MT 《經理人月刊》編輯部
說一個好故事，觸動聽眾去改變世界
南西‧杜爾特（Nancy Duarte）曾為美國前副總統高爾（Al Gore）操刀〈不願面對的真相〉簡報。她說：「簡報可以改變世界。你或許不需要改變整個世界，但是你肯定可以利用簡報改變你的世界。」
每個人都有過這樣的經驗：台上簡報的人讀完一張密密麻麻全是字的投影片，然後換下一張繼續讀，此時台下聽眾早已失去耐心，毫不關心簡報的內容。但好不容易輪到自己上台時，卻因為太緊張，以致於只能盯著投影片一張張讀完。
許多人都當過無數次觀眾，也上台做過不少次簡報，但賓主盡歡始終是個難題。有「簡報小姐」（Presentation Lady）之稱的南西‧杜爾特（Nancy Duarte）指出，做好簡報最重要的觀念是，觀眾才是主角。
進行簡報時，簡報者頭上有聚光燈，身上別著麥可風，手上握著投影機遙控器，因為他一個人要面對台下許多觀眾，可能會認為自己才是最重要的人。但其實不是。簡報者的目的是帶著訊息來傳達給觀眾，希望讓觀眾知道些什麼，鼓勵他們採取行動（購買產品、捐款），讓他們改變感覺、產生想法（傳教、體會某議題的重要性）。換句話說，只要觀眾不買帳，不管簡報者多麼賣力表演，仍是失敗的簡報。
套用杜爾特的說法，觀眾才是能改變世界的英雄，簡報者只是說故事的啟蒙導師。所以，簡報者應改變想法，從關注自己，變成注重觀眾，抱持「沒有你（觀眾）我會失敗，你是我的英雄，你才能夠使我的故事完整」的態度。
2011年，杜爾特應微軟（Microsoft）邀請來台演講簡報成功的法則，這是她第一次來到台灣。為此，直到上台前，她都還在調整投影片內容，拿掉和台灣觀眾的連結度不高、偏向美式文化的內容，尋找能引起共鳴的東方素材，比如馬英九、孫中山的演講。為了解台灣最近的熱門話題，一下飛機後，她便開始讀報了解「什麼事情會使觀眾發笑，什麼事情會引起觀眾注意。」先從了解觀眾開始準備簡報內容，而不是用同一套投影片和講稿行遍天下。
找出觀眾在乎的事，講阿嬤聽得懂的話
杜爾特在《視覺溝通法則》書中指出，從「他們（觀眾）從事什麼職業？」簡單的問題開始，可進一步了解觀眾的生活方式、價值觀與個性，最終目標是「找出你的觀眾在乎什麼，並且把它和你的想法做連結。」
由於這次演講的內容，已經3年沒有講過，因此杜爾特在美國先行排演幾個小時，在飛機上也練習一次，演講前一天再花1～2個小時彩排，然後根據觀眾的回饋調整內容。杜爾特常提到「祖母法則」（Grandmother Rule），意思是簡報的內容應該簡單到連祖母都聽得懂。她笑著說：「祖母是有點誇張，但重點是要實際在人前練習，請那些會給你真實回饋的人當觀眾。」
杜爾特表示，一些最糟糕的簡報，常出自科學家、工程師等世界上最聰明的一群人。他們使用一堆術語和專門詞彙，認為自己這樣才顯得聰明。這些人受過專業訓練，沉浸在自己的領域，導致和觀眾失去連結。其實，就算是困難的議題，只要妥善運用比喻，就能說成一個好懂的故事。
數據與故事交錯，理性又不失感性
杜爾特認為，塞滿圖表、數據和文字的投影片，與其說是簡報，其實更接近「報告」（document）。而光譜的另一端還有一種形式叫做「故事」。好的簡報應當包含故事的元素，因為「人天生就喜歡聽故事，聽故事就不覺得無聊。」（這次40分鐘的演講，她使用了超過90張投影片，但觀眾完全沒有察覺到張數的多寡）企業有時不敢採用故事架構，但商界本身就充滿了故事性，競爭、威脅、擊敗對手，無一不是好故事。
不過，分析性的數據和創造性的故事一樣重要，這兩者的交錯安排才能同時吸引觀眾的理性與感性，就像簡報中也應該同時有文字和圖像，分別針對視覺性觀眾和聽覺性觀眾的需求。不同元素的比例應視觀眾背景不同而定。
舉例來說，你面對一群需要被激勵的業務，故事的比例就應高於數據；但若觀眾是講究證據的科學家，有說服力的數據就應該高於故事。不過，杜爾特也提醒，工作者常有向上司或客戶報告的場合，在這之前應該先行自問，老闆需要的是報告還是簡報。如果是文件的話，就盡可能塞進充分的資訊。
如果是簡報，杜爾特建議，不要馬上開啟簡報軟體。一般人只要想到要做簡報，就打開PowerPoint（PPT），依照既定格式輸入大標和文字。她說：「PPT是線性的，你做好一張就接著下一張，你只能看到部分，但是看不到整體。」比較好的方式是先在一張紙上寫出大綱，就簡報的全貌去修改，確定整體構成順暢的流動後才開始雕琢部分。就連杜爾特自己使用PPT製作投影片時，也會不斷確認每一張個別的投影片在整體當中扮演的角色。
南西．杜爾特 （Nancy Duarte）**
**杜爾特設計（Durate Design）共同創辦人、執行長。公司客戶包括美國運通（American Express）、蘋果（Apple）、思科（Cisco）、藝電（Electronic Arts）、Google和Facebook。杜爾特協助前美國副總統高爾（Al Gore）設計簡報〈不願面對的真相〉，後來拍成紀錄片獲奧斯卡獎。杜爾特亦協助規畫TED和PopTech等研討會。
（採訪‧撰文 / 張玉琦，編輯 / 陳清稱，攝影 / 賀大新，本文取材自《經理人月刊》2012年2月號）
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