Managertoday 經理人

TO DO LIST這樣用才對!

2019-10-18 07:39:01
Managertoday
明確化你的下一步行動、把所有事情移出腦袋,讓工作變得每一天上班都有明確進度、每一天下班時都很輕鬆。

由美國時間管理大師大衛‧艾倫(Dacid Allen)所提出的經典時間管理系統「GTD」,就是一套能讓你魚與熊掌(高效、無壓)一起兼得的方法。 GTD是「Getting Things Done」(意即把事情通通完成)的縮寫, 透過GTD,你可以把工作與生活中所有大小事,全部整理、歸納成一張張有著明確行動的待辦清單,讓你在任何情況下、任何時間內、事情再多,依然能夠一眼清楚所有事務的內容與進度,享受「掌控一切」的安心感。

GTD的第一個觀念,就是「明確化你的下一步行動」。這點正是許多人在使用待辦清單時會覺得無效、甚至引發更大焦慮感的主因,因為他們往往只在待辦清單上列出了粗略的「項目」,而不是明確的「行動」。

例如,你的待辦清單第一條是:「完成新產品提案企畫,下周三要提報」,你預計在早上9~12點完成。實際動筆時,你很快就會發現,這其實只是一個粗略的項目,其中還會涉及許多行動:上網查詢市場背景資料、找出以往相關企畫書、詢問前輩之前執行經驗、製作簡報檔、預約會議室……,這些你一眼看到就知道該做什麼的「明確、可執行的行動」,才是真正應該寫在待辦清單上的內容。

做事缺乏詳細的行動規畫,執行起來就容易掛一漏萬,陷入忙碌、焦躁的狀態。 「當要面對那些沒搞清楚、未加處理、有待整理及未加重視的事情時,就會帶來不良影響。」艾倫強調,其實你的潛意識內,很清楚自己承擔了哪些大事小事、公事私事。只要你沒有把所有未完之事釐清,「心有懸念」會讓你無法徹底專心於當下,更無法做到沒有壓力。

GTD的第二個重要觀念,就是「把所有事情移出腦袋」。艾倫表示,要讓自己無壓又有效率,首要任務就是把所有「未完之事」傾倒出來,不管大小、公私、清楚或只是個概念,全部毫無保留地寫在紙上或記在軟體中。一旦當你知道自己已經掌握了所有事情,就會感到安心,也才能知道接下來該怎麼取捨與安排。 這也是GTD和一般時間管理系統最大的差異。

不依靠大腦記憶,只透過清楚的外部系統,讓自己在面對龐雜的事務時,從「不斷動腦」變成「只要動手」,照著待辦事項清單一項一項來,就能有效而且無壓的進行工作。 就算一天下來,還是有事情沒做完,也可以依據GTD原則,判斷該怎麼無負擔地放進明天的待辦清單中,讓工作變得每一天上班都有明確進度、每一天下班時都很輕鬆,準備好明日再戰。