【U-Office Force管理手扎】當主管都是空中飛人!華宏新技用行動辦公室加快決策效率


「追尋經濟變化而調整發展方向,我們應該要踏在浪頭上,」華宏新技董事吳志成說。翻開LCD光學膜上櫃大廠華宏新技的成長史,儼然是台灣經濟轉變的縮影。

成立於1973年的華宏,在當時台灣複合材料當紅的年代,以複合材料起家,從既有的聚酯樹脂、玻璃纖維等複合材料,慢慢投入玻璃纖維預浸布,再把濕式BMC延伸為乾式BMC,供應台灣釣竿、網球拍、高爾夫球桿等產業,1990年又跨入研發汽車前燈反射鏡用玻璃纖維,向汽車工業國產化的目標邁進。

十多年前,因應政府大力提倡兩兆雙星產業的政策,各式裝置興起,顯示器需求大增,2000年時,華宏抓準商機跨足全新領域,投入LCD光學膜,包括擴散膜、反射片、聚光片等光學膜片,成功為華宏締造新高峰,不僅目前光學膜成為公司營收主力,貢獻七成收入,隨著事業產能擴充,也讓華宏的規模不斷成長。

一等一科技

電子簽核改善表單作業進度

除了在台南官田設有工廠,在中國和東南亞還有七個工廠,公司總員工數破千人。當公司規模不斷擴增時,如何透過數位化工具幫助公司在龐大規模下,解決行政管理上的不便流程,就成為華宏在內部管理的主要課題。

吳志成表示,過去公司簽核流程以紙本為主,但當海外廠多了以後,主管常有國外差旅需求,有時無法進辦公室即時處理,如果遇到重要表單,還會耽誤簽核進度,「有時員工申請請假單,人都已經銷假回來了,主管桌上的假單還沒簽完,這還只是小問題,如果要採買,採購單就擱在那。」

於是華宏在2011年開始採用一等一科技的「U-Office Force雲端辦公室」,導入公文簽核、文件管理和企業入口EIP等功能。華宏新技資訊部經理江兆城指出,當時選用一等一科技的解決方案,主要是因U-Office Force具有三大優勢。首先,系統維護方便,資訊人員能快速接軌,減輕開發壓力;第二,系統擴充和客製化彈性大,能依公司需求量身訂做;第三,使用簡單,同事能輕鬆上手,降低內部推行阻礙。

實際導入後,主管能即時簽核各式表單,即使人不在公司,也能掌握進度,真正達到無紙化並加快決策效率,也方便後續查詢、追蹤、檢驗這些重要表單。此外,公司文件能集中管理,每個部門都有個別的共用文件夾,公司公告也一目了然,省去同事調閱、查詢的時間。

尤其文件管理對海外據點多的華宏來說,更加重要。吳志成表示,因海外分廠多,所以文件量需求大,文件統一管理將能省去許多不便。「譬如當每個工廠要做績效評估時,就能把績效文件統一放在系統裡,開視訊會議時,就能全部通通叫出來。」

江兆城指出,採用U-Office Force後,最明顯的成效就是減少紙本和作業時間,文件、表單也能集中管理,同時因使用直覺,同事快速上手,推行時幾乎沒遇到什麼太大阻礙。

用資訊化系統打造競爭優勢

對華宏來說,資訊化對公司來說,「已經是公司不能沒有的工具了,」吳志成說。尤其在管理上,每個流程都能更加清楚、透明,不僅提升公司作業效率,有時更影響到公司的競爭核心和發展策略。

他舉例,當公司越大、周轉量越大時,無法釐清庫存量會造成公司很嚴重的資金壓力,所以一定要靠資訊系統協助,沒有辦法單靠人工管理數量龐大的材料。此外,假設今年公司重點在提升市占率,需要降低庫存呆滯量,就能透過系統及早發現或控管,成為第一線把關的工具。

吳志成表示,去年華宏更開始著手導入商業智慧(Business Intelligence),提供線上報表、業務分析與預測,幫助企業決策。未來也會收集工廠數據,進行大數據分析,讓資訊化系統不僅成為對內行政管理的幫手,也是公司未來提升競爭優勢的利器。