Managertoday 經理人

【U-Office Force管理手扎】 仕元機械 善用電子簽核系統,落實會議追蹤管理

2018-05-15 17:11:54
Managertoday
https://bnextmedia.s3.hicloud.net.tw/image/album/2017-01/img-1483685876-62583@900.jpg
成立於1996年的仕元機械為國內知名工具機製造廠,專業設計製造廣泛系列的立式綜合加工機,以「MAXMILL」品牌行銷全球。為追求企業永續經營,不斷革新求變以符合市場需求,並以科學管理增進效率,提高品質的穩定性,深獲國內外客戶肯定。

成立於1996年的仕元機械為國內知名工具機製造廠,專業設計製造廣泛系列的立式綜合加工機,以「MAXMILL」品牌行銷全球。為追求企業永續經營,不斷革新求變以符合市場需求,並以科學管理增進效率,提高品質的穩定性,深獲國內外客戶肯定。

仕元機械

隨著網路、雲端科技的快速發展,現今的專業經理人不必全球跑透透,也能和全世界做生意。但對許多主管來說,因為距離而無法即時處理公務所造成的困擾也不少,仕元機械副總經理詹金杰就提及,「過去公司的簽核文件都是紙本,要經過層層簽核完之後,決議事項才能繼續執行。如果其中某個主管出差或不在辦公室便無法簽核,事情就被延宕下來;甚至光是要在廠區內找齊所有主管簽核,就得花費大半天時間,非常沒有效率。其實只要一些小小的改變,就可以讓整個流程運作更順暢。」

運用電子簽核,節省人力與時間成本

仕元機械目前約有50多名員工,在現場生產與業務、售服人員各約占一半比例,大多數時間是有一半人員不在辦公室;加上詹金杰要求對所有會議內容做紀錄,參與會議的人員必須對會議紀錄進行覆核,才能繼續往下執行。他強調,「簽核是為了有憑有據,讓大家對責任歸屬、分工及時間點做再次確認。所有事情一定是經過開會討論,一旦做出決議,大家就必須按著這個方向前進,之後如果誰沒做到時,至少有所依據來進行檢討,才是比較合理、公平的做法。」

為了解決紙本簽核產生的問題,詹金杰體認到必須透過電子化來解決,在接觸到一等一科技「U-Office Force雲端辦公室」電子簽核系統後,發現不僅能做到線上簽核,還能依照公司的標準流程(SOP)設定好每項工作的負責人員,只要流程啟動,系統就會依照SOP將相關表單送到各負責人員手上;同時表單在各部門之間往返,所有資訊都能即時且透明,透過系統的運作,每項工作所發生或待解決事項,相關人員都能夠清楚了解,不僅不容易出錯,也節省許多開會協調的時間。

仕元機械

另一方面,當組織規模越來越大,高層主管不見得會參與所有大大小小的會議,或是各地分公司會有自己的決議,等到發生狀況回頭檢討時,才發現之前的某個會議是問題源頭;透過電子簽核系統,能即時看到詳細的會議紀錄和結論,一旦發現問題,主管可以做進一步詢問或是直接退回文件,要求重新召開會議,所以某種程度來說,也能幫助公司營運方向不致有所偏離。

結合雲端優勢,用最少資源創造最大效益

仕元機械在今年6月開始導入電子簽核系統,不僅縮短簽核流程、節省人力時間,主管也不必被綁在辦公室或是要急著趕回公司處理簽核的事情,尤其U-Office Force的電子簽核還支援智慧型手機簽核,隨時隨地都能簽核表單,大幅提升工作效率;甚至想要追溯、討論之前的會議內容,透過系統查找也很方便。

詹金杰也不諱言,許多主管剛開始使用時還不太習慣,不過,等適應了使用介面及步驟,馬上就得心應手。為了讓大家改變以往的工作模式,他選擇先從「馬上能產生效益的」來做(如會議紀錄),並再延伸到像是內部聯絡單、品質異常單等紙本文件,慢慢循序漸進,將紙本轉為電子檔,甚至之後還可以做其他更多的應用。

「雲端化一定是未來的管理趨勢,像是我們現在輸入這些文件內容,等累積到一定的資料量,可以針對這些內容、數據進行分析,就能更了解公司的優勢與弱點,從而進行補強。」詹金杰強調,中小企業管理系統的細膩度要做到和大公司一樣的水準是非常困難的,其實市場上已經有非常多功能強大的套裝軟體及系統,甚至能針對中小企業的需求提供客製化解決方案,只要能加以運用,就能用最少資源創造最大效益。