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奧美廣告業務執行長-曾致暐:只做必要的事,把時間精力花在刀口上

2019-12-10 08:32:10
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<span style="color: #003300;">經理人的職位愈高,來自各方的請求就愈多,也愈容易分心。要能專心做事,關鍵就在於釐清「哪些事真的非你不可」,如此才能將每一天的時間運用與對事務

經理人的職位愈高,來自各方的請求就愈多,也愈容易分心。要能專心做事,關鍵就在於釐清「哪些事真的非你不可」,如此才能將每一天的時間運用與對事務的專注力,掌握在自己手上。

在許多人心目中,廣告業務可能是最容易讓人分心的工作之一。由於工作內容牽涉了外部客戶、內部各部門與協力廠商,每天一進公司,就得面對接不完的電話、回不完的e-mail、開不完的會;而且往往客戶一通電話,案子的細節就要修改,事務既雜且煩。也難怪,往往到了晚上10、11點,業務部門依舊是燈火通明。

面對這種時間與精力不斷被外在人事物瓜分的情況,奧美業務執行長曾致暐認為,每一天的時間運用與對事務的專注力,其實是掌握在自己手上。每天晚上八點前準時下班回家的曾致暐強調,「經理人的職位愈高,來自各方的請求就愈多,也愈容易分心;要能專心做事,最重要的便是釐清『哪些事真的非你不可?』」

節制地開會與收信,不讓珍貴時間被瓜分
曾致暐以每天耗去最多時間的會議為例說明,拜訪客戶時,新進業務希望主管能陪同坐鎮;動腦會議上,團隊成員希望主管能幫忙給意見;針對提案報告內容,同事又希望主管協助檢視……加上各種臨時的電話或e-mail要求,如果不懂得篩選,「主管真的會變成只能等到同事都下班,才有時間做自己的事。」

因此,每當同事提出請求,曾致暐一定會先問自己,「這件事是不是一定得由我參與?」如果只是扮演協助、確認的角色,就可以等到會議結論出來後,再加入做判斷;如果某些會議只是禮貌性地邀請,不參加也無妨,就可以不排入行程,或是指派適合的同事前往。


相同的原則,也適用於e-mail的處理。曾致暐說,「大多數人每天收到的e-mail當中,有三分之二都只是通知性質、是被C.C.(附件)的角色,」尤其身為主管,更是會被慣性地加入收件者名單。然而,這類信件通常不在第一時間處理也沒關係,所以大可暫時擱置,更別說是浪費時間經常收發信了。曾致暐強調,經理人的時間有限,唯有選擇做必要的事,才能把時間和心力花在刀口上。

會前做好準備,避免瞎忙做白工
針對經常被工作者視為浪費時間、讓人沒辦法做事的會議,曾致暐在接獲與會通知後,一定會再追問對方希望自己擔任什麼樣的角色,事前做好準備,讓會議討論更聚焦。

在奧美,開會前照例會先確認「與會者」及「議程」。前者是為了提醒相關的關鍵人物(key man)務必在場,會議才會開得有結論、有意義;後者則是為了讓與會者先行準備,避免一群人到了會場,才開始了解背景、閱讀資料,白白浪費時間。


出席向客戶提案的會議時,曾致暐也是依循類似做法,在出發前先與團隊進行演練,事先確認由誰擔任主持人、負責資料解說或在旁補充支援,就連誰要在什麼時候站出來說「我覺得這個提案比較適合貴單位」、誰來下結論,甚至必要時誰該在什麼時候喊停……,也都會事先分配好。


「業務提案絕對不是散彈打鳥,任由每個人臨場各自發揮,唯有大家各自專注在自己的職責,才能讓客戶進入情境、願意埋單,」曾致暐說。


此外,透過時間的限定,也是讓會議開得更有效率的做法。以動腦會議為例,由於這是一個鼓勵天馬行空發想的過程,所以很常發生想法太多太雜,無法收斂成具體結論的狀況。這時主持人最常使用的方式就是,「從現在起倒數5分鐘,請大家開始把結論丟出來。」當有時間壓力時,很多創意與點子反倒更容易被激發,讓會議得到更好的成果。

切割工作,限定開始及完成時限
廣告業總給人忙起來就沒日沒夜的印象,曾致暐說,他年輕時,也曾經抱持著「就算再晚,我也要把東西交出來」的信念來做事;乍聽之下,這種工作態度好像很認真,但也因為給人一種「還有漫漫長夜可以拚」的錯覺,反而容易導致思緒發散、做起事來不專心,讓進度一拖再拖。

結婚生子後,曾致暐每天晚上9點一定要在家哄孩子入睡,這意味著,他最遲得在晚上8點前下班。


「當你知道什麼時候非走不可,就會更懂得專注精神,落實工作規畫。」曾致暐說,為了確保自己可以準時下班,他會把一天的工作做出明確的切割,讓自己清楚掌控哪件事非得在幾點前開始動手做、在什麼時候做完,如此一來,做起事來也就不會東想西想,甚至一遇到瓶頸就暫停,弄得每件事都只做了一點,卻沒有一件事完成的窘境。


「唯有控制好事情進行的節奏,才能有效地得出結論。」曾致暐表示,要找回工作的專注力,一定要事先做好準備,知道自己要完成哪些工作,才不會瞎忙做白工;然後再透過時間控制,凝聚精神,避免延宕。

曾致暐的專注祕技
Step1. 篩選工作要求:
1. 這件事是否真的非我不可?
2. 我在裡面要扮演什麼角色?


Step2. 確認結束時間:
1. 什麼時候必須結束?
2. 我要花多少時間才能完成這件事?

曾致暐
於2000年加入奧美廣告,長期經營NIKE、 Levi'sR 、SONY、Yahoo、IKEA等國際品牌。

(本文取材自《經理人月刊》2012年7月號)
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