瑞典學者卡爾森（Sune Carlsson）在一項研究中，用碼錶記錄12位CEO工作時間的運用狀況，例如談話、開會、拜訪、接聽電話等。

結果驚人地發現，其中沒有任何一位，可以連續工作20分鐘不受不干擾。要能效率地工作，首先就要進行「診斷」，也就是填寫時間日誌（Time Log），精確、詳盡地記下自己每天的工作時間安排。 記錄時間日誌很簡單，隨時在自己身邊擺一本小筆記本，或是一張紙，以分鐘為單位，詳細記錄自己是怎麼使用時間的。舉例來說：

10：08 A主管跑進來討論行銷計畫
10：31 完成擴張到B市場的備忘錄、查看電子郵件
10：36 出差的C同事來電，要我幫他傳真文件
10：49 回頭處理電子郵件
11：01 電子郵件處理完畢、整理一般信件
11：08 D小姐來電，詢問晚上要不要一起吃飯
11：14 看看信件，並且翻閱財經雜誌
11：45 跟E同事吃午飯 依此類推。

記下一整天，甚至一周的時間日誌，只要你明白，要讓生活變得更有條理、要讓工作有實際成效，必須掌握自己運用時間的狀況，就可以不再記錄。

接下來要去檢視時間日誌，用下列問題進行分析：完成當天的工作前，中途被打斷多少次？最常打斷工作的原因？中斷的時間有多久？要花多少時間才能重新進入狀況？一天下來，有多少工作因為被打斷無法完成等。

你會發現，自己根本不必接D小姐的電話，尤其是D小姐開始談論她男友的時候；跟A主管討論行銷計畫的時間，可以從20分鐘縮短成10分鐘，而且A主管也應該先跟你約好討論時間；而C同事做事缺乏條理是出了名的，C同事要你幫他傳真文件，是因為他知道你會在辦公室，而且你也會願意幫忙。分析時間日誌，可以清楚了解自己運用時間的模式，以及浪費時間的病因。

既然你已經知道，自己竟然只花那麼少的時間，在做真正必須完成的事項，那麼就應該每天早上花5分鐘，規畫自己一整天以及一整個星期的待辦事項。你可能必須按照跟他人的約會或會議來安排時間。先把這些時間寫下來，然後安排跟自己的約會，留下一些比較長的時間，用來完成長期目標；再安排一個或數個比較短的空檔處理雜事，例如查看郵件或回覆電話等。把剩下的時間，留給那些無法避免、也一定會造成干擾的突發事件。

要進行自己安排的長時間約會，最重要的就是不要讓自己受到干擾。試著關上門、把電話留給祕書或語音信箱、躲進沒人使用的房間、或是到跟工作不相干的地方工作。如果你真的不能避開旁人的干擾，那麼就早一點起床，先在家裡工作，然後再在不引起同事反感的前提下，盡量晚進辦公室。或者你也可以比別人早兩個小時進辦公室，這遠比每天晚上把工作帶回家，或是犧牲周末要好得多。（撰文／張鴻）

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