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【U-Office Force管理手札】善用數位工具,花仙子讓內部管理跟上公司成長速度

2018-07-04 15:07:42
Managertoday
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35年前,台北一家小工廠,從芳香粒「香香豆」起家,如今已蛻變為年營收超過20億元的香氛除臭和驅塵王國,它是「花仙子」。包含去味大師、克潮靈、潔霜、驅塵氏、好神拖、康寧餐具等眾人耳熟能詳的品牌,全都是花仙子旗下的招牌商品。

35年前,台北一家小工廠,從芳香粒「香香豆」起家,如今已蛻變為年營收超過20億元的香氛除臭和驅塵王國,它是「花仙子」。包含去味大師、克潮靈、潔霜、驅塵氏、好神拖、康寧餐具等眾人耳熟能詳的品牌,全都是花仙子旗下的招牌商品。

近年,在第二代王佳郁接手執行長重任後,帶入新的成長動能,花仙子的事業版圖快速擴張,除了以台灣作為營運及研發中心,在北中南和花東都有辦事處外,在中國蘇州也設有工廠,上海、北京、華南則是銷售辦公室。因看好東南亞市場,於泰國、越南、馬來西亞成立銷售辦公室,目前全球共四百多位員工分布在龐大事業集團裡。

因快速擴張產生的管理難題

「因為公司擴展快速,連帶也衍生出一些管理問題,」主導公司資訊系統的花仙子資訊部經理莊登貴說。過去公司表單都以紙本為主,光是如何傳遞就是一大問題,雖然也能以email郵寄文件,但有些文件需要掃描簽名圖檔,因此幾乎都以傳真的方式為主,「不僅公司桌上常常會有一大疊傳真表單,紙本單子又容易遺失,簽核完成還要再傳真回去,每天光傳真這件事就很忙碌。」

這些紙本表單也連帶衍生出簽核問題。主管常有國外差旅需求,有時無法進辦公室即時處理,如果遇到重要表單,還會耽誤簽核進度。

除了表單外,花仙子碰到的另一個難題,就是文件管理。莊登貴透露,早在蘇州廠以前,公司曾在廈門設廠,但在移廠時卻發現,像是規格書、檢驗書等重要的生產文件,因為廠房員工已非常熟悉操作流程,而沒有善加保存,「當我們想把文件帶到蘇州廠教育員工時,卻完全找不到。」

「電子表單跟文件管理就是我們之所以積極導入數位化管理系統的兩大原因,」莊登貴說。當公司規模不斷擴增時,如何透過數位化工具解決行政管理上的不便,就成為花仙子的主要課題。正因為有這樣的需求,花仙子於2013年正式導入一等一科技的「U-Office Force雲端辦公室」,引進電子表單、行動簽核、文件管理等功能,大幅解決過去的管理問題。

一等一科技

UOF工作流程串接原有SAP系統,打造具彈性的雲端辦公室,提升整體管理效率

莊登貴指出,當時選擇一等一科技UOF,主要是看中它的三個優勢。首先,系統開口介面靈活,彈性很大,能和公司既有的SAP系統對接,減少開發壓力;第二,客製化彈性很大,花仙子的客戶資料申請表、廠商資料申請表、料號申請表等表單,全都是依照公司業務狀況量身訂做;第三,版本更新快速,能符合客戶不同時期的各種需求。

採用一等一的U-Office Force後,現在請款單、請購單或新品提案單等重要表單,全都數位化,一來解決過去紙本傳遞和遺失的問題,二來也大幅降低表單出錯率。雖然在流程上,表單只要經過塗改,就要重跑一次,「但以前用紙本表單可能沒有這麼嚴謹,電子化以後,表單申請有規矩可循、有紀錄可找,歷程一清二楚,不僅填寫表單資料的準確性被提高,重跑率也降低很多。」

而行動簽核更是大幅加快表單處理效率,讓緊急文件不再延誤,「現在主管就算不在公司,只要拿起手機,也能開始簽核,UOF的這功能,董事長跟執行長就非常滿意,」莊登貴笑著說。

導入文件管理後,現在公司各式文件也都轉成數位檔,直接放進系統查存,再經過劃分權限,讓各個海外據點看到不同層級的文件,讓機密文件不外流,「這對我們這行業來說尤其重要,因為配方是最關鍵的資料,我們不會任意發到海外做管理。」現在只要一有新品上市,相關資料就直接存在系統,透過U-Office Force強大的全文檢索引擎,員工都能快速找到資料,不用像過去在眾多紙本文件裡大海撈針。

莊登貴直言,這五年來因為導入U-Office Force後,「讓我們公司在管理和業務上發生很大變化,對我們很有幫助,員工滿意度非常好,現在全公司集團對它依賴性非常高。」如今花仙子仍不停投資在數位管理上,今年希望達成「one page management」,也就是只用一個頁面,就能整合所有行政管理或業務表單。透過數位化工具,花仙子不僅解決內部管理難題,也為這個香氛王國打下紮實的發展基礎。