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新手主管十戒(上)

2008-03-03 MT 《經理人月刊》編輯部
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戰役已近尾聲,「主管十誡」是我們最後的提醒。

主管是工作者全新的角色,代表著權利與義務的更動。新增的權力,一不小心就會讓人迷失,做出錯誤的決策,以下10條主管誡律,提醒你別掉入權力傲慢的陷阱。

第1誡:班長代連長

許多人都因擁有某一項過人的專長而當上主管,你的成功來自於超強的研發或拓展業務的能力。

有些人當上主管,就會感覺自己很偉大,逐漸陷於權力的迷陣中而不自知,嚴重者會將自己的權力無限延伸,越俎代庖、狐假虎威的情事自然就會發生。主管一旦陷入這種困境,又沒有旁人指點,勢必會失去方向,行為將難被組織接受,陣亡率相當高。

主管應該時時提醒自己,必要時可以找一位正直的前輩當做學習的榜樣,做自己的鏡子,懂得虛懷、自省,才能免於落入權力迷思。

第2誡:抗拒後浪推前浪

在實際的管理世界中,能力不足的主管,往往害怕部屬出頭,超越自己,取代自己的權位,因而刻意打壓部屬。權力慾望強的主管,習慣為權力而活,只顧著自己的利益,而忽略公司整體的利益,對能力愈強的部屬,建構防火牆的力氣愈大。結果,有能力的員工都被迫離去,企業喪失成長的動力。

如果你是一位聰明的主管,就不應該抗拒部屬出頭,反而要設法收服能力強的人,成為創造高業績的助手,登事業高峰。

第3誡:效率第一,效果第二

效率是指投入和產出的關係,包括是否以最小的投入取得一定的產出,或是以一定的投入取得最大的產出,簡單地說就是支出是否帶來收入。效果是指達到政策目標、經營目標和其他預期結果的程度,簡單地說就是是否達到目標。

很多主管重視效率不重效果,結果一天到晚開會、每天行程滿檔,把力氣花在沒有產出的事情上,忙得暈頭轉向,卻沒做成什麼事。

第4誡:只用棒子,不給胡蘿蔔

如果你要讓馬兒跑得快,可以選擇用棒子打牠,強迫牠向前奔跑;或者你可以用胡蘿蔔引誘牠,激發他向前的動力。

當然最高的一招是,一手棒子、一手胡蘿蔔,馬兒會跑得特別賣力。在管理領域中,獎勵與懲罰同樣重要,一體兩面,互為因果。但如果你只用懲罰(棒子),而不給獎勵(胡蘿蔔),結果,你將面臨優秀人才流失,戰鬥力下降,組織士氣低落的惡性循環。

第5誡:把「我」放在「我們」之前

主管需要團隊合作去完成許多不可能的任務,在執行過程中,很多主管都會表達對於部屬的關心,適度地激發同仁們的土氣,順利達成艱鉅的任務。

任務完成,上面要獎勵有功人員時,有些主管就會把全部的功勞攬在自己身上,報告會上只聽見「我」如何帶領大家達成任務,從未提及「我們」一起奮戰的故事。

這種爭功諉過主管,短期可能會獲得好處,但長期來看,他可能會逐漸喪失夥伴們的支持,成為組織中的孤鳥。

接著看 >> 新手主管十誡(下)

 

圖片來源 / pasotraspaso via Flickr, CC Licensed

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一站實現管錢、省錢、提人效!COMMEET 智能費用管理,用 AI 助攻企業憑證數位化與治理升級

2025-12-22 經理人 X 擁樂commeet
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缺工、人工成本攀升、ESG 與內控要求加壓,企業的管理戰場正被迫往後勤延伸。許多中高階主管忙著追逐前端成長,卻忽略一個長期在失血的效率黑洞:財務與業務團隊每天耗在報銷、核單、整理憑證與補帳,拖慢結帳與決策節奏,也消耗企業最稀缺的資源——人才。

「依照政府規定,企業必須建立合規的報銷機制,因為這些資料最終都會回到財報,數據必須可信、可查。每個月的整理、季度或年度的審查,對企業來說都是不可迴避的任務。」COMMEET 創辦人暨執行長洪明楓指出,AI 技術已成熟、數位工具已到位,若憑證流程仍停留在紙本與人工堆疊,企業想提升營運韌性會更吃力,甚至在下一輪競爭中起步就落後。

缺工時代,人才不該被瑣事綁住

缺工已成常態,財務與業務團隊首當其衝。洪明楓表示,財務人員至少花費四成時間投入在逐張核對、Key in 與對帳;同時,在第一線打拚的業務人員還要承受代墊壓力與紙本報銷的瑣碎流程。這些低附加價值的作業,不僅降低效率,更加劇知識斷層與人才流動風險。企業必須認知到,真正付出的成本,其實是「讓專業人才困在不必要的瑣事裡」。

