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Attached please find 別寫了! 「附件請看」的英文怎麼說?7 個過時 email 寫法快改掉

2020-04-05 12:09:18
Managertoday
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「附件請看」英文怎麼說?還在用「Attached please find?」這 7個過時 email 用語,真的別再用了啦 >>

Jane 的部門來了新同事,這同事的英文看似專業,寫的 Email 既長又多,Jane 以為她的美國老闆以後一定會更願意和新同事溝通,因為其他人英文沒那麼好。

但事實相反,老闆很少寫 email 給這位新同事,Jane 後來才聽說,原來老闆說這樣的溝通太「long-winded」、「old-fashioned」。意思是太囉唆,沒完沒了,而且老派。

寫得更長、更複雜不代表英文更好。英語國家 70 年代開始提倡簡單英語(plain English),大刀闊斧刪掉文謅謅的、打官腔的字眼。至於哪些些表達會讓人覺得囉唆又老派,來看一個例子:

As per our previous conversation, I am writing to follow up on our earlier decision on the marketing campaign in Q2. Attached herewith please find the revised proposal for your perusal.(就先前我們談過的,我寫信來是要追蹤我們先前對於第二季行銷活動的決定。附件是修正後的計劃書,請提供您寶貴意見。)

一句一句分解這段 email,看看問題在哪裡:

1. As per our previous conversation 就先前我們的談話

這個用法二十幾年很流行,很多每封 Email 的開頭都是「as per」,但時下商業溝通講求精簡,這樣說顯得老套,而且 previous 很多餘,直接用 As we discussed / As discussed 就好。

● As per your request ... => As you requested
● As per our agreement ... => As we agreed
● As per your instructions ... => As you instructed

2. Attached please find… 附件是…

以前人們依賴紙本信件溝通,「Enclosed please find….」也曾經風行一時。但年輕一輩發現,根本沒有任何東西要「find」,這麼寫看起來像律師函,沒道理。還有人會用 please see attached,這也不自然。現在大家更愛用 I'm attaching / I've attached,或直接用 Attached is…。

● Attached please find the following receipt. =>Attached is the receipt. (附上收據)

3. Herewith 隨函

Herewith、hereby、herein 這些都很拗口,雖然有些文化悠久的商號還改不了口,但直接用 here 更簡要。

● attached herewith => attached is, here is

4. Perusal 仔細研究

這個字少見少用,但還真有一位在外商銀行工作的學生寫信就用了這個字,他說在網路學到就用了,這個字改成 review 更自然。以精簡原則修改,原來長長一串的 email 只要一句話:As discussed, here is the revised marketing campaign for Q2 for your review.

5. Please be advised... 我(們)要通知你...

這個詞聽起來也太官樣,像銀行寄信告訴你貸款到期的那種信。直接去掉即可。

● Please be advised that the check is overdue. => "The check is overdue."

6. Please do not hesitate to contact me. 請隨時聯絡我

這句話在用了半世紀之後,已經成了沒有意義的陳腔濫調,說了等於沒說。建議改成「please call me.」這類更直接有力的訴求。

7. at your earliest convenience. 最近方便的時間

太客氣會給人虛偽感,既然要 earliest,就建議一個時間,例如:by next week。