【U-Office Force管理手扎】 車輛研究測試中心 持續優化,為資訊與服務成效加值


一輛輛尚未掛牌的測試車陸續駛進位於彰濱工業區的車輛中心,準備進行各項檢驗與測試。這兒擁有國內第一座國際級試車場,從斜坡、滑行、乾溼地操安、煞車性能、振動噪音測試道、動態平台等,將車輛可能發生的所有狀況都考量進去,提供新車上市前將性能調整到最佳狀態。

在年年車輛銷售不斷突破新高,功能與技術也持續創新的今日,如何為消費者把關,確保車輛品質性能的公正性,這就是財團法人車輛研究測試中心(ARTC,以下簡稱「車輛中心」)的職責。

成立20多年來,車輛中心秉持 「公正」、「科技」、「服務」三大信念,累積龐大技術能量與科研成果,為求有效管理與運用這些寶貴的產業知識,於2007年導入KM(知識管理)系統,協助同仁快速找到所需的參考資訊,提升工作效率。

「除了KM系統,車輛中心還同步導入EIP(企業資訊入口),主要是為了整合像是郵件、人事差勤及文件管理,但常常因為要記住不同的帳號密碼而造成使用上的不便,也因為同仁郵件與資料的不斷增加,因此當系統產生升級改版的需求時,便將使用的便利性也納入考量。」車輛中心行政服務處行政部經理翁瑞蓬指出。

系統的使用與導入升級,最需要著重的除了要保留原來的優點,還必須有額外新功能,才能滿足同仁的期待。資訊課課長梁家豪強調,由於第一代系統使用多年,同仁已有既定的使用習慣,因此在導入第二代時,在前期評估就先根據同仁需求列出需要的功能,像是公佈欄、問卷系統、電子簽核流程、討論區,同時知識庫要能整合進來,技術面一定要能夠做單一簽入,不用記那麼多密碼。」

資訊課(副工程師)林碩辰提及,「當初我們找了很多產品,其實各家功能都差不多,我們把這些功能個個拆開來看,由評估小組對單一功能做評分,同時也對每個功能做出權重的設定,比如公佈欄非常重要,而討論區沒有公佈欄重要,權重就低一點,最後再把分數跟權重做整合,因此一等一科技『U-Office Force雲端辦公室』就成為優先選項。」

提供使用彈性,讓使用者快速上手

「一般而言,剛開始導入新系統時,多少都會有轉換上的問題,但讓我們很驚訝的是,同仁在使用上都沒問題。」林碩辰指出,車輛中心在2015年6月中旬導入第二代資訊系統U-Office Force,並於8月開始運作。

更貼心的是,當整合表單流程或公告時,通常「有表單未簽核」的訊息對有些主管來說,只知道表單「未簽核」,但不知道「有幾張未簽核」。有時可能是三、四十張。這部分資訊課就利用U-Office Force系統的模組再做改善,看到訊息同時就能知道有幾張表單未簽,一目瞭然。「在人事差勤管理也是後來加進的,部門主管除了可看到每天的請假或出差人數,還能看到採購、驗收、議價、簽核等進度,做即時追蹤及確認。」翁瑞蓬提及。

但這樣一來,會不會讓資訊課同仁的工作增加?林碩辰笑笑說,「其實不是因為新系統而導致工作量變多,反而是同仁本來就有這個需求,如果沒有這個工具(U-Office Force),可能得用更複雜的方式來解決,如果這個需求可以直接掛在系統上,對我來說,反而更簡單。」

整合EIP與KM系統,節省時間效率

車輛中心目前共有400多位同仁,內部網站整合了EIP與KM系統,以往要熟記多組帳密才能進入各系統,現在同仁用同一組帳密就能處理日常事務與搜尋文件庫裡的資料,節省時間效率;登入方式上也內建多組配套,例如以HTTPS加密的登入或利用USB當密碼鎖,拿到USB的人才能登入,確保資訊安全。

此外,U-Office Force也提供滿意度問卷功能,對資訊部門來說,服務滿意度指標就是讓同仁的資訊使用環境越來越便利。翁瑞蓬分享自己的使用心得,從進到中心刷卡,打開電腦就能看到刷卡時間,避免忘記打卡的情形發生;同仁的出缺勤及出差狀況也清楚顯示在個人化網頁上,省去打電話到處找人的時間;同時電子表單、公文、簽核等文件全部整合在同一頁面,還能清楚看到待簽文件數量,有助於工作時程的安排。

梁家豪指出,「過去的KM系統進行了許多客製化修改,相對的,一些標準功能如開啟文件或滑鼠捲動的效果就有些限制,如果要升級就必須再付費;而U-Office Force在規劃時就將這些都納入考量,在操作上,除了將文件進行分類,搜尋跟開啟檔案的速度也更為快速,更重要的是,有更好的功能或更新版本時,客戶可以隨時決定要不要升級,而且是免費的。」

在知識經濟時代下,車輛中心挾著豐富的產業知識庫與效能強大的雲端管理平台,為同仁提供一站式服務,省去查找資料或切換系統的時間與精力,更能專心於工作,為組織創造績效。