Managertoday 經理人

三行搞定英文email!提案、建言,英文信怎麼寫?

2019-12-13 10:19:43
Managertoday
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無論中文、英文mail,目的都在於清楚溝通訊息,為什麼換個語言,難度就立即增加十倍、百倍?光是查詢這個字、那個詞、這句話的英文要怎麼說,就讓你抓破頭、耗去大半天時間,寫完後,也不太確定自己寫的對不對,

無論中文、英文mail,目的都在於清楚溝通訊息,為什麼換個語言,難度就立即增加十倍、百倍?光是查詢這個字、那個詞、這句話的英文要怎麼說,就讓你抓破頭、耗去大半天時間,寫完後,也不太確定自己寫的對不對,懷疑真的可以寄出去了嗎?

其實,英文email的寫作原則可以濃縮成4個英文字:K.I.S.S.(Keep it short and simple),就是簡潔有力之意。根據調查公司Radicati的研究,每人每天平均收發近百封郵件,如果你能快速掌握英文mail的寫作原則與常用架構,回覆英文mail更有效率,試想能省下多少時間?

現在就來學學如何運用KISS原則(Keep it short and simple)輕鬆寫好「提案/建言」的英文email。

Hi Jim,

We’ve had a lot of absenteeism lately and it hurts our company’s performance.
I think we can reduce absenteeism if we have an in-house gym. (1) This will:

-Reduce absenteeism. According to a National Health Institute survey of 1,000 firms, companies with in –house gyms experience 20% less absenteeism thank those who lack such facilities.
-Increase productivity. We have 50% more absenteeism than other firms in our industry, so reducing that number by 20% will automatically increase our productivity by 10%.(2)

I believe we should consider allocating money for the installation of a gym at headquarters. I can process the paperwork and have it ready within a month if you approve it. Thanks for your consideration. (3)

Regards,
Hugh Jackman

嗨Jim:

近來員工曠職比率攀升,已損及公司績效。
我認為,如果我們在公司內部設置健身房,可以減少曠職。
主要原因如下:
-降低曠職率。根據全國衛生機構調查1000家公司顯示,內部設有健身房的公司,其員工曠職比率比沒有健身房的企業少了20%。
-增加生產力。我們的曠職比率較同業高出50%,若能減少20%的曠職比率,就等於提升生產力10%。

我認為我們應考慮提撥經費,在總部設置健身房。
如您許可,我可以立即著手準備書面作業,並在一個月內準備好。
感謝您考量我的建議。
Hugh Jackman敬啟

  • absenteeism 曠職
  • in-house 組織內部的
  • Paperwork 書面程序

結構分析+通用例句

1.結論先行:

一開始就提出看法,若是寫信給上司,態度要謙遜,以提出建議的態度,句中使用would,多用問句,少用命令句。

  • 例一:I would like to propose that we set up a booth at the electronic show.
    我想建議在電子展上設置攤位。
  • 例二:Why don’t we try changing the catalogue design?
    我們為什麼不嘗試改變目錄設計?
    (why don’t we可替換為why not或how about)

2.陳述理由:

多援引數字做為例證,明確表達立場。

  • 例一:Accoring to the income statement, the cost of production has increased by 10% because of the rising prices of raw material. 損益表顯示,因為原物料價格上漲,生產成本已升高10%。
  • 例二:We may differ on a few things, but I’m inclined to agree with you. 我們可能在部分事項上有歧異,但是整體上我傾向同意你。

3.請示意見:

信末重覆你的意見,請對方給予具體的指示(贊成/反對),並不忘感謝對方考慮你的建議。

  • 例一:I hope you can consider to my advice. 希望您能考慮我的建議。
  • 例二:I hope it can help us improve the company. 希望這些建議對公司有助益。

同場加映:尋求對方建議

首先說明來意,請對方撥出時間,之後採納與否也要告知,並表達感謝。

I would like to hear your opinion about this.
Can you make some time to meet because I need some help.
I decided to take your advice and apply for a job transfer.

關於這件事我想聽聽你的意見。

你能抽點時間與我碰面嗎?因為我需要一點協助。(Make time:找出時間)

我決定聽你的建議申請調職。(take advice:採納建議,transfer:調職)

資料來源:《全世界都在用的英文書信分類大全》,懶鬼子英日語出版;《英文E-mail拿來就用》,國際學村出版

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