洪明楓進一步梳理企業常見的三大斷點:

第一是數據斷點。由於報銷高度依賴人工輸入與處理,人員異動或交接不順就容易造成資料斷裂,錯誤率上升。

第二是合規斷點。例如:除了統編、金額等基本欄位的誤植很常見;跨部門、子公司規範不一致,也會拉高管理成本;報銷項目合理性與科目錯置也帶來稅務與稽核風險。

第三是時效斷點。報銷延誤會影響結帳,導致管理報表變成落後資訊,預算控管便失去即時性。

而報銷流程的問題,終究回到經營面,牽動專案執行或財務健康。洪明楓直言,「減少事後補帳,做到提前管理才是關鍵!」

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COMMEET 模式,為企業打開治理新價值

「一筆支出從發生到入帳,牽涉預算、權限、付款方式、憑證蒐集、主管審核與帳務處理。」洪明楓建議,企業可導入全台首家智能費用管理系統 COMMEET,整合 SaaS、AI-OCR 與數位企業卡,將分散、仰賴人力的費用流程收斂成一套可稽核、可追溯、可分析的治理機制,讓人才回到營運與策略的主戰場。

「COMMEET 本質上是一套 SaaS,核心是把原本分散、仰賴人力的費用流程整合起來,讓企業用系統而不是人力來管理。」洪明楓說明,這至少帶來三方面的效益:管錢、省錢、省人力。

第一是管錢。COMMEET 將預算控管前移,讓管理層能在支出發生時就看見變化。他以一家日商連鎖眼鏡品牌為例,快速展店帶來跨店費用分攤與新人訓練壓力;在導入COMMEET後,門市人員報帳更直覺、補件減少;總部能即時掌握各據點預算執行,不必等到月底才發現超支,擴店管理更穩定。

第二是省錢。過去,企業長期仰賴員工代墊費用,尤其是海外 SaaS 與 AI 工具的訂閱支出,流程繁瑣、資安與帳號歸屬風險也跟著上升。「員工代墊,本質上就是一張張尚未報帳的應付帳款。」洪明楓指出,透過 COMMEET 數位企業卡,企業能在支出前設定預算、即時控管費用,支出結構回到「企業對銀行」的信用關係,規則更一致、員工體驗也改善。「目前 AI 軟體支付已占企業卡使用量的 25~30%,差旅其次。」他補充,企業支出型態也隨著時代變遷有所不同。

第三是省人力。COMMEET 以系統整合取代重複核對,讓每一筆支出的處理時間縮短約 80%。業務、行銷、店長不必再被補件與逐筆比對牽制;財務也能從庶務抽身,投入規範設計、風險控管與決策支援。

「根據COMMEET的應用數據,約有 3~5% 的費用會因違反報銷規則而被 AI 即時擋下;而這些省下來的金額會直接反映在淨利上。」當控管從月底回頭追認,轉為流程前段即時攔截,企業無疑將獲得更穩的財務體質,以及更高的管理透明度。

憑證數位化,是企業必經的轉型之路

儘管工具齊備,但憑證數位化往往不是企業數位轉型的優先選項,原因很直接:短期看不到業績貢獻、又牽涉財務流程習慣。對此,洪明楓分享,COMMEET 客戶中近 15% 為日商,因為日本《電子帳簿保存法》修法,要求企業同步保存憑證數位檔,以提升查核效率,因此積極落實憑證數位化。

回頭看向台灣,事實上,近年法規也逐步鬆綁,國稅局已允許企業在符合條件下,以電子方式保存多數原始憑證。而下一步的關鍵門檻,在於不繳回紙本後的重複報銷風險。對此,AI OCR 的辨識能力將成為自動化的核心;在前端即完成結構化與比對,流程才能真正輕量化。

目前 COMMEET 已處理超過 160 億元費用與憑證資料,系統已在企業情境中驗證規模。洪明楓預期,AI 的角色將從憑證辨識延伸到簽核、審計與費用監控。「當資料量累積到一定程度,系統可自動判定科目、辨識低風險支出,審計流程也有機會從人工全檢轉為 AI 全檢、人力抽檢,報銷與簽核朝部分自動化邁進。」

邁向 2026 年,企業是時候為憑證數位化打基礎,先梳理、再重構行政流程,讓報銷也能升級為決策級資料來源,為財務監控、風險管理與長期成長掌握更多主動權。

[本文由經理人整合行銷部與擁樂commeet共同製作]

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