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成功者心中都有一張「反省清單」!每天的進步,是從自省開始

2016-05-31 整理‧撰文 陳清稱
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想要早起跑步運動健身,持續不到 3 天就放棄了;熬夜看韓劇,上班睡過頭遲到又挨罵;主管交辦的工作,總是在最後一刻才交出……雖然,你也很想改善這種狀況,但每次都以失敗收場。就像許多人都曾有過想要改變壞習慣、養成好習慣,卻不知該怎麼做才好。

日本 PLUST 教育研究所執行董事清水章弘在《習慣改變了,頭腦就會變好》書中指出,習慣就像黑白棋上的白子與黑子,白子代表好習慣、黑子代表壞習慣,當黑子過多時,就會輸掉整個棋局。因此為了不被壞習慣所打敗,必須慢慢地增加好習慣。

這個簡單的道理人人都懂,可偏偏人卻是非常懶惰的動物,若是持續放任自己的話,只會讓棋盤上的黑子不斷增加,直到占滿整個棋盤。

檢視習慣的成因,再找出改善或持續的方法

想要翻轉人生棋局?清水章弘指出,最重要的就是重新為自己製造審視習慣的契機。方法是拿出一張白紙,將自己過去的某些習慣,逐一拿出來好好檢視一番,不論好習慣或壞習慣,都要不斷地重複提出以下的質問,並將它們記錄下來,然後採取行動讓好習慣持續發生,壞習慣逐漸消失。

圖說明

好習慣:
1.發生的原因是?
2.如何持續下去?

壞習慣:
1.為什麼會這樣?
2.怎麼改變才是理想情況?
3.這麼做真的是最理想的嗎?
4.何時開始進行?

為了方便日後重新檢視某一項習慣改善或持續的狀況,可將這些質問的記錄保存下來,每隔一段時間就拿出來比對現有狀況,自我反省改變習慣的重要性。

為改變習慣這件事,設立開始執行的日期

比如說,想要改變上班遲到習慣的人,便可從自問「為什麼會這樣?」逐步反省找出原因,如果發現遲到原因是熬夜看韓劇的話,便要想「怎麼改變?」倒不是要你從此不看韓劇,而是避免要熬夜做這件事,因此改善的方法有可能是限制自己每天最多只能看半小時,或是改在周末時觀看。

除此之外,還要為改變習慣這件事設立「開始執行的日期」,以免空有改變習慣的想法,卻毫無任何行動。

清水章弘強調,反省是成功的契機。藉由反省寫下自己的好習慣與壞習慣,讓好習慣持續發生,壞習慣逐步改善,才能擁有美好的人生。

延伸閱讀 / 你也做得到的成功好習慣:累積無數個小贏,工作更高效、生活更快樂

資料來源 / 《習慣改變了,頭腦就會變好》,麥田出版

製圖 / 林柏源

習慣改變了,頭腦就會變好

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一站實現管錢、省錢、提人效!COMMEET 智能費用管理,用 AI 助攻企業憑證數位化與治理升級

2025-12-22 經理人 X 擁樂commeet
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缺工、人工成本攀升、ESG 與內控要求加壓,企業的管理戰場正被迫往後勤延伸。許多中高階主管忙著追逐前端成長,卻忽略一個長期在失血的效率黑洞:財務與業務團隊每天耗在報銷、核單、整理憑證與補帳,拖慢結帳與決策節奏,也消耗企業最稀缺的資源——人才。

「依照政府規定,企業必須建立合規的報銷機制,因為這些資料最終都會回到財報,數據必須可信、可查。每個月的整理、季度或年度的審查,對企業來說都是不可迴避的任務。」COMMEET 創辦人暨執行長洪明楓指出,AI 技術已成熟、數位工具已到位,若憑證流程仍停留在紙本與人工堆疊,企業想提升營運韌性會更吃力,甚至在下一輪競爭中起步就落後。

缺工時代,人才不該被瑣事綁住

缺工已成常態,財務與業務團隊首當其衝。洪明楓表示,財務人員至少花費四成時間投入在逐張核對、Key in 與對帳;同時,在第一線打拚的業務人員還要承受代墊壓力與紙本報銷的瑣碎流程。這些低附加價值的作業,不僅降低效率,更加劇知識斷層與人才流動風險。企業必須認知到,真正付出的成本,其實是「讓專業人才困在不必要的瑣事裡」。

洪明楓進一步梳理企業常見的三大斷點:

