【U-Office Force管理手扎】善用資訊化系統打造競爭優勢,公勝保經躋身全台第三大保經公司


1993年,公勝保險經紀人公司的創辦人蔡文俊,在高雄後火車站的一間小辦公室裡,開始建造他的保經王國。24年過去,公勝已成為台灣排名第三大的保經公司,明年又將迎來一個嶄新里程碑,那就是即將成為台灣第二家上櫃的大型保經公司。

公勝的成長秘訣,來自許多獨步業界的破壞式創新。1992年,政府剛開放保險經紀人考試,公勝身為全台第一批保經公司,首創不考核業務員業績和離職續領傭金的制度,甚至佣金還能世襲,若業務同事身故,則由下一代或父母續領。

創新的企業文化為公勝創下許多傲人成就。2016年公勝首年保費銷售(FYP)高達73億元,初年佣金收入(FYC)則為10.6億元,比起2015年大幅成長68.2%。對比國內保經代通路去年FYC平均成長34.8%,公勝的成長力道是保經業的二倍,不僅如此,去年公勝也榮獲保險信望愛獎八項大獎的殊榮。現在公勝在全台擁有13個據點,以及近3100名業務員。

導入資訊化系統,第二代注入新的成長動能

過去蔡文俊辛苦打下的江山,近年在第二代加入下,有了新的成長動能。2009年,蔡文俊的兒子蔡聖威進入公司,擔任執行副總,他用年輕世代的思維,大力建置資訊化系統平台和公司內部的資訊部門,帶領公勝跟上數位化浪潮,蔡聖威還因此在2015年獲得《經理人雜誌》評為「100位 MVP經理人」之一。

一開始,蔡聖威先針對公司需求最大的業務面著手,建立業務管理系統。上面彙整公勝代理的35家保險公司的產品資料與教案,省去業務員與個別公司索取的時間,更大幅提升工作效率,無論是照會、投保規則、保單資訊等,業務同仁都能夠快速透過平台查詢,再為保戶進行更適切的規劃,「很多保經公司無法建立這樣的平台,因為這不只是平台,還要有很強大的管理團隊,公勝有專門的業務資源部門負責彙整資料。」

此外,蔡聖威也建置了線上學習E-Learning平台,上傳重要課程的錄影檔,讓有事未能到場或想再重溫課程的同事,能直接觀看影片,還可以做線上模擬測驗,減少主管事後輔導同事的壓力。2013年蔡聖威也規劃推出行動業務App,讓業務員能直接用行動裝置即時查詢客戶資料、保單資料、業績等資訊。

打造雲端辦公室,提升行政內勤管理效率

業務系統建置告一段落後,2105年蔡聖威開始著手改造行政內勤。在公勝業務快速成長的情況下,行政人力也不斷膨脹,內勤人員從3、40人大幅增加至100人,過去許多依賴人工和紙本的行政作業,也希望能透過資訊化的方式改善。

於是公勝在2016年導入一等一科技的「U-Office Force雲端辦公室」,引進差勤管理系統、電子表單和公文簽核等功能。蔡聖威指出,當時選用U-Office Force的解決方案,就是看中系統有強大的支援性和擴充性,既可以和公勝已採用的不同系統串接,包括業務、財務跟和104的人資系統;也可以讓內部資訊人員依照公司需求,客製化開發新的功能。

目前公勝已完成導入差勤管理,對比過去用紙本假單請假、跑流程,又要等主管進公司後才能簽核,人資部門也要再用Excel表格統計出缺勤狀況,「現在全都是資訊化管理,即使我人在外面,只要打開App就能掌握所有人員的出缺勤。」不僅同事省事,也能提升主管的管理效率。

下一階段的重點則放在重要表單E化和公文簽核上,預計今年會導入完成。蔡聖威指出,目前公司一些常見的重要表單,如業務人員報聘登錄、請採驗付等,都還是採用紙本、層層上簽的方式,希望未來導入電子表單和線上簽核後,能真正達到無紙化並加快決策效率,也方便後續查詢、追蹤、檢驗這些重要表單。「我的最終期望是做到行動辦公室,假設我沒有進公司,也能處理所有事情。」

蔡聖威透露,2016年是公勝在資訊化投入規模最大的一年,總計花費超過1千萬元,建置業務、財務和行政等各個系統。如此積極投入,只因蔡聖威深信:「資訊化是我們未來創造競爭優勢很重要的一部分。」

像是對外招募時,公勝便利的業務管理系統就是一大賣點,甚至公勝在去年率先成為台灣第一家推出網路投保平台的保經公司,目前國內也僅有三家保經公司擁有這項資格。這些都是公勝跟同業拉開差距的關鍵,未來公勝仍會持續布局網路資訊系統,跟上未來數位金融的趨勢浪潮。