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【U-Office Force管理手札】北基國際導入一等一科技 U-Office Force 智慧化BPM 系統 用心 - 讓服務更貼心 ! 決心 - 讓企業轉型更有信心 !

2019-05-23 14:49:23
Managertoday
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成立於1988年,歷經三十年的用心耕耘,北基國際目前在全國共有49間加油站,是國內車輛用油的重要供應企業之一。旗下的北基加油站更以「提供好的油品與好的服務」為主要服務目標,並結合專業洗車服務,持續打造消費者心中的好口碑。

成立於1988年,歷經三十年的用心耕耘,北基國際目前在全國共有49間加油站,是國內車輛用油的重要供應企業之一。旗下的北基加油站更以「提供好的油品與好的服務」為主要服務目標,並結合專業洗車服務,持續打造消費者心中的好口碑。

「我們不只要讓車子有動力,還必須要讓車子更加地亮麗!」廖順慶總經理表示。為了提供更優質的服務給消費者,北基國際不只要提供完善的硬體設施來服務消費者外,更要強化自身內部的管理模式,藉此帶動企業的服務動能。為了達成這項目標,北基國際決定以電子簽核系統,來改善企業內部的工作流程效率,並逐步走向無紙化辦公的願景。

改變過往的模式 才能獲得更多效益

「前任的王總經理,很希望能夠推動無紙化作業,也就是E化作業。」廖總經理表示,公司在兩年前主要還是透過紙本作業,來處理公司的內部簽核。但是為了真正落實企業E化轉型的目標,公司還是不斷的尋訪國內電子簽核開發廠商,同時評估產品是否能夠真正符合公司的需求。

在歷經長時間的評估之後,北基國際認為一等一科技所開發的U-Office Force是最符合需求的產品。「這段時間,我們也試過很多家產品,但總是跟我們的預期有落差,直到接觸一等一科技的UOF後,我們認這為這套產品相當符合我們的期待。」廖總經理表示。

在內部全面落實E化的過程中,首先面對的挑戰,除了同仁對系統的熟悉度,還有同仁們對電子化辦公型態的接受度。「從過去的紙本作業模式到導入UOF,一開始還是有同仁感到不習慣, 畢竟過去的辦公模式已經執行了二十幾年,一時之間要同仁把紙本表單轉變成電子表單,確實要辛苦一點。在這過程中,尤其是負責推動這項業務的林忠輝副理,更是用心協助同仁熟悉這套作業模式。」

廖總經理表示,企業目前在全台灣有49個據點在營運。過去,都要透過E-mail或傳真方式把所有申請案件回傳到總公司,再由總公司專人專責處理回傳文件,才能繼續進行內部作業流程。「事實上,過去這樣的作業流程相當耗損內部的時間和資源。但是在導入電子簽核後,就可在線上直接針對文件進行處理與簽核。每一份從營運站點回傳回來的簽核文件,都可以直接進入系統控管,不但省去了人工作業的麻煩,也大幅減少傳遞過程中,遺失文件或疏忽文件時效性等問題,這是UOF在處理時效性文件上的一大優點。」

廖總經理也認為,除了使北基國際進行電子化轉型,UOF行動化辦公系統對企業也是一大助力。「公司有些文件其實都有時效性問題存在,例如相關政府部門的文件,如果不能及時簽核或處理,很可能會衍生更多後續問題。所以,在主管出差不在時,或是主管有其他事情正在處理時,沒辦法即時做簽核回覆的動作時,UOF本身就能發揮提醒功能與催簽功能,一旦經過提醒還是沒簽核的話,系統會繼續執行催簽程序。或者,一開始就將文件以急件方式送出,讓管理人員可以很輕易判斷文件的時效性。此外,它的行動簽核還可以相容於所有行動裝置,完完全全符合即使不再辦公室也能辦公的理念,對於這些優勢,UOF真的是表現的很好!」

上下一心貫徹目標 才能讓企業走得更穩更長遠

北基國際

回顧當初的導入過程,負責推動這項業務的林副理表示「當時UOF在經過我們仔細評估考量後,除了產品本身的許多優點外,UOF能夠輕易與ERP系統相互結合的特點,也是我們認為可以降低系統客製化成本的一大主因。因此,在完成評估,並向王總經理報告可以導入公司之後, 我們就開始跟一等一科技的導入顧問人員接觸。一開始,公司內部還是採用紙本與系統並行的方式前進,避免在導入初期影響到同仁作業。如此並行了大約兩個月之後,就開始正式全面上線,所以我們後續的第二階段目標,就是透過UOF的架構來整合公司的報表、維修、請購、採購、驗收等作業,這是我們下一階段要繼續執行的目標方向。」

「以前是以市場導向為主,現在是以客戶為導向,所以了解客戶的習慣和操作經驗,不只可以幫助產品更加完善,也能夠更了解客戶的需求。」林副理認為,在與一等一科技接觸的過程中,不只是產品本身帶來的優勢,還包含了整個客服、顧問團隊的專業,以及對客戶需求的重視,這些優勢對企業客戶來說,不只是安心更是放心。

廖總經理認為「企業在轉型的過程中,的確會歷經一段適應期,就像我當時也會要求自己,每天都要到系統上面簽核,因爲只有確實貫策公司的目標政策,才能持續帶動北基國際在數位化轉型的過程中,獲得更高的工作效率以及更好的服務能量,讓企業得以持續成長。」