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成本不是用「砍」的!用對 4 招「管」成本,才能真正獲利

2019-11-20 13:47:05
Managertoday
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企業想獲利時,「節流」是常見手段。不過,多數企業省成本時,並沒有真正理解何謂「成本」,就不知道如何管理。運用作業價值管理(AVM),結合經營的「原因」與「結果」資訊,可以釐清錢是否花得有價值。

台灣有許多企業是以「代工」為主要業務,在長期低毛利的環境下,組織總是以精簡、控制「成本」為手段,達到獲利的目的。

不過,多數的企業並沒有真正理解何謂「成本」,也就不知道如何管理成本,才能妥善分配資源。

破除成本的 3 大迷思,釐清經營的原因與結果

長期觀察企業的實務運作,我發現很多公司經常會有 3 個「成本迷思」:

迷思 1:無法釐清長期和短期成本的重要性

像是為了快速下降短期成本,就減少研發費用,反而影響企業的長期競爭力,就是企業不懂得取捨長短期成本。

迷思 2:誤以為大企業、大訂單就是好客戶

大公司或大訂單通常會要求「客製化服務」,公司必須投入更多人力及財力,不僅壓縮利潤,甚至得賠本提供服務。

迷思 3:看不清隱藏成本,導致資源誤用

製造業時常囤積貨品,忽略了背後產生的管理、儲存、資金及報廢等成本,很難看出企業表面上獲利,實際上卻是虧本的狀況。

這些成本迷思為什麼會持續發生呢?關鍵在於企業缺乏結合策略發展的「原因」與「結果」的數據,以致無法徹底解決經營績效不彰的問題。

一般來說,企業經營管理的「原因」包含時間、品質及產能資訊,比如說判斷品質好壞的資訊來自於「品質管理制度」。

另一方面,經營管理的「結果」則是收入、成本及利潤資訊,像是「財務報表」。經營者在做判斷時,如果無法將「原因」與「結果」的資訊整合,自然無法做出對的管理決策。

運用 AVM 的 4 大模組,掌控經營的成本與價值

我自 1986 年研究作業制成本制度(ABC,activity-based costing)至今,將成本及利潤等「結果」資訊,與不同管理制度的「原因」資訊結合,進一步發展出一套架構完備的整合性管理制度,也就是「作業價值管理」(AVM,activity value management)。

AVM 包含 4 大模組,每一個模組都可以產生「原因」與「結果」整合的資訊,可以有效提升企業的績效管理。

1. 資源模組

以財務報表上的費用(結果資訊)為起點,找出各項費用發生的原因,稱為「資源動因」。透過「資源動因」,將費用合理地歸屬至資源耗用的作業中心(各部門)。

以公司的房租費用為例,就以各部門使用的坪數計算,將租金視為「結果」資訊,使用坪數當成「原因」資訊,當部門使用的坪數愈多,負擔的房租費用就要愈高。

2. 作業中心模組

確立各部門的作業執行者,像是人或機器,進一步將資源模組產生的各部門費用,歸屬至負責的作業執行者。

例如,工廠的 A 機器 7 月份可使用 25 天,每天運作 12 小時,標準產能為 300 小時(25×12)。若 A 機器每月的折舊費用為 3 萬元,則 A 機器每小時的標準成本為 100 元(30,000÷300)元。這項資訊就是設定「標準工時」及「標準成本」的基礎。

3. 作業模組

透過作業中心模組釐清各部門產生的費用之後,進一步標示出各作業的屬性是品質、產能、附加價值或顧客服務。換句話說,將作業流程拆解得更精細,以釐清超用或剩餘產能的情況。

如前例,假設 A 機器在 7 月實際上只使用 250 小時,50 小時就是剩餘產能。而在這 250 小時中,A 機器有 50 小時(成本 5000 元)的「修理作業」、50 小時(成本 5000 元)的「重製作業」,僅有 150 小時(成本 15,000 元)是具生產力的作業。

4. 價值標的模組

價值標的包含產品、顧客、通路和員工,視管理決策的需求而有不同。藉由分析前 3 個模組(原因資訊),可以計算出每一位客戶、通路或產品各耗費企業多少資源。接下來,對照價值標的實際創造的營收或利潤,就可以知道成本與價值是否相當。

如此一來,當顧客提出「客製化服務」的需求,造成產品規格不斷修改,產生許多「重製作業」;或是顧客要求企業協助管理及屯積「存貨」,所產生的大大小小的「隱藏成本」,就可以透過 AVM 了解成本消耗的原因,進一步對症下藥,採取正確的改善對策。

藉由 AVM,將「原因」與「結果」的資訊結為一體,企業不僅可以明確掌握每個客戶、產品與通路的成本及價值,也能夠透過獎懲設計,改變組織的行為和企業文化,讓資源集中在策略目標上。