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【U-Office Force管理手札】就是要數位化!塩野義拋開人工紙本,一掃管理難題

2018-06-26 12:32:39
Managertoday
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1878年,一間專售漢藥品的商店在日本大阪開張。140年後,這間商店不僅蛻變為「塩野義製薬株式会社」,更走出日本,建立國際版圖,在1963年時將觸角伸至台灣,成立台灣分公司「台灣塩野義製藥」,其中又以生產抗生素藥物最為知名。

1878年,一間專售漢藥品的商店在日本大阪開張。140年後,這間商店不僅蛻變為「塩野義製薬株式会社」,更走出日本,建立國際版圖,在1963年時將觸角伸至台灣,成立台灣分公司「台灣塩野義製藥」,其中又以生產抗生素藥物最為知名。

塩野義在台灣經過55年的發展,在台北、台中、高雄都設有辦公據點,總員工數超過70人。過去,塩野義的內部管理流程全部幾乎以人工、紙本為主,許多公文、單據、費用申請,都靠紙本寄送至台北總公司簽核,北中南的距離不僅傳遞不夠快速,也增加作業困擾,「尤其業務申請交際費佔了大部分,兩個禮拜結算一次,全都要寄上來蓋章」,台灣塩野義製藥資訊部經理周素倩說。

除了單據,過去的加班休假計算也依賴紙本,員工加班時須填寫時數,主管和人資核定後,再核發紙本的「代休券」,之後再依代休券申請補假。如此用人工計算員工請假天數的方式,既耗時又可能計算錯誤,此外紙本假單及代休券還有遺失風險。

單據、出勤明細一目瞭然

早在十多前年,台灣許多公司還沒有引進數位系統觀念時,塩野義就已有遠見,積極尋找數位化的替代方案,解決公司內部管理問題,「我希望數位系統可以取代所有人工傳遞的流程。」在塩野義已任職長達23年的周素倩,從無到有一手建立公司的資訊部門,也將一等一科技的「U-Office Force雲端辦公室」導入公司。

周素倩指出,當初選擇一等一科技,主要著眼於系統維護方便,可自行維護,而非僅能透過開發廠商才行,這為公司節省許多維護成本,「而且價格合理,功能也非常符合我們的需求。」

採用一等一後,現在公司內部的薪資明細、費用申請等,全都存在系統裡,不僅所有明細一清二楚,查詢也有依據,「像業務兩個禮拜申請一次費用,發票這麼多張,以前都搞不清楚這筆錢到底是請什麼,但現在明細就很清楚,可以核對帳目。」除了單據費用外,也能直接查詢差勤、請假資訊,免除人為計算錯誤。

一等一科技

有了電子表單後,再搭配手機APP的行動簽核,更加快主管的簽核效率,同時避免延誤緊急文件。「以前只要有主管不在,又沒有代理人,公文就擱在桌上。依靠人工的方式,根本沒辦法簽核,但E化後,就算主管在外地,在任何場所、時間都可以簽,完全不受限制,這套系統完全符合我們要的效率。」

透過問卷快速收集新藥意見

在一等一提供的系統上,還有一項協助公司業務同事的利器,那就是問卷,「我們應該是使用問卷功能比例很高的公司吧!」周素倩笑著說。每當有新藥開發時,業務同事便需要訪談醫生、蒐集意見,塩野義為每位業務同仁準備一台平板電腦,在訪談完成後,就能立即連上系統,填寫訪談內容,不用等到回公司再用電腦匯整,既節省了業務撰寫報告的時間,能將更多心力放在其他工作上,同時公司也方便集結問卷資料,一次抓取,作為日後產品開發的依據。

導入一等一的十多年來,周素倩也對系統強大的客製化功能印象深刻,「我們的目標就是用數位取代人工,公司有什麼需求,系統上面就要有呀!」周素倩笑著說。

在一等一的系統內,本身已內建超過百張表單供企業使用,並能根據不同公司的不同需求,更改表單內容,簡易的表單設計流程,即使管理者沒有資訊背景也很好上手,省去IT人員的開發成本和時間。此外,一等一系統的擴充彈性很大,能和公司既有的ERP系統對接,能符合公司原先使用的資料庫,不需要做太多修改,減少開發壓力。

也由於一等一的系統操作簡單,使用直覺,同事都能快速上手,導入時幾乎沒遇到什麼太大問題,就讓公司從傳統流程無痛轉換到數位系統上。有了強大的數位管理系統當作後盾,不僅解決行政管理上的不便,更讓塩野義能專心致志朝向公司的目標邁進。