Jane 的部門來了新同事，這同事的英文看似專業，寫的 Email 既長又多，Jane 以為她的美國老闆以後一定會更願意和新同事溝通，因為其他人英文沒那麼好。

但事實相反，老闆很少寫 email 給這位新同事，Jane 後來才聽說，原來老闆說這樣的溝通太「long-winded」、「old-fashioned」。意思是太囉唆，沒完沒了，而且老派。

寫得更長、更複雜不代表英文更好。英語國家 70 年代開始提倡簡單英語（plain English），大刀闊斧刪掉文謅謅的、打官腔的字眼。至於哪些些表達會讓人覺得囉唆又老派，來看一個例子：

As per our previous conversation, I am writing to follow up on our earlier decision on the marketing campaign in Q2. Attached herewith please find the revised proposal for your perusal.（就先前我們談過的，我寫信來是要追蹤我們先前對於第二季行銷活動的決定。附件是修正後的計劃書，請提供您寶貴意見。）

一句一句分解這段 email，看看問題在哪裡：

1. As per our previous conversation 就先前我們的談話

這個用法二十幾年很流行，很多每封 Email 的開頭都是「as per」，但時下商業溝通講求精簡，這樣說顯得老套，而且 previous 很多餘，直接用 As we discussed / As discussed 就好。

● As per your request ... => As you requested
● As per our agreement ... => As we agreed
● As per your instructions ... => As you instructed

2. Attached please find… 附件是…

以前人們依賴紙本信件溝通，「Enclosed please find….」也曾經風行一時。但年輕一輩發現，根本沒有任何東西要「find」，這麼寫看起來像律師函，沒道理。還有人會用 please see attached，這也不自然。現在大家更愛用 I'm attaching / I've attached，或直接用 Attached is…。

● Attached please find the following receipt. =>Attached is the receipt. （附上收據）

3. Herewith 隨函

Herewith、hereby、herein 這些都很拗口，雖然有些文化悠久的商號還改不了口，但直接用 here 更簡要。

● attached herewith => attached is, here is

4. Perusal 仔細研究

這個字少見少用，但還真有一位在外商銀行工作的學生寫信就用了這個字，他說在網路學到就用了，這個字改成 review 更自然。以精簡原則修改，原來長長一串的 email 只要一句話：As discussed, here is the revised marketing campaign for Q2 for your review.

5. Please be advised... 我（們）要通知你...

這個詞聽起來也太官樣，像銀行寄信告訴你貸款到期的那種信。直接去掉即可。

● Please be advised that the check is overdue. => "The check is overdue."

6. Please do not hesitate to contact me. 請隨時聯絡我

這句話在用了半世紀之後，已經成了沒有意義的陳腔濫調，說了等於沒說。建議改成「please call me.」這類更直接有力的訴求。

7. at your earliest convenience. 最近方便的時間

太客氣會給人虛偽感，既然要 earliest，就建議一個時間，例如：by next week。