Managertoday 經理人

【U-Office Force管理手扎】 薰衣草森林 讓夥伴漫步「雲端」,感受最幸福的事

2019-05-23 14:49:22
Managertoday
https://bnextmedia.s3.hicloud.net.tw/image/album/2017-01/img-1484202397-16670@900.jpg
15年來衍伸出7個品牌(薰衣草森林、森林島嶼、桐花村、緩慢、心之芳庭、好好、緩慢文旅),經營觸角從台中新社、南投清境,一路開展到蓮石梯坪、高雄甲仙等地,2010年更跨足日本北海道;員工人數也從當初的兩位創辦人,如今開枝散葉達500多人。

座落在台中新社山區的薰衣草森林,創立緣起於兩個女生(詹慧君、林庭妃)的浪漫夢想──想要擁有一畝自己的薰衣草田和咖啡館。15年來衍伸出7個品牌(薰衣草森林、森林島嶼、桐花村、緩慢、心之芳庭、好好、緩慢文旅),經營觸角從台中新社、南投清境,一路開展到蓮石梯坪、高雄甲仙等地,2010年更跨足日本北海道;員工人數也從當初的兩位創辦人,如今開枝散葉達500多人。

然而,當夥伴越來越多,工作地點越來越遠,管理難度也越來越高。薰衣草森林夥伴關係室資深特助暨人才發展部資深經理蕭淑文提及,「夥伴們包含台灣本地人、原住民,也有從外地嫁過來的新住民;除了成長背景和學經歷的差異,加上有八成以上的夥伴是直接在現場服務,在溝通上有時不是那麼方便。因此,建立一個既符合管理所需、又能讓所有人容易使用的溝通平台,就成為落實『關懷、照顧、尊重』夥伴很重要的一步。」

資訊管理部副理羅文曲也提及,「過去和夥伴們的溝通主要是利用會議、主管佈達和內部網站來傳達企業理念或發佈相關訊息,但必須透過電腦才能看到或是經由其他夥伴轉達,難免有所疏漏。但現在幾乎每個人都有智慧型手機,所以我們就利用雲端把網站和手機的溝通平台搭建起來,讓每位夥伴都能透過手機閱讀到第一手資訊。」

建構雲端平台,傾聽夥伴的聲音

薰衣草森林自2015年導入一等一科技的「U-Office Force雲端辦公室」行動版服務,有效提升溝通效率。舉例來說,薰衣草森林在前年開始對所有夥伴進行「幸福感意見調查」,鼓勵夥伴自我對話,勇敢表達。蕭淑文說,「之前都是透過紙本,光是印好問卷及寄送到各營運據點,就花了大半個月,等夥伴填好問卷、密封再回收到管理中心核對數量,之後送交合作單位進行資料登錄與統計分析,花了好幾個月才能大功告成。」

「但去年開始改用U-Office Force平台來做,雖然仍有不少問題產生,像是多人共用一台電腦,填寫資料會被儲存在同一人的紀錄裡、字型大小問題等。從另一角度來看,有問題產生才能反應給廠商進行改善,甚至可能需要增加一些額外功能才能符合需求;但一等一不僅免費將系統升級,也針對薰衣草森林提供客製化設計,這點我就覺得還不錯,雙方合作不只是供應商跟業主的關係,而是以互信為基礎的夥伴關係。」羅文曲說。

薰衣草森林

今年的「幸福感意見調查」一樣是透過雲端平台採取不記名方式,但夥伴也可以選擇記名;鼓勵夥伴說出具體的真話,而不是只有情緒發洩。蕭淑文說,「之前公司有三節禮金,我們就詢問夥伴對哪個最有感?哪個最無感?願不願意把無感的資源轉到最有感的地方?結果有超過70%的夥伴選擇將端午節禮金轉為生日禮金。藉由資源配置讓夥伴知道『原來我的決定可以影響公司決策』,進而激盪出更多讓公司可以更好的方法,共同實現有意義的快樂。」

善用幸福集點,落實企業價值觀

蕭淑文也不諱言,抽象概念的溝通與空間距離是管理上最大的挑戰。舉例來說,過去請假是用紙本作業,算薪資時不僅要花時間統計,同時要等到所有假單都「旅行」回到管理中心後才能進行結算,甚至當夥伴職務有所調動時,紙本資料就要跟著夥伴環島,其實是很耗費時間,且紙本的存放空間也是問題。但現在透過電子化請假制度,只要在月底時將各店的出缺勤資料匯出就能進行結算,縮短時間與空間成本。

此外,為了鼓勵夥伴積極運用U-Office Force行動版APP,除了使用夥伴熟悉的語言溝通,並結合影音與視覺化介面,甚至還推出幸福集點平台,用有趣的方式吸引夥伴參與。夥伴關係室幸福特派員呂宜庭說明,「只要達成指定任務就可以獲得點數,累積到一定點數就能進行『幸福兌換』,兌換內容包括與創辦人/執行長約會、愛閱讀一整年、全台跑透透為你代購、家事清潔服務或是可以轉贈給公益團體等。任務設計則是跟企業價值觀做連結,比如希望夥伴重視用路人安全,每季沒有任何交通事故就可以申請點數;或是連續量血壓30天、參與志工假期、到其他店支援、聽演講、上課也可以申請點數,鼓勵夥伴主動積極、拓展視野。」

羅文曲指出,儘管剛開始導入時的使用情況並不理想,但隨著雲端平台上的訊息越來越多,與夥伴切身相關的制度(如出差勤或現場夥伴適用的微鼓勵評分機制)、福利〈如生日點數〉及激勵(幸福集點)也都透過這個平台進行,讓夥伴因為「需要」和「想要」而不是公司要求才使用這個工具,同時藉由同儕學習,慢慢建立使用習慣。

蕭淑文強調,薰衣草森林的願景是「以設計為核心,具利他精神的幸福企業」,透過建構可複製、可持續發展的系統,所有夥伴都有機會更了解公司;只有當夥伴越了解公司、認同企業價值觀,才能將所感受到的幸福感傳遞給更多人。」