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開會前,做一張會議體檢表

2019-12-16 02:08:11
Managertoday
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上班族聽到要開會,總免不了抱怨一番。其實,大家討厭的並不是會議本身,而是怕開到爛會議。身為主管的你,有責任讓會議發揮應有的功能。以下是一張簡單的檢核表,在決定召開會議時,提醒自己一下吧!

上班族聽到要開會,總免不了抱怨一番。其實,大家討厭的並不是會議本身,而是怕開到爛會議。身為主管的你,有責任讓會議發揮應有的功能。以下是一張簡單的檢核表,在決定召開會議時,提醒自己一下吧!

1.會議目標明確
大家討厭的是,浪費時間聽一堆廢話;大家討厭的是,花半天討論一件切身相關的事,卻發現上級早就做好決定。主管要知道,只有必須面對面討論、讓所有成員行動一致的議題,才有必要召開會議。如果是可透過書面提供的資訊,大可不必在眾人面前朗讀一次。

2.會議架構清楚
基本上,這是指議程的安排。如果會議目的是針對互相關聯的議題做出決策,就要按照順序排定議題,以在決策之前,了解相關議題的討論結果。

3.事先發布主題和必要資訊
召開會議的主管必須事先通知討論事項和必要資訊,讓員工曉得應該準備什麼資料、能夠提出什麼意見。

4.確認與會者出席的必要性
基於成本效益的考量,只須找對會議有幫助的人出席即可,最好也能邀請有決策權的人列席。

5.精準控制時間
準時開會是先決條件,並且於會議一開始,就先說明會議目的、議程和預定結束時間。而一份有效的議程,不但要列出討論的主題,更要寫明每個事項分配到的討論時間。開會過程中,絕不鼓勵毫無意義的討論,並且多花點時間在重大議題上。最後,如果原訂開會時間是一小時,就不要超過一小時。
6.鼓勵發言
在鼓勵所有與會者表達意見的同時,也要留意有誰尚未加入討論,請他們踴躍發言。

7.掌控會議流程
會議主席應避免讓聲音最大或是唯我獨尊的人操控全場,但是也不要濫用權力壓制與會者。

8. 確認決議和會後追蹤
會議尾聲,應確保與會者都已明白會議的討論重點和提出的行動方案,而且都已取得共識。而一旦做出決策,就要確實執行,並且定期追蹤改善。(取材自《管理在管什麼》,臉譜出版。整理‧撰文/劉揚銘)