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說一個好故事,觸動聽眾去改變世界

2019-12-16 02:37:31
Managertoday
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南西‧杜爾特(Nancy Duarte)曾為美國前副總統高爾(Al Gore)操刀〈不願面對的真相〉簡報。她說:「簡報可以改變世界。你或許不需要改變整個世界,但是你肯定可以利用簡報改變你的世界。」

南西‧杜爾特(Nancy Duarte)曾為美國前副總統高爾(Al Gore)操刀〈不願面對的真相〉簡報。她說:「簡報可以改變世界。你或許不需要改變整個世界,但是你肯定可以利用簡報改變你的世界。」

每個人都有過這樣的經驗:台上簡報的人讀完一張密密麻麻全是字的投影片,然後換下一張繼續讀,此時台下聽眾早已失去耐心,毫不關心簡報的內容。但好不容易輪到自己上台時,卻因為太緊張,以致於只能盯著投影片一張張讀完。

許多人都當過無數次觀眾,也上台做過不少次簡報,但賓主盡歡始終是個難題。有「簡報小姐」(Presentation Lady)之稱的南西‧杜爾特(Nancy Duarte)指出,做好簡報最重要的觀念是,觀眾才是主角。

進行簡報時,簡報者頭上有聚光燈,身上別著麥可風,手上握著投影機遙控器,因為他一個人要面對台下許多觀眾,可能會認為自己才是最重要的人。但其實不是。簡報者的目的是帶著訊息來傳達給觀眾,希望讓觀眾知道些什麼,鼓勵他們採取行動(購買產品、捐款),讓他們改變感覺、產生想法(傳教、體會某議題的重要性)。換句話說,只要觀眾不買帳,不管簡報者多麼賣力表演,仍是失敗的簡報。

套用杜爾特的說法,觀眾才是能改變世界的英雄,簡報者只是說故事的啟蒙導師。所以,簡報者應改變想法,從關注自己,變成注重觀眾,抱持「沒有你(觀眾)我會失敗,你是我的英雄,你才能夠使我的故事完整」的態度。

2011年,杜爾特應微軟(Microsoft)邀請來台演講簡報成功的法則,這是她第一次來到台灣。為此,直到上台前,她都還在調整投影片內容,拿掉和台灣觀眾的連結度不高、偏向美式文化的內容,尋找能引起共鳴的東方素材,比如馬英九、孫中山的演講。為了解台灣最近的熱門話題,一下飛機後,她便開始讀報了解「什麼事情會使觀眾發笑,什麼事情會引起觀眾注意。」先從了解觀眾開始準備簡報內容,而不是用同一套投影片和講稿行遍天下。

找出觀眾在乎的事,講阿嬤聽得懂的話

杜爾特在《視覺溝通法則》書中指出,從「他們(觀眾)從事什麼職業?」簡單的問題開始,可進一步了解觀眾的生活方式、價值觀與個性,最終目標是「找出你的觀眾在乎什麼,並且把它和你的想法做連結。」

由於這次演講的內容,已經3年沒有講過,因此杜爾特在美國先行排演幾個小時,在飛機上也練習一次,演講前一天再花1~2個小時彩排,然後根據觀眾的回饋調整內容。杜爾特常提到「祖母法則」(Grandmother Rule),意思是簡報的內容應該簡單到連祖母都聽得懂。她笑著說:「祖母是有點誇張,但重點是要實際在人前練習,請那些會給你真實回饋的人當觀眾。」

杜爾特表示,一些最糟糕的簡報,常出自科學家、工程師等世界上最聰明的一群人。他們使用一堆術語和專門詞彙,認為自己這樣才顯得聰明。這些人受過專業訓練,沉浸在自己的領域,導致和觀眾失去連結。其實,就算是困難的議題,只要妥善運用比喻,就能說成一個好懂的故事。

數據與故事交錯,理性又不失感性

杜爾特認為,塞滿圖表、數據和文字的投影片,與其說是簡報,其實更接近「報告」(document)。而光譜的另一端還有一種形式叫做「故事」。好的簡報應當包含故事的元素,因為「人天生就喜歡聽故事,聽故事就不覺得無聊。」(這次40分鐘的演講,她使用了超過90張投影片,但觀眾完全沒有察覺到張數的多寡)企業有時不敢採用故事架構,但商界本身就充滿了故事性,競爭、威脅、擊敗對手,無一不是好故事。

不過,分析性的數據和創造性的故事一樣重要,這兩者的交錯安排才能同時吸引觀眾的理性與感性,就像簡報中也應該同時有文字和圖像,分別針對視覺性觀眾和聽覺性觀眾的需求。不同元素的比例應視觀眾背景不同而定。

舉例來說,你面對一群需要被激勵的業務,故事的比例就應高於數據;但若觀眾是講究證據的科學家,有說服力的數據就應該高於故事。不過,杜爾特也提醒,工作者常有向上司或客戶報告的場合,在這之前應該先行自問,老闆需要的是報告還是簡報。如果是文件的話,就盡可能塞進充分的資訊。

如果是簡報,杜爾特建議,不要馬上開啟簡報軟體。一般人只要想到要做簡報,就打開PowerPoint(PPT),依照既定格式輸入大標和文字。她說:「PPT是線性的,你做好一張就接著下一張,你只能看到部分,但是看不到整體。」比較好的方式是先在一張紙上寫出大綱,就簡報的全貌去修改,確定整體構成順暢的流動後才開始雕琢部分。就連杜爾特自己使用PPT製作投影片時,也會不斷確認每一張個別的投影片在整體當中扮演的角色。

 

南西.杜爾特 (Nancy Duarte)**
**杜爾特設計(Durate Design)共同創辦人、執行長。公司客戶包括美國運通(American Express)、蘋果(Apple)、思科(Cisco)、藝電(Electronic Arts)、Google和Facebook。杜爾特協助前美國副總統高爾(Al Gore)設計簡報〈不願面對的真相〉,後來拍成紀錄片獲奧斯卡獎。杜爾特亦協助規畫TED和PopTech等研討會。

(採訪‧撰文 / 張玉琦,編輯 / 陳清稱,攝影 / 賀大新,本文取材自《經理人月刊》2012年2月號)

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