【U-Office Force管理手札】就是要數位化！塩野義拋開人工紙本，一掃管理難題

1878年，一間專售漢藥品的商店在日本大阪開張。140年後，這間商店不僅蛻變為「塩野義製薬株式会社」，更走出日本，建立國際版圖，在1963年時將觸角伸至台灣，成立台灣分公司「台灣塩野義製藥」，其中又以生產抗生素藥物最為知名。

塩野義在台灣經過55年的發展，在台北、台中、高雄都設有辦公據點，總員工數超過70人。過去，塩野義的內部管理流程全部幾乎以人工、紙本為主，許多公文、單據、費用申請，都靠紙本寄送至台北總公司簽核，北中南的距離不僅傳遞不夠快速，也增加作業困擾，「尤其業務申請交際費佔了大部分，兩個禮拜結算一次，全都要寄上來蓋章」，台灣塩野義製藥資訊部經理周素倩說。

除了單據，過去的加班休假計算也依賴紙本，員工加班時須填寫時數，主管和人資核定後，再核發紙本的「代休券」，之後再依代休券申請補假。如此用人工計算員工請假天數的方式，既耗時又可能計算錯誤，此外紙本假單及代休券還有遺失風險。

單據、出勤明細一目瞭然

早在十多前年，台灣許多公司還沒有引進數位系統觀念時，塩野義就已有遠見，積極尋找數位化的替代方案，解決公司內部管理問題，「我希望數位系統可以取代所有人工傳遞的流程。」在塩野義已任職長達23年的周素倩，從無到有一手建立公司的資訊部門，也將一等一科技的「U-Office Force雲端辦公室」導入公司。

周素倩指出，當初選擇一等一科技，主要著眼於系統維護方便，可自行維護，而非僅能透過開發廠商才行，這為公司節省許多維護成本，「而且價格合理，功能也非常符合我們的需求。」

採用一等一後，現在公司內部的薪資明細、費用申請等，全都存在系統裡，不僅所有明細一清二楚，查詢也有依據，「像業務兩個禮拜申請一次費用，發票這麼多張，以前都搞不清楚這筆錢到底是請什麼，但現在明細就很清楚，可以核對帳目。」除了單據費用外，也能直接查詢差勤、請假資訊，免除人為計算錯誤。

有了電子表單後，再搭配手機APP的行動簽核，更加快主管的簽核效率，同時避免延誤緊急文件。「以前只要有主管不在，又沒有代理人，公文就擱在桌上。依靠人工的方式，根本沒辦法簽核，但E化後，就算主管在外地，在任何場所、時間都可以簽，完全不受限制，這套系統完全符合我們要的效率。」

透過問卷快速收集新藥意見

在一等一提供的系統上，還有一項協助公司業務同事的利器，那就是問卷，「我們應該是使用問卷功能比例很高的公司吧！」周素倩笑著說。每當有新藥開發時，業務同事便需要訪談醫生、蒐集意見，塩野義為每位業務同仁準備一台平板電腦，在訪談完成後，就能立即連上系統，填寫訪談內容，不用等到回公司再用電腦匯整，既節省了業務撰寫報告的時間，能將更多心力放在其他工作上，同時公司也方便集結問卷資料，一次抓取，作為日後產品開發的依據。

導入一等一的十多年來，周素倩也對系統強大的客製化功能印象深刻，「我們的目標就是用數位取代人工，公司有什麼需求，系統上面就要有呀！」周素倩笑著說。

在一等一的系統內，本身已內建超過百張表單供企業使用，並能根據不同公司的不同需求，更改表單內容，簡易的表單設計流程，即使管理者沒有資訊背景也很好上手，省去IT人員的開發成本和時間。此外，一等一系統的擴充彈性很大，能和公司既有的ERP系統對接，能符合公司原先使用的資料庫，不需要做太多修改，減少開發壓力。

也由於一等一的系統操作簡單，使用直覺，同事都能快速上手，導入時幾乎沒遇到什麼太大問題，就讓公司從傳統流程無痛轉換到數位系統上。有了強大的數位管理系統當作後盾，不僅解決行政管理上的不便，更讓塩野義能專心致志朝向公司的目標邁進。