第一是數據斷點。由於報銷高度依賴人工輸入與處理,人員異動或交接不順就容易造成資料斷裂,錯誤率上升。

第二是合規斷點。例如:除了統編、金額等基本欄位的誤植很常見;跨部門、子公司規範不一致,也會拉高管理成本;報銷項目合理性與科目錯置也帶來稅務與稽核風險。

第三是時效斷點。報銷延誤會影響結帳,導致管理報表變成落後資訊,預算控管便失去即時性。

而報銷流程的問題,終究回到經營面,牽動專案執行或財務健康。洪明楓直言,「減少事後補帳,做到提前管理才是關鍵!」

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COMMEET 模式,為企業打開治理新價值

「一筆支出從發生到入帳,牽涉預算、權限、付款方式、憑證蒐集、主管審核與帳務處理。」洪明楓建議,企業可導入全台首家智能費用管理系統 COMMEET,整合 SaaS、AI-OCR 與數位企業卡,將分散、仰賴人力的費用流程收斂成一套可稽核、可追溯、可分析的治理機制,讓人才回到營運與策略的主戰場。

「COMMEET 本質上是一套 SaaS,核心是把原本分散、仰賴人力的費用流程整合起來,讓企業用系統而不是人力來管理。」洪明楓說明,這至少帶來三方面的效益:管錢、省錢、省人力。

第一是管錢。COMMEET 將預算控管前移,讓管理層能在支出發生時就看見變化。他以一家日商連鎖眼鏡品牌為例,快速展店帶來跨店費用分攤與新人訓練壓力;在導入COMMEET後,門市人員報帳更直覺、補件減少;總部能即時掌握各據點預算執行,不必等到月底才發現超支,擴店管理更穩定。

第二是省錢。過去,企業長期仰賴員工代墊費用,尤其是海外 SaaS 與 AI 工具的訂閱支出,流程繁瑣、資安與帳號歸屬風險也跟著上升。「員工代墊,本質上就是一張張尚未報帳的應付帳款。」洪明楓指出,透過 COMMEET 數位企業卡,企業能在支出前設定預算、即時控管費用,支出結構回到「企業對銀行」的信用關係,規則更一致、員工體驗也改善。「目前 AI 軟體支付已占企業卡使用量的 25~30%,差旅其次。」他補充,企業支出型態也隨著時代變遷有所不同。

第三是省人力。COMMEET 以系統整合取代重複核對,讓每一筆支出的處理時間縮短約 80%。業務、行銷、店長不必再被補件與逐筆比對牽制;財務也能從庶務抽身,投入規範設計、風險控管與決策支援。

「根據COMMEET的應用數據,約有 3~5% 的費用會因違反報銷規則而被 AI 即時擋下;而這些省下來的金額會直接反映在淨利上。」當控管從月底回頭追認,轉為流程前段即時攔截,企業無疑將獲得更穩的財務體質,以及更高的管理透明度。

憑證數位化,是企業必經的轉型之路

儘管工具齊備,但憑證數位化往往不是企業數位轉型的優先選項,原因很直接:短期看不到業績貢獻、又牽涉財務流程習慣。對此,洪明楓分享,COMMEET 客戶中近 15% 為日商,因為日本《電子帳簿保存法》修法,要求企業同步保存憑證數位檔,以提升查核效率,因此積極落實憑證數位化。

回頭看向台灣,事實上,近年法規也逐步鬆綁,國稅局已允許企業在符合條件下,以電子方式保存多數原始憑證。而下一步的關鍵門檻,在於不繳回紙本後的重複報銷風險。對此,AI OCR 的辨識能力將成為自動化的核心;在前端即完成結構化與比對,流程才能真正輕量化。

目前 COMMEET 已處理超過 160 億元費用與憑證資料,系統已在企業情境中驗證規模。洪明楓預期,AI 的角色將從憑證辨識延伸到簽核、審計與費用監控。「當資料量累積到一定程度,系統可自動判定科目、辨識低風險支出,審計流程也有機會從人工全檢轉為 AI 全檢、人力抽檢,報銷與簽核朝部分自動化邁進。」

邁向 2026 年,企業是時候為憑證數位化打基礎,先梳理、再重構行政流程,讓報銷也能升級為決策級資料來源,為財務監控、風險管理與長期成長掌握更多主動權。

[本文由經理人整合行銷部與擁樂commeet共同製作]

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