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授權,不是撒手不管

2019-10-18 17:40:06
Managertoday
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整理‧撰文/盧懿娟 當經理人的工作量愈來愈大時,就有必要適時地授權,培養團隊成員的知識和技能,但是授權並不是把權力下放出去就責任而已。要做到真正有效的授權,必須掌握以下10項要訣:

整理‧撰文/盧懿娟

當經理人的工作量愈來愈大時,就有必要適時地授權,培養團隊成員的知識和技能,但是授權並不是把權力下放出去就責任而已。要做到真正有效的授權,必須掌握以下10項要訣:

1.不要只問「懂了嗎」

交辦事情給員工時,主管習慣性都會問「懂了嗎?」「我講的你明白了嗎?」等句子,但可想而知,許多對細節還不太懂的員工,都會反射性地回答「知道」「明白」,因為他們不想當場被主管看扁。詢問部屬「你打算從哪裡著手」「你大概打算用什麼流程去做」會是較好的方法,可以測試他到底懂不懂自己該做什麼。

2.講清楚績效指標與期限

獲得上司授權後,員工必須了解自己必須達成哪些重大目標,以及必須在什麼時間前完成,才能有基本的行動方向。授權不是丟件事給員工而已,還要讓他知道你期盼些什麼,以及完成的期限。

3.授權後也要聞問

授權後不可就此不聞不問,等著部屬把成果捧上來。你可以不必緊迫盯人,但仍要主動關心員工的執行進度,適時給予「這兒不錯」「那樣可能會更好」之類的提點,才能讓他做得愈來愈穩。如果任務特別需要「準時」,回饋意見時也可以提醒他注意進度與時間。

4.為下次授權做檢討

一次的授權結束後,主管應找員工討論他這次的表現如何、檢討改進。主管也可以請他描述自覺在這次過程中學到了什麼,再配合自己觀察到的狀況,做為下次再授權(無論同性質事項或其他事項)時的參考。

5.授權不一定要是大事

即使只是一次再尋常不過的小事,都可以是「授權」,未必要是什麼大專案、大計畫,才叫授權。尤其對於新進員工,從小事授權起,可以訓練他們負責任的態度,建立他們的自信。

6.先列清單再授權

主管可以先列出自己每天要做哪些事,再根據「不可取代性」及「重要性」,刪去「非自己做不可」的事,剩下的就是「可授權事項清單」。這會比腦海中東想一件、西想一件,來得有系統、有條理。

##7.授權的限度要清楚明白
有些員工會自作主張,擴張自己獲得的授權,做一些超出授權太多的事。因此,最好在授權時就特別釐清「界限」在哪裡,一旦快超線了,他們就該煞車,回到界限以內的空間去活動。

8.找對人

每件事都有不同的「對」的人,而且未必就是最資深的那個人。對於你打算授權的工作,這個人必須有能力(或至少有潛力)、而且有意願做好。你所指定的人,如果經驗多、但對於該項任務不擅長或意願較低,未必會比經驗較淺、有心學習且躍躍欲試的人適合。

9.授了權就該適度放手

許多主管授權後都還會因為放心不下,而一直追問員工很細的進度,讓員工不勝其擾,覺得「主管根本不信任我」,因而沒有真正感覺到「獲得授權」。與其緊迫盯人,不如在開始時就交待清楚,然後放手讓員工做。這樣你可以省一些精力,他也可以一試自己的能力。

##10.幫員工設想可學習的項目
授權也是一種訓練員工成長的方式,因此在授權時,要為員工設想「他能透過我的授權,而在過程中學到什麼」。如果授權做只是因為你忙不過來,就胡亂分一些雜事給他去弄,那或許不能叫授權,只能算是「幫主管打雜」。

(摘自《問題員工完治寶典》,電腦人文化出版。)

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