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【U-Office Force管理手扎】尋找文件不再大海撈針!台灣住礦科技善用文件管理系統即時回應客戶需求

2018-05-07 17:59:48
Managertoday
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IC導線架供應商台灣住礦科技公司,原為日本住友金屬礦山集團和台灣長華電材共同投資成立的台日混血公司。2014年,長華電材收購日方持有股份,讓台灣住礦成為旗下百分之百子公司。今年初,長華電材又取得馬來西亞、蘇州、成都等住礦海外分公司,進一步擴大半導體導線架的產業布局。

IC導線架供應商台灣住礦科技公司,原為日本住友金屬礦山集團和台灣長華電材共同投資成立的台日混血公司。2014年,長華電材收購日方持有股份,讓台灣住礦成為旗下百分之百子公司。今年初,長華電材又取得馬來西亞、蘇州、成都等住礦海外分公司,進一步擴大半導體導線架的產業布局。

對IC製造業來說,「客戶稽核」是影響客戶下單與否的重要因素。客戶為了確保製造商的產品品質、製造流程、生產穩定性和員工訓練等,常透過調閱文件和現場查看等方式,確認接單廠商是否符合要求。因此對製造業來說,客戶稽核不僅次數頻繁也至關重要,因而公司裡常累積了大量文件,隨時滿足客戶稽核的需求。

減少文件九成缺失,提升客戶滿意度

台灣住礦科技公司資訊部經理蔡啟智說,早期公司採用非結構化的資料儲存系統,文字、圖片、Excel等眾多檔案全都混雜在一起,不僅無法分門別類擺放,更大的問題是,「因為資料庫很大,還要另外寫程式去搜尋,所以找文件的效率非常差。有時在資料庫裡找不到,還得去翻閱紙本。」

每當遇到客戶稽核時,員工就要在近1TB的資料量中,如大海撈針般找尋所需文件,不僅費時,有時更可能會對影響客戶的下單意願。「第一要找文件的時間很長,第二是沒有辦法找到客戶要的正確文件。這對公司生意會有影響,如果一直無法滿足客戶,最後可能會換供應商。」

2012年,台灣住礦開始採用一等一技的「U-Office Force雲端辦公室」,導入文件管理功能。蔡啟智表示,選用一等一科技的解決方案,就是看中U-Office Force符合ISO文件管理的要求,以及系統彈性大,能和公司原有的系統介接。

實際導入後,透過文件管理中便利的搜尋引擎,在客戶稽核時,帶來極大改善。「 之前是手忙腳亂,該要的文件找不到,客戶常有不滿意的狀況,後來尋找文件幾乎沒什麼缺失。」蔡啟智說,每次客戶稽核後,公司會有檢討報告,統整文件缺失數量、缺失嚴重程度,及限期多久內要改善,採用了U-Office Force後成效驚人,「以文件來說,減少九成以上的缺失。」

對IC產業來說,許多文件需要呈現封裝晶圓的細節和精密工程圖,有時將文件轉成PDF格式時,圖形會有些失真。但透過U-Office Force文件管理中的轉檔功能,文件將能更清楚的呈現,減少轉檔落差。

海外廠全面導入,台灣總部即時掌握分廠狀況

另一方面,蔡啟智也對一等一科技傾聽客戶聲音的服務態度印象深刻,「他們常會收集客戶反映意見,根據客戶需求做出調整改善。」他舉例,過去客戶稽核時,常會查看文件改版歷程,了解從最開始的原型到最終的產品的變更過程,原先U-Office Force還未包含這項功能,在蔡啟智反映後,就加入文件改版履歷,「客戶看修改過程是不是符合他的要求時,就可以把這些文件一併調出來,對我們來說很實用,也增加客戶滿意度。」

除了台灣外,今年長華電材取得其他海外廠後,也正積極佈建各個公司的資訊化系統,因此也將U-Office Force全面導入其他分廠。除了文件管理外,海外廠還一併導入電子簽核、差勤系統、EIP企業入口等眾多功能,方便台灣總部即時掌握狀況,做為管理海外分廠的幫手。

在公司任職十二年的蔡啟智,是台灣住礦第一位資訊部專責主管,也是公司導入各項資訊化系統的推手,在任職期間,曾負責導入MES製造生產執行系統、人事薪資系統、品質管制系統、教育訓練系統、ERP系統等。他認為資訊化系統對公司扮演的角色是,「透過系統收集、分析、整理資料,產生一些有用資訊,幫助公司經營者做出決策。」

對外,公司經營者除了要了解市場趨勢,對內,也要掌握工廠運作,靠的就是這些資訊化系統收集而來的情報。為了因應未來工業4.0的浪潮,公司預計將MES系統全面導入至各個分廠,加強設備管理、機械製造自動化和即時資訊回饋,全力鞏固公司未來核心的競爭力。