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人才地圖,幫你找到對的人

2019-12-12 09:45:21
Managertoday
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口述/彭雪紅  整理‧撰文/張鴻 **彭雪紅** 美商甲骨文股份有限公司台灣分公司人力資源部協理。曾任美商電資系統股份有限公司台灣分公司人力資源部經理、高雄凱撒大飯店訓練部經理。

口述/彭雪紅  整理‧撰文/張鴻

彭雪紅
美商甲骨文股份有限公司台灣分公司人力資源部協理。曾任美商電資系統股份有限公司台灣分公司人力資源部經理、高雄凱撒大飯店訓練部經理。


知識經濟時代來臨,人才是最重要的資產;但在企業的發展過程中需要哪些人才?目前團隊內的成員又是否為組織的關鍵人才?

甲骨文(Oracle)透過「人才地圖」(Oracle Talent Model)來幫主管釐清這個迷思。就好比是小說人物哈利.波特(Harry Potter)所持有的那張劫盜地圖,團隊中每個人的潛能與績效,都可透過人才地圖一覽無遺。

主管只要按照公司所提供的工具,先對團隊成員做一些評量;評量之後,就可以將部屬做個歸類;一個組織裡可能有些人是「明星」(star)、極少數人是「朽木」(bad fit),但大部分是屬於中間這一塊(參【附圖】)。

這樣做的好處是,之後主管在培養某個人時,就知道要朝哪個方向發展。很可能這個人績效表現很好,可是他只想做自己,他不要帶人,如果硬是把這個人放在管理的位置上,並不適合;又如果這個人一直是很閃亮的、耀眼的明星,卻忽視了他,那這個人工作了一陣子可能也會倦怠。又或者如果發現某個人績效很差、團隊精神也不佳,那可能要去分析這個人為什麼會這樣,如果他真的不適合,要如何做適當的處理等等。

對於所用的人有了充分的了解以後,就能妥善地運用每個人的專長,甚至當團隊有職缺時,就知道該引進哪一種人才。但主管該如何善用面談技巧,第一次就找到對的人?

身為全球企業解決方案軟體大廠的甲骨文,發展出一套「目標徵才」系統,從提出職位需求、對職能的描述,甚至於面談時該問哪些問題、評選流程,都有清楚而完整的資料,放在人資部門(HR)的網站上,開放給部門主管下載使用。

舉例來說,今天業務部門出現了一個職缺,要開始找人了,我們是如何進行的呢?

首先,該部門主管要先提供這個職缺的「工作說明書」(job description)給HR,因為如果需要HR來幫忙找人,那主管的想法及要求是什麼?這個人定位在哪一個層級?都必須說明清楚。

但主管怎麼知道他要找的人應具備哪些條件?為了確保所找的人才素質是一樣的,我們對職能的要求或工作說明書是全球一致的,因此主管可以利用公司提供的工具,包括主要工作目標、職責範圍、相關的能力要求是什麼。比如今天要找一位資深應用軟體業務員,工作目標可能是「經營和維繫顧客關係、提供企業e化解決方案……」;職責可能是「專注於顧客關係的建立、說得出至少10家的主要客戶名字、提供客戶有效的解決方案……」。當然,主管也可以做修改,因為他可能對自己帶的這個領域有比較特別的需求、或不同的看法。

接下來,HR就會把徵才訊息公告在公司的網站上。Oracle的徵才作業一切都是透明化的,有任何職缺出現時,一定會先對內部公告,員工只要上網,就可以看到全球的徵才訊息。如果他對這個職位有興趣,也可以來申請;我們也非常鼓勵員工推薦,當然公司也提供一些獎勵,但最重要的是,透過員工推薦可以凝聚內部向心力,因為基本上員工要能夠認同這個環境、這份工作,他才可能做推薦。

當HR收到履歷後,就會開始進行面談。一般面試時,除了部門主管外,HR會先面談,主要是從應徵者過去的經驗來了解他的行為模式,比如我們會問:「你來應徵這份工作的最大動機是什麼?」從這裡可以了解這個人有沒有企圖心;或是「從你過去的經驗裡,你能夠帶給公司的價值及貢獻是什麼?」透過HR面談,還有一個很重要的目的,就是讓應徵者有問題時,可以藉這個機會了解公司的狀況。

跟HR談完後,再來就是跟部門主管談。但面談時,主管要問些什麼問題?要怎麼透過工作說明書去衍生要問的問題?

這時,主管就可以運用公司所提供的工具來面談,但這是一個參考的標準,主管必須把這些問題融入在面談技巧裡(公司也有另外的面談技巧訓練課程)。

比如今天要找一個業務人員,業務人員最重要的就是結果導向(result orientation),而針對這項職能時,公司就會定義出什麼是結果導向?而結果導向應該表現出什麼樣的行為準則?然後在這種準則底下,要怎麼知道這個人是否符合這個條件呢?

主管就可以將公司提供的一些問題,運用面談技巧,來判斷應徵者是否具備這些行為準則。比方會問說,「你在工作上最大的成就是什麼?」「你曾經給予自己最大的挑戰是什麼?你如何達成?」「當你不滿意自己的績效表現時,你如何做?」「你如何激勵別人表現得更好?」面試者會把所有的面談過程做完整的文字記錄;面談完後,再做整體的評分。最重要的是,我們要確認主管找的人是有憑有據,而不是憑感覺,所以才會有這麼多實際可用的工具,來確定主管找到的是對的人。