整理‧撰文 經理人編輯部
SWOT分析表怎麼做?4個面向與定義,為企業和個人指出成功模式!
SWOT分析理論是優勢(strength)、劣勢(weakness)、機會(opportunity)與威脅(threat)四大定義的英文單字首字母縮寫,一張表格就可以分析企業自身的優勢(S)與劣勢(W),以及企業身處競爭對手環伺之下所面臨的機會(O)與威脅(T)。
什麼是SWOT?理論定義
SWOT理論的意思清楚,兩者之間也呈現對比,如優勢與劣勢、機會與威脅,或是「優勢與劣勢」同屬企業內部的策略考量;而「機會與威脅」則是企業因應外在環境,需要調整的措施。
Strengths
企業內部的「優勢」:例如公司內部的基礎設施、品牌知名度、員工素質、市占等要素,取代性較低。
Weakness
企業內部的「劣勢」:例如財務狀況、商品成本、市場競業多、量率等各式狀況等。
Opportunities
企業因應外在環境的「機會」:競爭者、合作者的動向、跨界合作機會多寡、市場仍未飽和等。
Threats
企業在外在環境中的「威脅」:成長放緩市占滑落、政策景氣影響買氣、競業結盟等。
透過「內部、外部」條件與「正面、負面」因素兩軸交錯, 得出 4 個分析面向,是制定策略之前慣用的分析架構,分析也可用於解決問題,或是準備、修正計畫,甚至分析工作者個人在職場上的競爭力。
SWOT分析範例:用SWOT分析企業
SWOT應用在企業策略分析的範例時,優勢與劣勢代表「內部條件」,指相較於競爭者所擁有的優劣勢,例如公司制度、廠房設備、人力資源等;機會與威脅代表「外部條件」,指受外在操控影響的現象或趨勢,例如整體環境、法律規章、消費者喜好等。
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SWOT分析範例:用SWOT分析自己
SWOT應用於個人層面時,則可以將自己的學歷、專長、性格視為「內部條件」,將就業市場、景氣榮枯、公司環境列為「外部條件」。發揮強項、回避弱項,配合外部趨勢的起落來設定來年目標,更能事倍功半,開創乘勢而起的未來。
上圖的範例是假設你是一名餐飲業主管,希望磨練展店與管理能力,就可以趁著近幾年台灣餐飲連鎖業積極西進的腳步,跟著去中國大陸工作;同時也要經常提醒自己,壓力大時要懂得轉換情緒,並學會把任務交託給同事負責,否則可能很難成為團隊的領導者。
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寫履歷之前,也可以先用SWOT分析自己,檢視自己、認清自己是什麼樣的人,從中找出自己的強項,再找到可以善用它的工作。《薪水高的人都這樣自我介紹》作者立川光昭建議工作者運用「SWOT分析表」,找出自己的優缺點。S與W代表自己擁有的「優勢(長處)」與「劣勢(問題)」,O與T代表外部環境中的「機會」(對自己有利的事物)與「威脅」(對自己不利的事物)。分析之後,思考可以如何發揮自己的優勢,並改進自己的劣勢,進而掌握機會,找出自己「能成為的人」做為職涯的發展目標。為了避開盲點或過度自信,你可以請朋友、同事填寫你的SWOT分析表,他們可能會說出一些你沒想到的長處與短處。
SWOT分析表怎麼寫?3個步驟
《工作,分析了再做》指出,填寫「SWOT分析表」包含以下 3 個步驟:
步驟1. 設定主題,蒐集相關資料
根據分析的主題與目的,尋找相關資料。例如,分析某產品競爭力時,不論是產品本身的成分、外觀、功能,或是同類型產品的市場規模、進出口法規等,都是蒐集資料的範圍。
步驟2. 篩選、分類資料
過濾所蒐集的資料,去除與分析目的關聯性較低的資料,以避免因資料過於龐雜影響分析精準度,然後將資料分為優勢、劣勢、機會、威脅四大面向。
例如,分別將產品價格相對便宜、產品保存期限短、青少年喜歡透過網路購物、市場接近飽和劃歸在優勢、劣勢、機會和威脅的類別裡。
步驟3. 填寫SWOT分析表,研擬策略
最後,拿出空白SWOT分析表,將上述分類好的資料填入表中,即可開始分析,並分別擬訂4種策略(提升優勢、降低劣勢、把握可利用的機會與消除潛在威脅),找到可能的策略方向後,仍須經過評估後再施行。
最後,要特別注意的是,在SWOT分析表四大象限中所列出的資料項目數量多寡,與該象限的影響力無關,資料項目較多的面向,不代表其影響力比較大,而必須視該項目對於決策目標是否具有關鍵性作用而定,使用時不可不慎。
完成SWOT分析後的延伸應用:思考發揮優勢、降低威脅
一般而言,在完成SWOT分析之後,可採取的策略共有 4 種:提升優勢、降低劣勢、把握可利用的機會與消除潛在威脅。實際運用時,可選擇其中兩個面向,綜合擬定應對策略。
其中,SO策略表示使用強勢並利用機會;WO策略表示克服弱勢並利用機會;ST策略表示使用強勢且避免威脅,WT表示減少弱勢 並避免威脅。
《效率工作人的表格思考術》作者西村克己指出,針對SWOT分析中的「外部條件」,預測時間最好在3年以上,才能夠深入探討未來可能遭遇的問題,克服SWOT架構無法預測未來的缺陷。
例如,法令規章或社會趨勢的變遷並非一朝一夕,若是只掌握當前的機會與威脅的話,就只能推論出眼前的問題而已,對未來發展助益有限。西村強調,雖然針對機會與威脅的預測,很難百分之百精準,但是只要有 7 成的精準度即可。
對於想要釐清現況、掌握未來的人(或企業)而言,SWOT分析可以從混沌不明的現狀中,爬梳出脈絡清晰的解決方案,成為工作者必備的思考工具。
不過,《商業實戰對策》一書中指出,使用SWOT分析架構時,要注意不可刻意隱藏內部因素(也就是自家企業的劣勢),或是過度突顯劣勢與威脅,而忽略優勢與機會。
範例:SWOT分析表拆解公司營運策略
總結:SWOT分析表是什麼意思?填寫重點
適用對象:想要釐清現狀,思考未來對策的人
運用時機:分析自己與競爭者的差異
重要原則:考量內外環境、正負面因素
- 從企業策略到個人層面等不同課題,都可運用SWOT分析表,找出企業定位或個人競爭力。
- 分析外部因素中的機會與威脅時,預測時間至少要在3年以上,才能深入探討未來可能會遭遇哪些問題。
- 分析完後,針對4個象限的狀況,提出可能的解決方法,經評估討論後,即可做為問題解決方案。