這兩天和朋友聊天，聊到春節假期即將結束，但是朋友開始感到焦慮，問其原因，原來是新春開工就有許多重大的工作任務接踵而來，自己的筆記本裡已經寫下了長長的一串待辦任務清單，想起這一大串任務，就讓自己更想逃避開工日。
這時候，怎麼辦才好呢？雖然，十幾二十個以上的工作任務不可能自己忽然完成，你該做的事情終究自己必須花時間去做到。
但是，確實可以有一些方法，讓這份落落長的待辦清單「變短」，讓自己上工日不會面對一份處理不完的任務清單，也讓自己相對減少開工日的壓力，這個方法不是幫你把任務自動完成，而是幫你紓解恐懼、降低拖延，讓工作順利開始前進。
步驟一：拆解那些沉重的工作任務
即使已經有一份落落長感覺做不完的工作任務清單，但是大多時候我們寫下來的任務清單可能還不夠長，在把任務清單「變短」之前，要先把任務清單「變長」。
這是什麼意思呢？可以參考電腦玩物之前的這篇文章：「待辦清單最佳化，用 To-Do List 建立有效時間管理方案」，也就是說我們必須先把那些看起來複雜沉重的任務，再拆解出更小的行動單位，拆解出更多可以在半個小時到一個小時內處理完成的任務單元。
例如年後開工第二天我可能必須要準備一份對整個公司的上台簡報，這個任務看起來很大很重，這時候我就要把這個任務進一步拆解成：規劃主題、寫出大綱、收集素材資料、寫出更多內容、製作簡報畫面、練習報告時間等等具體的，可以在一個小時內完成的小行動單元。
這時候雖然我們的待辦清單又變得更長，但是裡面的任務看起來卻會變得更簡單，看起來會像是真的做得到的最小任務單元。
步驟二：分類你的待辦任務
接著，開工日我可能不只要面對準備一份上台簡報的工作，我可能還必須企劃三月的專案、要準備跟某個部門開會的資料、要開始處理之前承接的一個課程計畫、要去跟某個客戶接洽新的合作計畫。
要把上述這些工作的待辦任務全部羅列出來，就會是落落長看起來完成日遙遙無期的清單，面對這樣不知道終點在哪裡，看起來需要花費無法估算時間的清單時，就會造成我們開工日的緊張壓力。
這時候，先試著把這些任務做分類吧！
最簡單的就是依據每個工作專案來分類，或者依據你的工作性質做分類，分類之後，原本看起來三四十個待辦任務，就會轉變成三到四個具體的工作方向，你開始可以知道開工日應該優先處理哪一個方向、哪一個專案裡的任務。
步驟三：排出每個分類裡的任務處理順序
有了具體方向後，進入每一個工作分類的任務清單中，開始排列這個分類裡的任務順序，所謂的順序，就是你覺得這些工作的重要性次序，或是你認為要完成這個大分類工作需要的步驟順序。
排出我準備上台簡報的子任務順序，排出我企劃三月專案需要的工作重要次序，排出我要去跟客戶接洽時需要準備的工作步驟。
經過這樣的排序，讓我們去發現一件事情：每一個大工作目標底下，第一個應該完成的最重要最緊急的任務是什麼？
例如要完成上台簡報我應該最先寫出簡報大綱草稿、要企劃三月專案我應該先擬出專案時程、要接洽新客戶我應該先研究客戶資料。
找出每個大工作專案目標裡的第一步行動後，解開沉重工作清單束縛就開始露出了曙光。
步驟四：寫出開工日早上我「可以完成」幾個第一步任務
從三四十個任務的清單中，歸納出三到四個工作方向，再從三到四個工作方向中，整理出每個目標的處理步驟、任務順序，接著找出每個方向裡的「第一步任務」是什麼？於是，我們就精簡到了三到四個必須第一步執行的重要任務。
但這時候我們必須思考一個關鍵問題：「應該要做」和「可以做到」是不一樣的兩件事情！
我應該要盡快把這四個第一步任務完成，但是我不可能一下子把他們全部完成，因為處理任務一定需要時間的，就算我心中很急，但這個必須花費的時間不可能自己消失，再急也沒有用。
所以，這時候試著另外寫出「開工日早上」我真的可以完成的兩個第一步任務是什麼？可以完成就是我保證自己一定可以在有限的幾個小時內做完的任務，而且他們是經過上述歸納排序後，我發現最重要應該優先執行的任務。
步驟五：從下一步行動開始，讓工作依序展開
於是經過上面這樣的重新整理，我先拆解了看起來不可能完成的沉重工作，變成每一個都能在短時間完成的子任務，接著我分類工作分向，並把這些任務變成有順序的清單，這個順序可能代表了重要性，或是代表了他們的連續執行步驟。
然後我找出每個流程裡最開頭的第一步行動是什麼，並且實際估算時間，真正寫出「我在開工日早上應該完成，並且真的可以完成的第一步行動」。
這時候，我們就可以放下不可能任務的壓力，解開沉重工作清單的束縛，把眼光從對未來的擔憂，收回到眼前這份「當下我們必須做什麼」的開工日早上第一步任務清單上，事情便開始有了前進的轉機。
我們也不會在迷茫中因為混亂而在開工日早上無所事事，或是逃避倒不重要的瑣事上，而能認真地完成重要的第一步，接著，就可以根據我們的前面排好的任務順序，開始一步一步把工作展開囉！
祝福大家，都能有一個簡單、有效、完成重要工作的開工日！
（本文出自於《電腦玩物》，原文請點此。）
圖片來源/ Highways Agency via flickr, CC licensed
