報表有小錯誤，在老闆心中是大扣分！兩個Excel驗算功能，做出「零誤差」報表

在小學的數學課，老師不斷提醒我們要「驗算」，算錯一題就只是扣分而已，但進入職場，若是將財務報表算錯一個數字，你在老闆的心裡會被大大地扣分，因此做得再好的報表，絕對不能少了「驗算」這重要的一環。

在Excel裡有兩個功能可以幫助你「驗算」，為你減少報表上的數字誤差。

一、按一下F2

F2是特別簡單的驗算快速鍵，可以讓儲存格顯示出數值背後的算式。

以下圖為例，假設你想要檢查財務報表第2年的銷貨收入，點選那個儲存格，按一下F2就會出現計算式，可以清楚看出計算過程有沒有弄錯。

二、追蹤比對的功能

如果你想要比較很多個算式，追蹤功能更常被使用。

1. 追蹤前導參照：檢查「算式」裡計算了哪些項目

假設計算完財務報表中第1~3年的「費用」（薪資支出+租金），你想要檢查計算過程有沒有出錯，就可以利用「追蹤前導參照」功能！

在你指定儲存格之後，Excel會用「箭頭」標示該儲存格計算了哪些項目，當你發現第3年的箭頭比較短，你就會知道第3年少算到了「租金」，可以盡快修正。

有時候老闆想確認報表中某個數值是怎麼算出來的（例如費用怎麼來的？），你也可以從追蹤前導的箭號，清楚看出和「費用」相關的儲存格，並快速地表明是薪資收入和租金的總和。

操作方式：點選想要檢查的儲存格→選擇「公式」→追蹤前導參照

2. 追蹤從屬參照：檢查「某個項目」被用在哪些算式裡

從屬的意思是，你指定的某個儲存格，被歸屬到哪些算式裡，也就是有哪些算式用到你指定的儲存格資料呢？

以下圖為例，你想計算不同銷貨數量時，公司可得的「銷貨收入」。因為銷貨收入＝單價X銷貨數量，必須確認銷貨收入一欄都有計算到「單價」的數值，就可以運用「追蹤從屬參照」。Excel會以單價為中心，將使用到該數值的算式用箭頭標示起來，假如箭頭有對應到每個銷貨收入，就能確定你沒有算錯。

操作方式：點選想要檢查的儲存格→選擇「公式」→追蹤從屬參照

bonus：檢查完後，該怎麼移除箭號？

在使用「追蹤比對功能」檢查完後，在Excel上會留下很多箭頭，你可以移除所有箭號或分別移除「追蹤前導參照」和「追蹤從屬參照」的箭號。

操作方式：點選想要移除箭號的儲存格→選擇「公式」→移除箭號

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（本文整理自《外商投資銀行超強Excel製作術》，時報出版。）