經理人的職位愈高，來自各方的請求就愈多，也愈容易分心。要能專心做事，關鍵就在於釐清「哪些事真的非你不可」，如此才能將每一天的時間運用與對事務的專注力，掌握在自己手上。

在許多人心目中，廣告業務可能是最容易讓人分心的工作之一。由於工作內容牽涉了外部客戶、內部各部門與協力廠商，每天一進公司，就得面對接不完的電話、回不完的e-mail、開不完的會；而且往往客戶一通電話，案子的細節就要修改，事務既雜且煩。也難怪，往往到了晚上10、11點，業務部門依舊是燈火通明。

面對這種時間與精力不斷被外在人事物瓜分的情況，奧美業務執行長曾致暐認為，每一天的時間運用與對事務的專注力，其實是掌握在自己手上。每天晚上八點前準時下班回家的曾致暐強調，「經理人的職位愈高，來自各方的請求就愈多，也愈容易分心；要能專心做事，最重要的便是釐清『哪些事真的非你不可？』」

節制地開會與收信，不讓珍貴時間被瓜分
曾致暐以每天耗去最多時間的會議為例說明，拜訪客戶時，新進業務希望主管能陪同坐鎮；動腦會議上，團隊成員希望主管能幫忙給意見；針對提案報告內容，同事又希望主管協助檢視……加上各種臨時的電話或e-mail要求，如果不懂得篩選，「主管真的會變成只能等到同事都下班，才有時間做自己的事。」

因此，每當同事提出請求，曾致暐一定會先問自己，「這件事是不是一定得由我參與？」如果只是扮演協助、確認的角色，就可以等到會議結論出來後，再加入做判斷；如果某些會議只是禮貌性地邀請，不參加也無妨，就可以不排入行程，或是指派適合的同事前往。

相同的原則，也適用於e-mail的處理。曾致暐說，「大多數人每天收到的e-mail當中，有三分之二都只是通知性質、是被C.C.（附件）的角色，」尤其身為主管，更是會被慣性地加入收件者名單。然而，這類信件通常不在第一時間處理也沒關係，所以大可暫時擱置，更別說是浪費時間經常收發信了。曾致暐強調，經理人的時間有限，唯有選擇做必要的事，才能把時間和心力花在刀口上。

會前做好準備，避免瞎忙做白工
針對經常被工作者視為浪費時間、讓人沒辦法做事的會議，曾致暐在接獲與會通知後，一定會再追問對方希望自己擔任什麼樣的角色，事前做好準備，讓會議討論更聚焦。

在奧美，開會前照例會先確認「與會者」及「議程」。前者是為了提醒相關的關鍵人物（key man）務必在場，會議才會開得有結論、有意義；後者則是為了讓與會者先行準備，避免一群人到了會場，才開始了解背景、閱讀資料，白白浪費時間。

出席向客戶提案的會議時，曾致暐也是依循類似做法，在出發前先與團隊進行演練，事先確認由誰擔任主持人、負責資料解說或在旁補充支援，就連誰要在什麼時候站出來說「我覺得這個提案比較適合貴單位」、誰來下結論，甚至必要時誰該在什麼時候喊停……，也都會事先分配好。

「業務提案絕對不是散彈打鳥，任由每個人臨場各自發揮，唯有大家各自專注在自己的職責，才能讓客戶進入情境、願意埋單，」曾致暐說。

此外，透過時間的限定，也是讓會議開得更有效率的做法。以動腦會議為例，由於這是一個鼓勵天馬行空發想的過程，所以很常發生想法太多太雜，無法收斂成具體結論的狀況。這時主持人最常使用的方式就是，「從現在起倒數5分鐘，請大家開始把結論丟出來。」當有時間壓力時，很多創意與點子反倒更容易被激發，讓會議得到更好的成果。

切割工作，限定開始及完成時限
廣告業總給人忙起來就沒日沒夜的印象，曾致暐說，他年輕時，也曾經抱持著「就算再晚，我也要把東西交出來」的信念來做事；乍聽之下，這種工作態度好像很認真，但也因為給人一種「還有漫漫長夜可以拚」的錯覺，反而容易導致思緒發散、做起事來不專心，讓進度一拖再拖。

結婚生子後，曾致暐每天晚上9點一定要在家哄孩子入睡，這意味著，他最遲得在晚上8點前下班。

「當你知道什麼時候非走不可，就會更懂得專注精神，落實工作規畫。」曾致暐說，為了確保自己可以準時下班，他會把一天的工作做出明確的切割，讓自己清楚掌控哪件事非得在幾點前開始動手做、在什麼時候做完，如此一來，做起事來也就不會東想西想，甚至一遇到瓶頸就暫停，弄得每件事都只做了一點，卻沒有一件事完成的窘境。

「唯有控制好事情進行的節奏，才能有效地得出結論。」曾致暐表示，要找回工作的專注力，一定要事先做好準備，知道自己要完成哪些工作，才不會瞎忙做白工；然後再透過時間控制，凝聚精神，避免延宕。

曾致暐的專注祕技
Step1. 篩選工作要求：
1. 這件事是否真的非我不可？
2. 我在裡面要扮演什麼角色？

Step2. 確認結束時間：
1. 什麼時候必須結束？
2. 我要花多少時間才能完成這件事？

曾致暐
於2000年加入奧美廣告，長期經營NIKE、 Levi'sR 、SONY、Yahoo、IKEA等國際品牌。

（本文取材自《經理人月刊》2012年7月號）
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