據,約有 3~5% 的費用會因違反報銷規則而被 AI 即時擋下;而這些省下來的金額會直接反映在淨利上。」當控管從月底回頭追認,轉為流程前段即時攔截,企業無疑將獲得更穩的財務體質,以及更高的管理透明度。

憑證數位化,是企業必經的轉型之路

儘管工具齊備,但憑證數位化往往不是企業數位轉型的優先選項,原因很直接:短期看不到業績貢獻、又牽涉財務流程習慣。對此,洪明楓分享,COMMEET 客戶中近 15% 為日商,因為日本《電子帳簿保存法》修法,要求企業同步保存憑證數位檔,以提升查核效率,因此積極落實憑證數位化。

回頭看向台灣,事實上,近年法規也逐步鬆綁,國稅局已允許企業在符合條件下,以電子方式保存多數原始憑證。而下一步的關鍵門檻,在於不繳回紙本後的重複報銷風險。對此,AI OCR 的辨識能力將成為自動化的核心;在前端即完成結構化與比對,流程才能真正輕量化。

目前 COMMEET 已處理超過 160 億元費用與憑證資料,系統已在企業情境中驗證規模。洪明楓預期,AI 的角色將從憑證辨識延伸到簽核、審計與費用監控。「當資料量累積到一定程度,系統可自動判定科目、辨識低風險支出,審計流程也有機會從人工全檢轉為 AI 全檢、人力抽檢,報銷與簽核朝部分自動化邁進。」

邁向 2026 年,企業是時候為憑證數位化打基礎,先梳理、再重構行政流程,讓報銷也能升級為決策級資料來源,為財務監控、風險管理與長期成長掌握更多主動權。

[本文由經理人整合行銷部與擁樂commeet共同製作]

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