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銷售信函寫作3步驟,讓你的e-mail一定會被客戶點開

2019-12-16 12:18:31
Managertoday
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路易士是科技公司的採購主管,他的電子信箱每天都會被各家業務寄來的問候信、報價單、新產品規格說明書塞爆。為了節省時間,路易士只會快速瀏覽信件標題,然後憑藉著第一印象點開幾封信件;至於其他的信件,自是全進

路易士是科技公司的採購主管,他的電子信箱每天都會被各家業務寄來的問候信、報價單、新產品規格說明書塞爆。為了節省時間,路易士只會快速瀏覽信件標題,然後憑藉著第一印象點開幾封信件;至於其他的信件,自是全進了資源回收筒。

你以為被挑中閱讀的信件,純粹只是機率問題?《寫出好業績:業務老鳥、菜鳥都要懂的銷售信函寫作術》作者蘇.赫許可維茲寇爾(Sue Hershkowitz-Coore)告訴你,吸引客戶注意,全憑優秀的信函寫作技巧。多用點心在信件溝通上,就能改變一個業務員的人生!她給予以下3大建議,讓你搶得銷售先機:

步驟1:寫信前,想清楚5個問題

好的銷售信函必須要能夠解決客戶的問題,因此在寫信之前,你可以問自己這5個問題:

(1)為什麼:為什麼你寫的東西收件人會想看,信件內容與收件人愈相關,收件人就愈可能閱讀。注意,信件主旨欄位應該只有一個重點。

(2)寫什麼:這其實是第一個問題的延伸,重點不在介紹你要銷售的產品,而在說出產品「對客戶的好處」是什麼。

(3)我期待達成什麼目的:如果想成為銷售高手,不要馬上就跳到成交訂單。你必須仔細思考,比如說希望建立互信的合作關係、爭取提案機會或獲得資訊等。

(4)你希望對方採取的下個步驟是什麼:寄件人往往太習以為常,以致於忘了在信中強調「下個步驟」該做什麼,這會讓你失去掌握情勢的先機。就像非營利機構侃侃而談天災人禍,鼓勵樂捐,卻沒在信末附上劃撥帳號一樣。事實上,我們應該暗示收件者收到信後該怎麼做,【附表】是一些關於「下個步驟」的範例。

(5)誘因:讓客戶知道採取下個步驟對他有什麼好處,這是將信件從執行提升到發揮影響力的階段。

步驟2:寫信時,把「如何解決對方問題」放在心裡

廣告大師李維特(Ted Levitt)曾說,人們不是要買1/4吋的鑽孔機,而是1/4吋的洞。客戶購買的不是商品,而是商品帶來的效果,銷售人員必須了解產品(鑽孔機)和客戶需求(洞)的差異。因此,寫作銷售信函時應該思考:我的客戶有什麼痛苦,我的產品或服務能否改善這些狀況?抑或是,我客戶的客戶有什麼需求,而我的產品能否解決?

此外,大多數的人都是憑感覺買東西,然後用大腦來合理化購買行為。強調產品帶給客戶的驚奇或喜悅,並用故事呈現,最能觸動購買欲。

用天花亂墜的形容詞來闡述產品究竟有多神奇,看來只會像是老王賣瓜、自賣自誇地缺乏公信力。要解決客戶問題的最好辦法,就是給他們看實際證據!把從前的成功案例融入你的信件內容中,透過其他客戶的背書,告訴對方:已經有人透過這樣的服務,得到滿意的結果。人都是這樣的,當大家都做同樣的事、有同樣的選擇,也得到了最棒的成果,你怎麼會不想跟進呢?

步驟3:寫完後,嚴格檢查以確保文字清晰簡潔

通常,你會在振筆疾書之後就按下傳送鍵,但檢查其實是很重要的步驟。確認信件清晰簡潔,不但有助於提升專業形象,有時還能避免到手的成交機會被小缺失搞砸(例如把收件者的姓名、職稱寫錯)。

收件人會根據你的細心程度來判斷你的能力:當信中出現錯字,會令客戶感到自己不受重視;過多的符號(例如「!!!」或「???」)(延伸閱讀:沒禮貌,我連看都不想看!),只會讓客戶覺得你的鍵盤是不是卡住了。無論你是在智慧型手機上寫信,傳簡訊,或在臉書上留言,也應該仔細檢查內容,只要是和業務有關的溝通,就必須隨時表現出專業形象與細膩度。語氣最好能親切得像朋友但不失禮、輕鬆又不失專業。

最後,在檢查信件時,由於你已經知道信的內容,可能怎麼看也看不出錯誤,這時可以試著改變底色或字體,或寫完信後過一段時間後再讀,相信你會因此而有新的發現。

(本文取材自《寫出好業績》,麥格羅.希爾出版。)

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